Op weg naar intelligente ERP-oplossingen in de cloud

Grote organisaties kunnen niet zonder: de ERP-oplossing waar de hele bedrijfsvoering op draait, van voorraadbeheer tot productieaansturing, van inkooporders tot salarisadministratie. Maar de meeste ERP-oplossingen zijn inmiddels zo’n zeven tot tien jaar oud, en meebewegen met snelle data-analyses en kunstmatige intelligentie is zo goed als ondoenlijk. De uitweg? ERP in de cloud! Maar hoe? Vier tips om je op weg te helpen.

Bij welke grootzakelijke klant ik ook over de vloer kom, overal worstelen ze met hetzelfde probleem. Elke upgrade van hun ERP-oplossing is een moeizaam en pijnlijk proces, vaak door het maatwerk dat in de loop der jaren om de verschillende modules heen is gebouwd. Dat maatwerk mee ombouwen is vaak te kostbaar en te tijdrovend en dus laten bedrijven het maar zitten. Het gevolg: nieuwe upgrades worden onmogelijk, organisaties raken gevangen in hun oude versies. En dat is tegenwoordig fnuikender dan ooit, want met bestaande ERP-systemen is het:

  • moeilijker te voldoen aan de beveiligingseisen en individuele privacy-vereisten die worden gevraagd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
  • lastiger om te beginnen met de wendbare ontwikkelmethoden die nieuwe digitale manieren van zakendoen mogelijk maken
  • complexer, zo niet onmogelijk om een helder onderhouds- en upgrade-pad uit te stippelen.

De oplossing ligt voor de hand: cloud-based ERP. Updates hoef je niet meer zelf te doen, die vinden in de cloud plaats. Er komt ruimte vrij voor experimenten, bijvoorbeeld met algoritmen, machine learning en blockchain, want het systeem is schaalbaar naar believen.

Uit Forrester-onderzoek onder 250 topmanagers in Nederland, België, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk blijkt dat bedrijven de noodzaak van cloud-based ERP wel degelijk onder ogen zien:

  • 85% van de respondenten zei dat cloud-based ERP de deur kon openen naar verbeterde producten en diensten
  • 60 tot 80% van de organisaties was van plan om gedateerde ERP-oplossingen te vervangen
  • 84% van de IT-verantwoordelijken zei dat digitaal zakendoen met klanten boven aan hun lijstje stond
  • Meer dan 70% van de respondenten wilde graag zijn klantsystemen integreren in één heldere ‘voorkant’ (het deel van het bedrijf dat de klant ziet)

Deze resultaten maken al een beetje duidelijk welke voordelen cloud-based ERP biedt. Het belangrijkste voordeel is in feite dat twee voorheen gescheiden werelden worden samengebracht: het ERP-systeem en het CRM-systeem. Het bedrijf produceert data en ook klanten genereren data. Die werden in twee aparte systemen ondergebracht en vaak pas achteraf – een maand of soms een kwartaal later – samengevoegd voor analyse in een datawarehouse. Het inzicht om snel en op basis van actuele informatie beslissingen te nemen ontbrak daardoor.

Cloud-based ERP maakt het mogelijk om wél meteen gebruik te maken van de kracht van voorspellende analyses. Niet voor niets bleek uit het Forrester-onderzoek dat retailers het meest staan te springen om over te stappen. Juist in hun snelle wereld, waarin een dag of zelfs een uur een verschil maakt, kan de nieuwe intelligentie het verschil maken – zeker als de grootste concurrent puur online zakendoet.

Wat is de beste manier om jezelf voor te bereiden op een migratie naar cloud-based ERP? Met deze vier stappen ben je op de goede weg:

1. Werk met een roadmap

Geen enkele organisatie kan het geld vrijelijk laten rollen. Bedenk daarom vooraf hoe je je geld wilt besteden en wat je prioriteiten zijn. Het helpt daarbij wel om open te staan voor tussentijdse verandering. Neem daarnaast geplande investeringen in bijvoorbeeld nieuwe hardware onder de loep. Zijn die nog wel nodig?

2. Graaf in je data

Elke organisatie zit op een berg van data. Welke gegevens zijn van belang als je naar de cloud verhuist? Wat doe je met bestaande datawarehouses?

3. Bereid je medewerkers voor

Een verhuizing naar de cloud brengt andere verantwoordelijkheden en nieuwe rollen met zich mee. Wijs daarom eigenaren aan die per proces het overzicht houden en bereid vandaaruit medewerkers voor op hun nieuwe taken en verantwoordelijkheden.

4. Begin met experimenteren

Als je naar de cloud verhuist om gebruik te kunnen maken van kunstmatige intelligentie of robotisering, kan het geen kwaad om nu al met die oplossingen te experimenteren – ook al werk je nu nog met bestaande systemen.

De belangrijkste tip is echter: wacht niet te lang. Want klanten blijven ook niet op je wachten.

Dit is een ingezonden bijdrage van ERP-expert Terry Evers van Avanade. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.