Process mining zet volgende stap door inzichten om te zetten in actie

Process mining is een analytics-methode met een vrij jong karakter, maar het is zich steeds meer aan het bewijzen als datadiscipline. Onlangs constateerden we al dat process mining dit doet door een MRI-scan van bedrijfsprocessen te maken, zodat de process manager genoeg inzicht heeft om knelpunten uit de processen te halen. Feit is alleen wel dat dan overal waar de knelpunten voorkomen manuele handelingen verricht moeten worden. Om dit te lijf te gaan introduceerde marktleider Celonis onlangs het concept ‘performance accelerators’.

Dit gehele concept stond centraal tijdens de eerste wereldwijde partner- en klantenconferentie Celosphere. Techzine was aanwezig op het eerste grote evenement van een process mining-vendor, waar allerlei klanten hun ervaringen met Celonis deelden. BMW, Siemens, Uber, Zalando, Elsevier en vele andere kwamen aan het woord.

De belangrijkste conclusie die we na Celosphere kunnen trekken is dat de process mining-software steeds volwassener wordt. Voor Celonis een goede ontwikkeling, aangezien het zo de leidende positie in de markt kan blijven behouden. Met de introductie van performance accelerators biedt Celonis in ieder geval completere software dan andere leveranciers.

Het hele idee van de performance accelerators is dat de software van Celonis ingezet wordt voor het verbeteren van zakelijke processen. Handmatige stappen worden daarbij veel meer ondersteund dan voorheen. De performance accelerators is daarbij de naam van het concept, dat bestaat uit vier verschillende onderdelen.

Bekend product maakt onderdeel uit van nieuwe richting

Gebruikers van Celonis zullen bij het horen van de nieuwe boodschap denken dat het bedrijf al dergelijke mogelijkheden biedt met de Action Engine. Dit product deed zijn intreden tijdens de introductie van de Intelligent Business Cloud eind vorig jaar, toen het bedrijf besloot process mining als SaaS-oplossing aan te gaan bieden. Daarmee is de Action Engine niet per se nieuw, maar het maakt wel deel uit van de richting die Celonis op beweegt. Een richting waarbij de software naast sterke analytische mogelijkheden ook meer operationele kansen biedt.

Hiervoor werkt de Action Engine samen met allerlei IT-oplossingen die een bedrijf gebruikt, zoals ServiceNow en Salesforce. De data van al de relevante systemen wordt gecombineerd om de zakelijke processen in kaart te brengen met process mining. De Action Engine past zodoende procesanalyse en machine learning toe om geheel zelfstandig verbeteringen te detecteren en voorspellen, waarna het de verbetering voorlegt bij de werknemer. Het kan echter ook zijn dat een RPA-bot een verbetering moet doorvoeren in een proces, dat zal de Action Engine dan ook voorstellen of zelfs uitvoeren. Dit onderdeel van de performance accelerators neemt tevens direct de benodigde actie in het IT-systeem. Celonis verzekert ons ervan dat het daarbij niet uitmaakt in welk IT-systeem actie ondernomen moet worden, de software moet het kunnen verwerken.

De benadering die de Action Engine toepast komt in een veelvoud scenario’s van pas, zodat het ook echt allerlei processen optimaliseert. Hierbij kan je denken aan procurement-handelingen en customer service-werkzaamheden.

Workflow Engine als aanvulling op de Action Engine

Met een product als de Action Engine merk je dat Celonis voortdurend zijn software verder ontwikkelt. Een ander onderdeel van de performance accelerators dat dat ook zeker doet, is de zogeheten Workflow Engine. Celonis ziet dit als het middel om de operationele ‘flow’ te verbeteren. De workflow stelt de data-analisten in staat om processtappen te regelen en procesflows tussen IT-systemen te verbinden. Om veelvoorkomende workflows te automatiseren heeft Celonis een reeks templates voor de meest gebruikte enterprise systemen beschikbaar.

De Workflow Engine is nog in bèta, waardoor het product al wel door klanten getest kan worden. Bovendien is deze engine geïntegreerd in de Action Engine, waar ook al de nodige functionaliteiten voor het optimaliseren van systemen te vinden zijn.

