Kinly wil van elke vergaderruimte een samenwerkingstool maken

Kinly is het nieuwe bedrijf dat is ontstaan uit de fusie van VisionsConnected en Viju. Kinly heeft de ambitie om elke vergaderruimte in de wereld te voorzien van de juiste tools zodat er optimaal kan worden samengewerkt. De focus ligt daarbij op de behoefte van de gebruiker en op eenvoud en snelheid in het gebruik, niet zozeer op de hardware die daarbij nodig is.

Eerder dit jaar tijdens de ISE in de Amsterdam RAI ging Techzine in gesprek met Martijn Blokland, Managing Director bij Kinly Benelux. Tijdens de ISE zag Kinly voor het eerst het levenslicht en de fusie was dan ook het belangrijkste onderwerp.

Martijn Blokland

Blokland legt uit dat de bedrijven elkaar perfect aanvullen en daardoor gezamenlijk een veel completere en krachtigere dienst kunnen leveren. VisionsConnected beschikt over het cloudplatform en de netwerken om videoconferencing op een eenvoudige manier mogelijk te maken, terwijl Viju gespecialiseerd is in het inrichten van vergaderruimtes met de juiste apparatuur. Dat heeft de basis gelegd voor de producten die Kinly nu aanbiedt.

Het draait veel meer om advies en service

Traditioneel gezien worden vergaderruimtes door AV-partijen voorzien van hardware. Een andere partij doet daarna vaak het onderhoud en het beheer. Dat betekent dat de focus bij deze AV-partijen vooral ligt op grotere en betere schermen, camera’s en microfoons die vaak duurder zijn en meer marge opleveren. Op het moment van aanschaf verdienen deze AV-partijen namelijk hun geld. De kleinere, goedkopere conferentieruimtes worden vaak dan ook niet verzorgd omdat daar niet genoeg aan kan worden verdiend. Volgens Blokland kan je met een dergelijke strategie slechts 5 procent van alle vergaderruimtes bedienen.

Bij Kinly willen ze alle vergaderruimtes bedienen en daarom pakken ze het anders aan. Ze nemen afstand van de hardware, het is namelijk niet belangrijk om de grootste of de beste hardware te hebben. Er moet goed worden gekeken naar wat een bedrijf of afdeling met zo’n vergaderruimte doet; voor welke doelen is de ruimte nodig. Daarnaast moet het vooral simpel zijn en op elke locatie op dezelfde manier werken en altijd beschikbaar zijn. Hiermee kan Kinly ook de kleinere vergaderruimtes bedienen.

Kinly biedt een compleet pakket

Kinly kiest ervoor om een totaalpakket te verkopen. Dat houdt in: een compleet pakket met een stukje advies op maat voor elke ruimte, het installeren van de hardware, het beheer, het onderhoud, de monitoring en support aan gebruikers.

Als we kijken naar hardware dan werkt Kinly samen met verschillende hardwarefabrikanten. Wat voor hardware er wordt gebruikt is afhankelijk van de behoefte van de klant. Als voorbeeld noemt Blokland het verschil tussen een standaard vergadering of een vergadering tussen een groep ontwerpers. Bij een standaard vergadering is het van belang dat je de gezichten van de mensen aan tafel goed kan zien, om eventuele non-verbale communicatie waar te nemen. Daarvoor heb je geen extreem dure opstelling of extreem groot scherm nodig. Een groep ontwerpers heeft juist wel een groot scherm nodig, want zij willen vaak ingaan op details in een ontwerp. Zo’n ontwerp moet gewoon goed worden weergegeven. Zeker als het gaat om ontwerpen waar tientallen miljoenen euro’s mee gemoeid zijn. Een klein foutje kan dan ook miljoenen euro’s kosten.

De basis van Kinly is dus goed luisteren naar de gebruiker, hoe een bepaalde ruimte gebruikt gaat worden. Als de ruimtes eenmaal zijn ingericht begint het werk van Kinly overigens pas echt. Dat is waarmee ze het verschil willen maken van traditionele AV-partijen.

