Een unieke gebruikerservaring voor festivalbezoekers

Gelegen in de Achterhoek is de Zwarte Cross een van de grootste jaarlijkse outdoor muziek- en sportfestivals van Europa. Het evenement is enorm gegroeid, van duizend bezoekers tijdens de eerste editie in 1997 naar ruim 220.000 bezoekers in 2018, toen het event plaatsvond van 12 tot en met 15 juli. Het festival heeft inmiddels 33 podia en omvat een grootte van 160 hectare en drie dorpen. Vanwege het groeiende bezoekersaantal was er meer behoefte aan ondersteunende staf en functies. In totaal zijn er nu 32 verschillende cateraars en 40.000 stafleden (inclusief leveranciers) die verantwoordelijk zijn voor de festivalwerkzaamheden. En terwijl het festival zich ontwikkelde, groeiden de technologie- en communicatiebehoeften mee.

Om al deze onderdelen te ondersteunen, een veilig evenement te garanderen en te voldoen aan de mobiele verwachtingen van de festivalgangers, sloeg Zwarte Cross de handen ineen met Extreme Networks om een unieke netwerkoplossing te ontwikkelen en implementeren voor de 2018-editie van het festival.

Altijd en overal connectiviteit

Zelfs in de meest uitdagende en unieke omgevingen vragen bedrijven vandaag de dag om netwerkoplossingen die hun specifieke organisatorische behoeften ondersteunen en voldoen aan de behoeften van hun verbonden klanten. Dit geldt ook voor grote omgevingen in de buitenlucht, met beperkte uitrolopties om tijdelijke scenario’s en hun gebruikers – zowel staf als bezoekers – te ondersteunen. Hieronder vallen bijvoorbeeld outdoorconcerten, jaarmarkten, festivals, en zelfs hulpverlening bij rampen. Iedere situatie vraagt om specifieke netwerktechnologieën, creatieve uitrolmethodes en ervaren technici die er samen voor zorgen dat de oplossing goed werkt.

Een betrouwbare en op maat gemaakte wifi-oplossing

De grootste uitdaging voor een festival zoals de Zwarte Cross is het creëren van een robuuste, veilige wifi-verbinding met voldoende dekking en capaciteit voor duizenden gebruikers. Met de omvang en dichtheid van deze bezoekersaantallen zou het mobiele-telefoonnetwerk zonder goede wifi al snel overbelast en disfunctioneel raken, en dat brengt verschillende problemen met zich mee voor het festival.

Een betrouwbare wifi-verbinding dient twee doelen. Ten eerste is de wifi-verbinding een aanvullende service voor de bezoekers van het festival die toegang tot het internet willen, foto’s en video’s willen uploaden en downloaden, en zelfs vanuit hun tentje op de festivalcamping willen streamen. Ten tweede is wifi nodig voor de end-to-end digitalisering van festivalprocessen en -middelen, zoals ticketcontrole, bevoorrading van de points of sale en stafmanagement. Vanuit een beveiligingsoogpunt zou een gebrek aan goede communicatie bovendien een ramp zijn voor de hulpdiensten, zoals de politie, ambulances of brandweer. Kortom, wifi was nodig om het openbare 4G- en 5G-netwerk te ontlasten om de gebruikerservaring voor bezoekers, werknemers en interne zakelijke middelen te verbeteren.

Ook had het IT-team van Zwarte Cross helder inzicht nodig in het wifi-netwerk en het gebruik ervan. Voor een festivalterrein van 160 hectare is het lastig om uit te rekenen en te voorspellen hoeveel data nodig is op bepaalde locaties en op een bepaald tijdstip. Gedurende de vier dagen dat het festival plaatsvindt verplaatsen bezoekers en staf zich continu over het terrein. Om ervoor te zorgen dat bezoekers tevreden zijn en de staf wordt ondersteund, was gedetailleerd inzicht in het netwerk nodig om storingen te identificeren, te anticiperen en er op tijd op in te spelen.

Een complete oplossing met ervaren providers

Na verschillende oplossingen te hebben onderzocht, besloot de festivalorganisatie samen te werken met Extreme Networks als Official Technology Partner van Zwarte Cross, en Indicium, integrator van draadloze LAN- en mobile computing-technologieën.

Samen realiseerden zij een vast en draadloos netwerk om te voldoen aan de unieke behoeften van het festival. De basis van het netwerk bestond uit een ondergrondse glasvezelkabel, inclusief meerdere tappunten, en een tien kilometer lange ondergrondse glasvezelring die tevens op locatie was geïnstalleerd. Op de nabijgelegen camping vond de hoofdverbinding plaats via straalverbinding, die tevens de back-up vormde voor het festivalterrein. Meerdere hotspots, verbonden via een mesh-netwerk, werden ter plekke geplaatst. Elke hotspot ondersteunde zeven draadloze access points. In totaal werd het festivalterrein gedekt door 280 access points, die elk gelijktijdig 256 gebruikers bedienden.

