Konica Minolta maakt IT-beheer eenvoudig met de Workplace Hub

Wat is de Workplace Hub?

De Konica Minolta Workplace Hub is in de basis een hardwarematige server die geleverd wordt door Hewlett Packard Enterprise. Deze server kan worden geleverd in een 2u rack-behuizing, maar ook worden geïntegreerd in de onderste lade van een multifunctional. Het is echter niet zomaar een server, want op de server draait een speciale aangepaste versie van het op Linux gebaseerde Ubuntu-besturingssysteem. Dit besturingssysteem is door Konica Minolta op de schop genomen en voorzien van op maat gemaakte software met webgebaseerde control panels. Wat belangrijk is om te weten is dat je het complete netwerk van een kantoor of een vestiging kan beheren via de Workplace Hub, maar dat tegelijk de gebruikers van het netwerk de Workplace Hub kunnen gebruiken als tool om samen te werken en om data op te slaan.

Workplace Hub hardware: meer dan een server

We hebben met niet minder dan vijf medewerkers gesproken van Konica Minolta om erachter te komen met wat voor hardware we te maken hebben. De Workplace Hub komt pas dit najaar op de markt en dat zorgde voor wat problemen, er wordt namelijk gebruik gemaakt van nieuwe Intel Xeon processoren die nog niet officieel op de markt zijn verschenen. Een van de medewerkers kon ons met zekerheid vertellen dat het gaat om Xeon-processoren en dat er niet gekozen zal worden voor Atom-chipsets. Er komen ook verschillende configuraties, waarbij servers met meerdere Xeon-processoren of extreem veel werkgeheugen ook tot de mogelijkheden behoren. De hardware houdt echter niet op bij de server. Met de Workplace Hub kan je namelijk ook een access point opzetten en configureren, deze zit dus ook in de hardware verwerkt. Het is ons nog niet duidelijk of HPE deze hardware levert of dat die via een andere partner komt. Wel lijkt ook het access point geïntegreerd te zijn in de Workplace Hub en niet in een losse unit. Tot slot is er nog de samenwerking met Sophos, voor het beveiligen van het bedrijfsnetwerk, waarover later meer. Sophos werkt echter vaak samen met een Next Gen firewall, of deze ook verwerkt zit in de Workplace Hub kon Konica Minolta ons op dit moment niet vertellen, maar het is niet uitgesloten.

Workplace Hub IT-admin

Elke Workplace Hub beschikt over een controle paneel voor een admingebruiker, voor de gemiddelde MKB’er kan dat met wat eenvoudige training ook de eigenaar van het bedrijf zijn. Een fulltime IT’er is met dit product niet meer nodig. Als je inlogt in het beheerpaneel kan je enorm veel zaken configureren. We hebben een demonstratie gehad van dit beheerpaneel maar mochten helaas geen foto’s maken en screenshots wil Konica Minolta in dit stadium ook niet aanleveren, want de interface is nog niet definitief.

Apps en licentiebeheer

Ondanks dat je veel zaken kan configureren is de omgeving wel eenvoudig gehouden. Wat de Workplace Hub uniek maakt is dat het niet in alle gevallen probeert het wiel opnieuw uit te vinden, daarom werkt Konica Minolta samen met partners. Zo kunnen er eenvoudig gebruikers en groepen worden aangemaakt, kunnen er licenties worden aangekocht bij derde partijen en kunnen die vervolgens worden verdeeld over de aanwezige gebruikers en groepen. Een van de voorbeelden is de integratie met Office 365 en Adobe Creative Cloud. Met één druk op de knop maak je een nieuwe gebruiker aan en voeg je deze toe aan bestaande Office 365 en Adobe Creative Cloud-licenties. Ook is het mogelijk om bijvoorbeeld een Adobe Creative Cloud-licentie af te nemen en die uit te rollen onder het hele marketingteam, alles met een paar muisklikken. Het houdt echter niet op bij de grote partijen, er komen ook mogelijkheden waarbij derde partijen hun apps beschikbaar kunnen maken van de Workplace Hub. Met als doel om met een paar klikken diensten uit te kunnen rollen onder gebruikers of bepaalde gebruikersgroepen. Iedereen voorzien van een Box of Dropbox-account is echt enorm simpel.