Automatisch inzichten ontdekken en een Open Application Framework

Celonis introduceerde tijdens Celosphere ook de oplossing Machine Learning Workbench, die geïntegreerd is in de Intelligent Business Cloud. Analisten en data scientists krijgen hiermee de mogelijkheid om voorspellende Python-modellen toe te passen op verschillende processen. Doordat dit component integraal onderdeel is van de Intelligent Business Cloud hoeven er geen aparte (virtuele) servers geïnstalleerd te worden. Ook zijn alle benodigde functionaliteiten, de Python packages, direct beschikbaar voor gebruikers. De duizenden modules die beschikbaar zijn in de Python-community zijn in te zetten om elke denkbare machine learning-gebruikstoepassing te realiseren. Hiervoor worden de procesmodellen gecombineerd met machine learning, zodat de operationele activiteiten uiteindelijk verbeteren.

Het laatste onderdeel van de performance accelerators is de Open Application Framework. Hiermee kunnen organisaties op maat gemaakte applicaties maken, om tijdens het visualiseren van data over te gaan op actie. Het framework levert daarvoor best-practices templates en een ontwikkelomgeving voor het bouwen van apps die analytische en transactionele mogelijkheden combineren.

Dit komt overheen met het streven van Celonis om samen met de klant accelerators te gaan bouwen voor bijvoorbeeld employee onboarding of factuurafhandeling. Als de business van de klant echt verandert, kan het aankloppen bij Celonis of één van de partners om gezamenlijk de accelerators te ontwikkelen. Zo moet er een ecosysteem ontstaan waarbij steeds meer accelerators beschikbaar worden.

Celonis koopt Banyas om real-time verbinding te ondersteunen

Celonis weet echter ook dat het hele idee van over gaan tot actie waardevol wordt wanneer er real-time verbinding is met de systemen waaruit het data haalt. Zodoende heeft het een aantal methodes gebouwd om in real-time de data te verkrijgen. De uitdaging zat hem echter in een real-time connectie opzetten met SAP-systemen, iets wat volgens Celonis co-founder Alexander Rinke moeilijk is. De ERP-gigant beschikt over een veelvoud oplossingen die verschillende benaderingen vereisen voor real-time connectiviteit. Als Celonis niet direct de real-time connectiviteit met SAP-systemen realiseert, dan loopt de potentie in de meest gebruikte systemen tegen limieten aan.

Celonis besloot daarom zijn eerste overname ooit te doen. Per direct wordt het relatief kleine Belgische IT-bedrijf Banyas overgenomen. Het laat triggers op de database los en is in staat om de real-time data te versturen naar de process mining-software van Celonis. Daarnaast kan Banyas onbekende processen in SAP-systemen identificeren, waardoor Celonis uiteindelijk over nog meer data beschikt. De mogelijkheden van Banyas worden dan ook direct getest onder de Celonis-klanten, om het spoedig zo goed mogelijk te laten werken. Het is de bedoeling dat real-time verbinding met steeds meer IT-systemen mogelijk wordt, maar in SAP wordt dus als eerste flink geïnvesteerd vanwege de grote vraag onder gebruikers.

Voldoen aan verwachtingen

Al met al viel het centrale topic van Celosphere in de smaak bij zowel ons als bij de klanten die we spraken. Sommige klanten gaven aan dat het ‘inzichten omzetten in acties’ precies was waar ze op zaten te wachtten. Dat maakt van hen tevreden klanten die niet zomaar weg zullen gaan bij Celonis. Een andere bezoeker stelde tegenover ons dat het voortdurend innoveren van Celonis wel iets is wat je van het bedrijf mag verwachten.

Wat ons betreft heeft Celonis laten zien dat de software innovatief blijft. Met de performance accelerators gaan de knelpunten daadwerkelijk uit bedrijfsprocessen, wat uiteindelijk resulteert in tevreden klanten van Celonis-gebruikers. Een heel klein onderdeel dat geoptimaliseerd moet worden in het inkoopproces kan net zo goed van invloed zijn op de ervaring van de klant. We zijn na deze stap benieuwd naar wat we verder nog kunnen verwachten van Celonis.