Op een kluitje videovergaderen: dat is verleden tijd

Wereldwijd klagen werknemers steen en been over de open kantoortuinen waarin zij hun werkdagen doorbrengen. Recente onderzoeken geven deze klagende werknemers gelijk. Hoewel wekelijkse discussies over het verloop van Game of Thrones erg gezellig kunnen zijn, komen ze de productiviteit niet ten goede.

De redding: huddle rooms, ruimtes waarin werknemers interessante gesprekken kunnen voeren zonder hier hun collega’s mee lastig te vallen. De ideale oplossing. Mits de huddle room gebruikt wordt waar hij voor bedoeld is, en dat is helaas vaak niet zo.

Het lijkt wel een slapstick-scène: werknemers overal ter wereld staan op van hun bureau in een grote, open ruimte en gaan met zijn allen op elkaar gepakt in een klein kamertje achter een laptop zitten voor een videoconferentie. Als je denkt dat jij je daar al ongemakkelijk bij voelt, bedenk dan eens wat de collega’s aan de andere kant van het scherm wel niet denken. Jij probeert je van je beste kant te laten zien en de pitch van je leven te geven. Je collega’s, partners, klanten en directie zien echter alleen een wirwar van gezichten en schouders, die allemaal in het beeld proberen te komen van het kleine cameraatje op je laptop. Ik heb het vaak genoeg gezien; gelikte presentaties en slimme pitches, die verpest worden door het kleine beeld en de blikkerige stemmen die ze presenteren. Ik weet zeker dat dit beter kan.

Op een kluitje in een huddle room komt je presentatie en je professionaliteit dus niet ten goede. Maar wat dan wel? Wat heb je nodig voor een zakelijke, gestroomlijnde videoconferentie? Ten eerste is beeld van hoge kwaliteit onmisbaar. Het is handig als de partij aan de overkant je scherp kan zien, zonder ellebogen of schouders die het zicht blokkeren. Kies daarom voor een extra brede lens, die de hele kamer zonder problemen in beeld brengt. Zo kun je gewoon op je eigen stoel blijven zitten en zijn toch al je collega’s goed zichtbaar. Daarbij is HD-kwaliteit een vereiste, hoewel natuurlijk niet iedereen daar knapper van wordt. Een andere handige functie is automatische speaker tracking: de camera focust automatisch op degene die aan het woord is. Zo hoef je niet meer te ruziën met de afstandsbediening om de spreker goed in beeld te krijgen en kan het gesprek vloeiend verlopen.

Een tweede punt is het geluid. Je wil voorkomen dat je stem blikkerig de andere kant bereikt, dat niet iedereen hoorbaar is, of dat die Game of Thrones-gesprekken op de gang de presentatie overnemen. Ideaal is een device met acoustic-fence-technologie. Deze functie zorgt ervoor dat alleen de stemmen van de deelnemers hoorbaar zijn. Alle geluiden buiten de vergaderruimte worden gefilterd. Combineer dit met een in hoogte verstelbare microfoon die alle stemmen feilloos oppikt en voilà: een perfect zichtbare én hoorbare videoconferentie. Zonder collega’s op schoot, slecht hoorbare presentaties, ellebogen in beeld of storende praatjes bij de koffieautomaat.

Steeds meer bedrijven richten huddle rooms in, maar vaak zonder de juiste middelen. Poly herkent deze problemen en ontwikkelde daarom Polycom Studio, een betaalbaar systeem voor professionele videoconferenties van topkwaliteit. Zo wordt het optimaal inrichten van je huddle room geen dure investering én doe je je werknemers een groot plezier. Camera’s klaar? Actie!

Dit is een ingezonden bijdrage van Chris Thorson, Senior Director Global Solutions Marketing bij Poly. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.