Beveiliging

Een van de belangrijkste features is de beveiliging van de Workplace Hub. De aard van dit product maakt het in de toekomst ook een gewild doelwit, omdat er allerlei bedrijfsgeheimen op te vinden zijn. Wellicht is dat ook de reden dat Konica Minolta heeft gezocht naar een goede beveiligingspartner. Met Sophos heeft het een partij binnengehaald die zijn mannetje staat en die ook al heel actief is in het MKB. Zoals gezegd kunnen er access points worden geconfigureerd en kan worden bepaald welke systemen hier wel en geen toegang toe hebben. Verder kan het netwerk nog worden beveiligd met allerlei policies, maar er wordt niet van de IT’er of eigenaar van het bedrijf verlangd dat hij of zij elke dag inlogt in het beheerpaneel om eventuele problemen zichtbaar te maken. Alle Workplace Hubs worden straks aangeboden in een abonnementsvorm en daarbij hoort ook beveiliging. Zodra een Workplace Hub activiteiten waarneemt die niet helemaal pluis zijn, bijvoorbeeld malware of een mogelijke hackaanval, dan wordt dit gelogd en wordt er een ticket aangemaakt dat wordt doorgestuurd naar Konica Minolta en Sophos. Deze bedrijven zetten vervolgens hun eigen werknemers in om het incident te onderzoeken en waar nodig actie te ondernemen. Als eigenaar van een Workplace Hub kan je dit traject nauwlettend volgen en in de meeste gevallen zullen beveiligingsproblemen al zijn opgelost voordat ze zichtbaar zijn gemaakt.

Data

Er is een trend gaande waarbij steeds meer bedrijven kiezen voor bijvoorbeeld Office 365 en alle data wordt opgeslagen in de cloud. Dit is een trend waar veel bedrijven mee kunnen leven, maar andere wat meer moeite mee hebben. Bij datalekken kunnen de gevolgen groot zijn en dan is zo’n grote cloudaanbieder misschien niet de beste oplossing. De Workplace Hub wordt geleverd met voldoende opslag zodat werknemers al hun data op de server kwijt kunnen. Hierdoor kan je alle data ook gewoon on premise opslaan en hoef je niet per se naar de cloud. Wel is het natuurlijk aan te raden om de backups op een externe locatie op te slaan. Dit kan in de Konica Minolta cloud, maar kan ook op een andere externe FTP-server. De softwaremogelijkheden zijn ongetwijfeld nog veel uitgebreider, maar tot hier ging onze demonstratie en de rest mag op dit moment nog niet getoond worden.

Workplace Hub gebruikerssoftware

Als werknemer of gebruiker van de Workplace Hub zijn er hele andere mogelijkheden. Ondanks dat Konica Minolta samenwerkt met Microsoft om bijvoorbeeld Office 365 goed te integreren, gaat het ook de concurrentie aan met het bedrijf. Op de Workplace Hub zijn namelijk verschillende apps te vinden die het samenwerken binnen het bedrijf moeten stimuleren. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om groepscommunicatie, maar ook een soort teamsite, waar werknemers kunnen discussiëren en ideeën kunnen uitwisselen. Daarmee gaat Konica Minolta de directe concurrentie aan met Microsoft Teams en Slack. Uiteindelijk biedt Konica Minolta naar eigen zeggen een oplossing waarmee het bedrijven minder afhankelijk maakt van de cloud, terwijl men wel de gemakken ervan on-premise kan ervaren. Ook hier zal Konica Minolta een soort App Store bij gaan leveren, waar derden apps voor kunnen ontwikkelen waarmee de mogelijkheden nog verder kunnen worden uitgebouwd.