DSP werkt met S/4HANA, een migratie met uitdagingen

De afgelopen periode hebben we regelmatig verschillende oplossingen van ERP-leveranciers behandeld, waaronder SAP HANA. Klanten van de Duitse softwaregigant maken een transitie door, aangezien ook zij steeds meer de cloud kiezen in plaats van on-premise. We waren wel eens benieuwd hoe de migratie naar het relatief nieuwe S/4HANA in de praktijk verloopt. Daarom gingen we in gesprek met Joop Kunst van DSP en Bart in ’t Veld van Atos, die het traject van dichtbij meemaken.

ERP-systemen zijn in het algemeen niet zomaar in gebruik te nemen. Dat geldt voor het primaire SAP-systeem, maar ook voor vergelijkbare producten van concurrenten. ERP-systemen zijn complex en moeten op maat worden ingericht. Hoe complex dit is, is vaak afhankelijk van het bedrijf en de industrie waarin het actief is. De cijfers van begin dit jaar tonen aan dat 1500 klanten S/4HANA gebruiken.

Het verhaal achter het migratietraject laat zien hoe complex deze precies is, dat kunnen Kunst en In ’t Veld ons vertellen. Inmiddels kennen de heren elkaar al een aantal jaar, aangezien ze binnen hun bedrijf beide een SAP-achtergrond hebben. Atos helpt DSP, het farmaceutische bedrijf dat voluit DSM Sinochem Pharmaceuticals heet, bij de stappen die bij HANA komen kijken. Een overgang die momenteel plaatsvindt, al spreekt Kunst over een groot aantal medewerkers dat al gebruikmaakt van de systemen.

Indicaties

Om van DSP’s transitie een succesverhaal te maken, wordt er gebruikgemaakt van de tool Atos Performance Booster for SAP. Hiermee legt Atos het bedrijf en zijn ERP als het ware naast de markt van farmaceuten. Atos toont de status aan de hand van 1200 Key Performance Indicators (KPI’S). Deze unieke indicatoren die de prestaties analyseren, zijn gericht op de overgang naar S/4HANA. De partijen bekijken vervolgens één voor één de KPI’s om te beoordelen wat er daadwerkelijk relevant is.

Aan de hand van de uitkomsten ontstaat er naast een verbeterplan ook een business case. De IT’er, of dat nou Kunst is of een ander die de tool gebruikt, kan de waarde van het traject makkelijker overbrengen. Hij weet nu namelijk precies wat er niet goed gaat en of de tijd en kosten opwegen tegen het eindresultaat. Je kunt de overgang hard maken tegenover het bestuur.

Niet op nul

In het geval van DSP werd er dus al gebruikgemaakt van SAP-systemen. Toch verdient de situatie waarin het bedrijf zich bevindt wat uitleg. Het betreft namelijk een joint venture van DSM en het Chinese Sinochem. Na het ontstaan van het nieuw bedrijf ging er het één en ander op dezelfde manier verder. Naar de smaak van Kunst werkte SAP al naar behoren, wat de keuze voor het behoudt van de software vergemakkelijkte. Bij een switch naar een andere ERP-leverancier volgt er immers een nog langer implementatietraject naast een substantiële extra financiële investering . Daarnaast is het maar de vraag of het aan de wensen voldoet.

Daarmee lag er al een basis om op voort te bouwen. Dat betekent echter ook dat bepaalde platformen nog content bevatten van het oude DSM die nu overbodig is. Het betreft bijvoorbeeld het rapportagesysteem, waarvoor DSP nu Atos een leeg systeem laat bouwen. Vervolgens kijken ze welke rapporten en workflows op dat systeem herbouwd dienen te worden.

Daarmee is het voor de twee partijen een kwestie van voortdurend afwegen wat de beste stappen zijn. Gaan bepaalde platformen op dezelfde manier maar in een nieuw jasje verder, of moet het echt opnieuw worden ontwikkeld? Daar kunnen de KPI’s mee helpen.

Wereldwijd karakter matcht nu

DSP en SAP tonen ook aan goed bij elkaar te passen door het wereldwijde karakter van hen beide. Zo kan DSP nieuwe partners eenvoudig verwelkomen. Het is een kwestie van een verzoek indienen bij het SAP Cloud Platform, waarna er één connectie ontstaat. Vanuit security-oogpunt ben je dan veel meer aangewezen op het beveiligen van het centrale systeem. Voor DSP een veel logischere keuze dan een peer-to-peer verbinding. Bij zo’n connectietype dienen punten die verbinding maken als het ware ook als servers en is er een onderlinge connectie mogelijk. Er is dus veel meer dan alleen het centrale systeem.

De kans op diefstal in het geval van peer-to-peer verbinding wordt dan ook vaak groter geacht. In de sector waarin DSP zich bevindt, met de bijbehorende gevoelige data, is bescherming steeds wenselijker. Zeker ook omdat er volgend jaar in februari  de zogeheten Falsified Medicines Directive in werking treedt. Dan dienen apothekers het doosje of flesje met een geldig serienummer vast te leggen middels een scan, wat de berg met data vergroot. De complete supply chain kan hierdoor gevolgd worden.

Naast die veiligere connectie kan de farmaceut door SAP ook op één uniforme manier te werk gaan. Dat is wel iets waar DSP de afgelopen periode naartoe heeft gewerkt. Kunst haalt als voorbeeld Mexico aan, waar de Duitse softwaregigant drie tot vier jaar geleden in verband met bepaalde wetgeving nog geen goede oplossing had. Dan moet er in eerste instantie naar een lokale leverancier gekeken worden die een oplossing op maat maakt. Nu die SAP-toepassing er wel is, wordt die alsnog geïmplementeerd ter realisatie van het uniforme platform.

Atos en DSP zijn wat dat betreft op elkaar aangewezen. In het geval van Mexico kan Kunst bij de integrator terecht, waar het ondanks zijn dunne bezaaiing op zoek gaat naar een oplossing. In ’t Veld is over het algemeen dan ook positief over het eindresultaat dat eraan komt. Er ontstaat voor DSP wereldwijd één manier van werken. Dezelfde stappen worden doorlopen, ongeacht of het in China of Europa is. Iedereen binnen DSP wordt voorzien van hetzelfde systeem. Dat verlaagt logischerwijs ook de kosten.

Geen eenvoudige weg

Het typeert het verhaal dat de heren op ons overbrengen. Samen maken ze een succes van de migratie die plaatsvindt. Neem bijvoorbeeld de KPI’s uit de Atos-tool, daaruit bleek dat een stukje kwaliteitsmanagement niet voldoende naar de wens van DSP was. Hier moest een oplossing voor worden gevonden. Uiteindelijk doorlopen ze samen een innovatieproces, dat logischerwijs niet zonder horten of stoten gaat. Daar horen implementatie-uitdagingen bij.

Na de definitieve afronding van het proces, staat er een nieuw systeem waardoor processen soepeler zullen verlopen. En dat besef is natuurlijk bij Atos aanwezig, maar ook bij DSP. Voor de partijen een mooi vooruitzicht en voor andere een voorbeeld om van te leren.