3 tips om alles uit Skype voor Bedrijven te halen

Apps & Software
3 tips om alles uit Skype voor Bedrijven te halen

Met Skype voor Bedrijven kun je overal ideeën uitwisselen met je collega’s. Veilig en vertrouwd. Met deze 3 tips vergader je gemakkelijker, presenteer je beter en haal je, kortom, alles uit Skype voor Bedrijven!

1. Snel een contact toevoegen

Typ in het zoekvak de naam, het IM-adres of het telefoonnummer van je contact. Afhankelijk van of het een collega, een Skype-gebruiker of een extern contact is, wijzigt de weergave in ‘Mijn Contacten’.

Zoek je een collega? In ‘Mijn Contacten’ zoek je direct in het adressenbestand van jouw organisatie. Is de contactpersoon geen collega, maar wel een Skype-gebruiker? Kies dan in ‘Mijn Contacten’ de Skype-gebruikerslijst. Als je deze optie niet ziet, heeft de beheerder de functie voor zoeken in de Skype-gebruikerslijst niet voor jouw organisatie ingeschakeld.

Om een extern contact toe te voegen, kies je het pictogram ‘Contacten’ en vervolgens de optie ‘Een contact buiten mijn organisatie toevoegen’. Van daaruit ga je naar ‘Overig’. Typ het e-mailadres van de persoon in. Klik met de rechtermuisknop op het contact dat je zojuist toevoegde en kies ‘Visitekaartje weergeven’. Klik op ‘Toevoegen’. Je kunt nu aanvullende informatie invoeren. Selecteer ‘Opslaan’.

2. Een Skype-vergadering plannen met Outlook

Voor het plannen van een Skype-vergadering heb je een aanmeldadres en een wachtwoord nodig van een organisatie die gebruikmaakt van de Skype voor Bedrijven-server.

Open Outlook en ga naar ‘Agenda’. Ga naar het lint ‘Start’ en klik in het gedeelte ‘Skype–vergadering’ op ‘Nieuwe Skype-vergadering’. Stel de vergadering op de gebruikelijke manier in:

  • Typ in het vak ‘Aan’ de e-mailadressen van de mensen die je uitnodigt en scheidt ze met een puntkomma.
  • Geef de vergadering een naam in het vak ‘Onderwerp’.
  • Als deelnemers persoonlijk bij de vergadering aanwezig zullen zijn, klik je op ‘Ruimte zoeken’ of typ je een vergaderingslocatie in.
  • Selecteer een begin- en een eindtijd en typ een agenda, of andere aanvullende informatie in het vergaderingsgebied.

Je hebt nu een vergadering gepland met de standaardopties. Deze methode is het meest geschikt voor kleine, interne vergaderingen met een paar collega’s. Heb je een vergadering met mensen van buiten je bedrijf of met heel veel deelnemers? Pas dan de opties aan op basis van de vereisten van die betreffende vergadering, vóór je de uitnodiging verzendt.

3. Programma’s of bureaublad delen in een Skype-vergadering

Houd er rekening mee dat je een presentator in een vergadering in Skype voor Bedrijven moet zijn om je scherm te delen. Is de optie niet beschikbaar, vraag dan een presentator om toegang.

  • Gebruik ‘Bureaublad presenteren’ wanneer je moet schakelen tussen meerdere programma’s of moet werken aan bestanden uit verschillende programma’s.
  • Gebruik ‘Programma’s presenteren’ wanneer je specifieke programma’s of bestanden moet presenteren, maar niet wilt dat deelnemers andere items op je computer zien.
  • Om een scherm of een programma te delen, klik je onder in het vergadervenster op de knop ‘Presenteren’ (monitor).

Kies nu 1 van de volgende opties:

  • Selecteer ‘Bureaublad Presenteren’ om de inhoud op het bureaublad te delen. Let op: als je jouw bureaublad deelt, kan iedereen in de vergadering jouw programma’s, bestanden en meldingen zien. Sluit documenten met vertrouwelijke informatie of bestanden die anderen niet mogen zien, of gebruik ‘Programma’s presenteren’.
  • Als je 1 of meer programma’s of bestanden wilt delen, klik je op ‘Programma’s presenteren’ en selecteer je het specifieke programma of bestand.
  • Wil je jouw collega’s een duidelijker zicht bieden op wat je wilt laten zien? Klik op de pin om de werkbalk te verbergen en meer ruimte vrij te maken. Beweeg je muis naar de bovenkant van het scherm om de werkbalk weer te geven. Als de werkbalk voor delen verschijnt, gebruik je de gewenste besturingselementen of klik je nogmaals op de pin om de werkbalk zichtbaar te houden.

Wil je meer weten over alle mogelijkheden die Skype voor Bedrijven jou thuis en op kantoor biedt? Volg dan de link naar de website van KPN.

Dit artikel is een ingezonden bijdrage van KPN.