Automatiseren helpt om de enorme druk op de schouders van medewerkers te verlagen. Een cruciaal gegeven dat kan helpen om goed personeel te trekken en de huidige werknemers tevreden te houden. Door standaardprocessen te automatiseren hoeven er minder tijdrovende, repetitieve en handmatige handelingen uitgevoerd te worden, waardoor het werk leuk en uitdagend blijft. Wanneer een organisatie aan de slag gaat met het automatiseren van bedrijfsprocessen heeft dit doorgaans invloed op meerdere afdelingen, met verschillende werkwijzen en tools. Een belangrijke stap om dit tot een succes te maken is orchestration. Maar hoe doorloop je succesvol het proces van automatisering naar orchestration?
Betrek medewerkers
Dat automatiseren betekent dat er meer kan worden gedaan in hetzelfde tijdbestek, omdat bepaalde processen automatisch worden doorlopen, is duidelijk. Toch laat een organisatie vaak kansen liggen omdat het niet helder heeft welke processen er eigenlijk geschikt zijn om te automatiseren. Door werknemers te betrekken in dit vraagstuk kan dit probleem opgelost worden. Zij zijn immers degenen die er dagelijks mee werken en hebben vaak al te maken gehad met een eerste optimalisatieslag op hun afdeling, bijvoorbeeld het uitrollen van servers vanuit templates. Rechten en software worden toegekend door gebruikers en servers in groepen te plaatsen. De uitdaging is om verder te kijken dan het automatisch uitrollen van een server. Er valt namelijk zoveel meer te automatiseren.
De volgende stap in automatisering
Automatisering draait om bedrijfsprocessen. Dit betekent dat het als een grote doek over verschillende afdelingen valt. Hier zit ook direct de uitdaging. Iedere afdeling werkt namelijk met eigen tools en procedures. Met deze tools is niets mis. Sterker nog, het zijn waarschijnlijk de beste tools om die werkzaamheden te kunnen uitvoeren. De diversiteit bemoeilijkt echter wel de samenwerking tussen de afdelingen en kan een obstakel zijn in het automatiseringsproces. Wat er mist is een overkoepelende laag om het geheel aan te sturen: de orchestration.
Verbind de verschillende tools met orchestration
Een orchestration-laag zorgt ervoor dat de verschillende tools met elkaar verbonden worden. Hiermee wordt het mogelijk gemaakt om alles eenduidig en efficiënt aan te sturen. De eerste stap is de aanvraag, waarin alle gegevens die nodig zijn, worden verzameld en bewaard. Al deze gegevens hoeven maar één keer ingevuld te worden. Vervolgens zorgt de orchestration-tool ervoor dat deze informatie in de juiste volgorde alle stappen van het proces volgt. Het is mogelijk dat de orchestration-tool input levert en de output weer gebruikt als input voor een volgende stap. Dit zorgt er ook voor dat bij het opruimen alle stappen in de omgekeerde volgorde kunnen worden uitgevoerd.
Hoe werkt het?
Om een voorbeeld te geven van hoe orchestration in de praktijk werkt, kan er gedacht worden aan het proces rondom nieuwe medewerkers. HR vult alle gegevens in en verwerkt dit in een HR-systeem. Er wordt een ticket aangemaakt in het ticketsysteem dat ervoor zorgt dat er een telefoon en laptop worden geleverd. Vervolgens wordt de gebruiker op basis van zijn functie automatisch aangemaakt in de Active Directory en wordt de juiste software geïnstalleerd met de juiste rechten. Als laatst worden de gegevens verwerkt in de Configuration Management Database (CMDB). Wanneer de medewerker het bedrijf verlaat, kan HR alle stappen in omgekeerde volgorde uitvoeren. Het account wordt op non-actief gezet en er wordt een ticket aangemaakt voor het inleveren van de telefoon en laptop. De CMDB wordt bijgewerkt en de nodige aanpassingen bij HR worden gedaan. Dat dit automatisch gaat, scheelt de HR-afdeling veel uitzoekwerk en daarmee kostbare tijd. Vaak zie je in de praktijk dat afdelingen eigen processen makkelijker maken. Als deze processen in een workflow doorgaan naar de IT-afdeling helpt orchestration dit automatisch te laten verlopen en scheelt het enorm veel tijd.
Om bedrijfsprocessen succesvol te automatiseren, is samenwerking over de verschillende afdelingen heen essentieel. Laat medewerkers meedenken over de zin en onzin van automatisering om echt stappen te zetten. Voor centrale aansturing van het geheel, is orchestration onmisbaar. Het helpt je om de druk op medewerkers te verlagen en ruimte vrij te maken voor het leveren van toegevoegde waarde aan je organisatie.
Dit is een ingezonden bijdrage van Sander Roobeek, Datacenter Consultant bij Telindus. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.
17 uur geleden