Om de wifi-hardware aan te vullen en verder te versterken maakte Zwarte Cross ook gebruik van een deel van het netwerksoftware-aanbod van Extreme om de wifi-oplossing te analyseren en optimaliseren, waaronder:

  • Extreme Management Center – een centraal platform voor netwerkbeheer met een 360 gradenoverzicht van het vaste en draadloze netwerk, gebruikers, apparaten en applicaties.
  • ExtremeAnalytics – een netwerk-analyticsoplossing voor de applicatielaag, om het gedrag van bezoekers en staf op het netwerk beter te begrijpen, mobiele-interactiepatronen vast te stellen en een optimale gebruikerservaring voor de Zwarte Cross-applicatie te garanderen.
  • ExtremeGuest – maakt het mogelijk om bezoekersinteractie te personaliseren door op maat gemaakte diensten en mogelijkheden te bieden op basis van gedrag en interesses.
  • ExtremeLocation – biedt krachtige analytics en trends op het gebied van op locatie gebaseerde inzichten, zoals data over waar bezoekers en staf zich bevonden en hoe ze over het festivalterrein bewogen, en inzicht in de drukste gedeelten van het festivalterrein.

In combinatie met Indicium’s gedegen integratiemogelijkheden creëerden de netwerktechnologieën van Extreme een versterkte wifi-oplossing om te voldoen aan de behoeften van het festival, en bezoekers en staf een kwalitatieve mobiele ervaring te bieden. Om nog een extra laag service en support te bieden creëerde Extreme een ‘Wireless Helpdesk Booth’ als centrale plek voor gebruikers die vragen hadden of tegen problemen aanliepen.

Het resultaat: turning up the (Wi-Fi) volume

Dit was voor Zwarte Cross het eerste festival waarbij de organisatoren ervoor kozen om een op maat gemaakte netwerkoplossing uit te rollen en de performanceresultaten en gebruiksdata hebben de verwachtingen al overtroffen. Via ExtremeGuest werden meer dan tienduizend unieke bezoekers geregistreerd, met een piek van drieduizend cliënten die tegelijkertijd verbonden waren. Alleen al vanaf het hoofdpodium op de tweede dag van het festival werd bijna zes terabyte aan data verzonden via het publieke netwerk. Gemiddeld brachten gebruikers ongeveer 30 minuten op het netwerk door – en dat is grotendeels te danken aan het vloeiende karakter van het festival, waarbij bezoekers zich constant over het festivalterrein bewegen.

De Zwarte Cross-staf bevestigt bovenstaande data en benadrukt dat alles technisch goed verliep, aldus Maurice Haafs, ICT-coördinator van Zwarte Cross. Daarnaast was de organisatie in staat om optimaal gebruik te maken van technologie om in contact te komen met bezoekers en te communiceren met de staf tijdens het festival. De verschillende Extreme Networks-oplossingen speelden hierbij een belangrijke rol.

Niet alleen het IT-team, maar ook de oprichter van Zwarte Cross, Ronnie Degen, besprak de essentiële rol die technologie nu speelt in het succesvol runnen van een groot evenement als Zwarte Cross. “Technologie is onmisbaar wanneer je inzicht wilt krijgen in waar mensen zich bevinden, hoe ze zich registreren, en wilt bijhouden of de voorraden nog wel toereikend zijn. Als technologie faalt, kunnen we in feite helemaal niets meer. We zijn blij dat onze partner Extreme Networks ons zo goed heeft ondersteund. Daarom zijn we trots op onze samenwerking; daardoor waren we namelijk in staat om voor iedereen zo’n mooi feest te organiseren.”

Stap twee: de toekomst van Zwarte Cross

Hoewel de netwerkimplementatie tijdens Zwarte Cross 2018 een groot succes was, hebben het festival en zijn technology partner nog grootsere plannen voor de rol van technologie bij toekomstige edities van het event.

De netwerkbehoeften en -doelen voor 2019 worden nog in kaart gebracht, maar een eerste prioriteit zou bestaan uit de uitbreiding en versterking van het vaste en draadloze netwerk op het festivalterrein. Beperkte implementaties die zich concentreren rondom populairdere gebieden van het festival werkten dit jaar weliswaar goed, maar een uitgebreidere implementatie zou de netwerkdekking kunnen vergroten en meer festivalbezoekers in staat stellen met wifi te verbinden – naast de staf van het festival.

Hoe het festival gebruikmaakt van de softwaremogelijkheden van Extreme wordt ook bekeken: de Zwarte Cross-organisatie was met name onder de indruk van de netwerkanalyse-vaardigheden van Extreme Networks, die de organisatie dieper inzicht boden in de gebruikers en hun mobiele interactie. Daarnaast wordt onderzocht hoe het festival op creatieve wijze gebruik kan maken van op locatie gebaseerde diensten; dus zowel de locatie-analytics die het netwerk aan de festivalorganisatie kan bieden als verdere diensten die deel uitmaken van de oplossing – zoals op locatie gebaseerde serviceaanbiedingen, pushnotificaties of de bezorging van eten en drinken. Hoe de toekomst van Zwarte Cross 2019 en daaropvolgende edities er ook uitziet, het is wel duidelijk dat technologie en netwerkoplossingen een belangrijk deel uit zullen maken van het succes van het event.

Meer weten over hoe Zwarte Cross samenwerkte met Extreme Networks en Indicium om een kwalitatieve mobiele en draadloze ervaring te bieden voor de 2018-editie van het festival? Bekijk de Zwarte Cross 2018 recap-video!

Dit is een ingezonden bijdrage van Extreme Networks. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.

Foto: Bart Heemskerk