Bovenop de hardware die het bedrijf levert legt het een eigen laag software. Hiermee kan het de interface van alle verschillende opstellingen gelijktrekken, zodat de bediening voor iedereen meteen duidelijk is – ook voor niet technische personen. Het bedrijf heeft ook een tablet ontwikkeld die gekoppeld kan worden aan veel conferencingsystemen, waarbij het vooral draait om gebruiksvriendelijkheid. Een gebruiker moet binnen een paar klikken een gesprek kunnen opzetten.

Daarnaast biedt Kinly ook ondersteuning aan klanten. Veel AV-bedrijven bieden garanties als binnen een uur of een dag werkend. Dat is volgens Blokland veel te lang. “Wij hanteren de regel dat het binnen twee minuten moet werken. Als je een complete directie in Amsterdam en New York klaar hebt zitten voor een gesprek en het werkt niet, dan moet het geen uur duren voordat de conferencing oplossing werkt, dat moet binnen twee minuten. Als het op zo’n moment misgaat kost dat het bedrijf enorm veel geld.”

Wereldwijd actief

Kinly heeft 400 werknemers en 18 vestigingen verspreid over de wereld. Daarnaast zijn er nog partners die ingezet kunnen worden in landen waar Kinly niet is gevestigd. Het doel is om bij grote multinationals wereldwijd de conferencing-oplossing te verzorgen en niet slechts in een aantal landen. Blokland zegt hierover: “Je moet zien te voorkomen dat partijen gaan vingerwijzen naar elkaar. Als je in Amsterdam een andere partner hebt voor je conferencing-oplossing als in New York, is de kans groot dat ze naar elkaar gaan wijzen als het niet werkt. Daarnaast werken de systemen vaak ook anders waardoor werknemers zich moeten verdiepen in verschillende systemen. Met Kinly hebben bedrijven een systeem dat overal hetzelfde werkt en één supportlijn. Hierdoor kunnen problemen ook echt binnen twee minuten worden opgelost. Of in elk geval worden aangegeven waar het probleem zit, bijvoorbeeld als een kantoorpand zonder internetverbinding zit.”

Proactief beheer

Veel AV-partijen werken nog reactief op problemen. Zodra de klant belt over een storing gaan ze eens kijken wat er aan de hand is. Kinly heeft dat omgedraaid, alle systemen die worden geplaatst bij klanten worden ook proactief in de gaten gehouden. Zodra een conferencingsysteem offline gaat, gaan ze bij Kinly uitzoeken wat er aan de hand is. Er wordt getracht het systeem zo snel mogelijk weer beschikbaar te maken, zodat het bedrijf er niets van merkt.

Ook is Kinly druk bezig met software-oplossingen die meten hoe effectief een ruimte wordt gebruikt. Als een groep van vier personen steeds een vergaderruimte boekt waar 20 mensen in passen, terwijl er ook een ruimte voor vier personen beschikbaar is, zal naar verloop van tijd worden aanbevolen om die ruimte te boeken. Zodat grotere groepen binnen het bedrijf nog steeds een beschikbare vergaderruimte hebben. Bij veel grote bedrijven is er een gigantisch te kort aan vergaderruimtes. Het is dus belangrijk om zo effectief mogelijk om te gaan met de beschikbare ruimtes.

Verschillende afrekenmodellen

Natuurlijk is een dienst als Kinly niet gratis. Het bedrijf heeft verschillende afrekenmodellen. Zo kan een klant ervoor kiezen om alle hardware in één keer te kopen en vervolgens de dienst af te nemen voor het beheer, onderhoud en de ondersteuning. Of een bedrijf kan echt alles “as a service” afnemen. Waarbij het een vast bedrag per maand per kamer betaalt. Een complete vergaderruimte as a service is al beschikbaar vanaf 299 of 399 euro per maand.