Top 10 vragen over databeheer in een Microsoft Teams-omgeving

Een Microsoft Teams-omgeving beheren voor een grote organisatie is geen eenvoudige klus. Je wilt bijvoorbeeld de wildgroei van Team Sites indammen, zorgen dat de interne gegevens veilig worden opgeslagen, en dat eindgebruikers er prettig mee kunnen werken. Daarvoor zijn echter wel een aantal serieuze beheermaatregelen nodig. In dit artikel bespreken we de 10 belangrijkste vragen rond governance met Microsoft Teams.

Wie mogen Office 365 Groups en Microsoft Teams aanmaken?

Je wilt natuurlijk dat zoveel mogelijk medewerkers Office 365 Groups en Microsoft Teams gaan gebruiken. In de praktijk is een implementatie meestal succesvoller als meer zakelijke gebruikers binnen je organisatie eigenaar zijn van de uitrol. Het creëren van samenwerkingsruimten moet echter een gecontroleerd proces zijn, en daarom overgelaten worden aan de juiste mensen.

Directieleden en managers zijn vaak wel de juiste eindbeslissers, maar IT-beheerders moeten bepalen welke mogelijkheden voor verschillende gebruikersgroepen beschikbaar zijn. Content managers en eindbeslissers kennen de processen en informatie in hun samenwerkingsruimte natuurlijk als geen ander, maar dit betekent niet dat ze ook de complexe governance en beveiliging van de geïntegreerde applicaties zoals Microsoft Teams op zich kunnen nemen.

Er moet daarom voldoende controle zijn om het creatieproces in lijn te houden met het bedrijfsbeleid. Tegelijkertijd moet het proces ook snel en eenvoudig genoeg zijn voor eindgebruikers. IT-tickets en e-mails zijn vaak niet de beste manier om dit te doen, zeker niet op grote schaal.

Voor welk doel mogen eindgebruikers Groepen en Teams aanmaken?

Aanvankelijk lijkt het misschien geweldig om iedereen het recht te geven om zelf collaboratieomgevingen aan te maken. Ik heb echter organisaties gezien met 2.000 gebruikers en maar liefst 2.500 Office 365 Groups hebben! Dat kan natuurlijk niet de bedoeling zijn. Na verloop van tijd verhoogt die vrijheid de bedrijfsrisico’s en -kosten, en voor eindgebruikers leidt het tot een zeer onoverzichtelijke omgeving. Het is dus belangrijk om goed met de eindgebruikers en eindbeslissers te communiceren en criteria te bedenken voor het creëren van collaboratieomgevingen.

Welke eindbeslissers en rollen mogen deze criteria doorlopend bepalen?

Het is belangrijk om een breed scala aan eindbeslissers en interne mensen te spreken, die mogelijk de ambassadeurs van jouw Microsoft Teams-omgeving kunnen worden. Hoe beter je snapt welke mensen jou het beste kunnen helpen bij het opstellen van de criteria voor operationele procedures, hoe nauwkeuriger, duurzamer en succesvoller deze procedures uiteindelijk zullen zijn.

Hoe regel je de toegang en beheerrechten voor Microsoft Teams?

Beschikt jouw afdeling over de juiste middelen om de Groep/Team-rollen en toegang bij te houden? Begrijpt jouw afdeling de macht die Admins, Owners, Members en External Members in Microsoft Teams hebben? Bij het overwegen van vraag 3 is het belangrijk om je te realiseren dat deze rollen eindgebruikers veel macht geven, inclusief toegang tot externe applicaties en opslaglocaties. Ook moet je er rekening mee houden dat alleen gebruikers aan een Team Membership toegevoegd kunnen worden, en niet aan andere Security groepen of Office 365 Groups.

Bijhouden wie de toegangs- en beheerrechten heeft voor Office 365 Groups en Microsoft Teams is cruciaal om de risico’s en middelen te beheren. Eindbeslissers, IT-teams, juridische afdelingen en beveiligingsteams moeten er allemaal zeker van zijn dat bedrijfsinformatie in de juiste applicaties en collaboratieomgevingen blijft.

Welke applicaties en diensten mogen gebruikers toevoegen?

Sinds kort is het mogelijk om op Team-niveau te bepalen welke applicaties en integraties aan Microsoft Teams toegevoegd kunnen worden. Er zijn tal van geweldige applicaties voor Microsoft Teams beschikbaar die het gebruik en de connectie met andere cloudapplicaties en -platformen kunnen verbeteren. Daarnaast worden er continu nieuwe mogelijkheden voor het platform geïntroduceerd.

Verder is ook belangrijk rekening te houden met de mogelijkheid van ‘shadow IT’ en het verhoogde risico dat gepaard gaat bij het inschakelen van diensten van derde partijen. Een veelvoorkomend scenario is wanneer IT het delen met externe partijen verbiedt. Moeten gebruikers dan in staat zijn om hun Microsoft Teams aan te sluiten op andere cloud-oplossingen? Het inrichten van beleid en een proces dat dit afdwingt, is van groot belang om het beheer in goede banen te leiden.

Hoe ga je naamgevingsconventies structureren en afdwingen?

Om de levenscyclus van je data te beheren, is het van essentieel belang om de naamgeving van Groups en Teams door medewerkers te controleren, en evenals welke eigenschappen ze mogen instellen. Dit is afhankelijk van de manier waarop collaboratieomgevingen gebruikt worden. Je kunt immers geen beleid toepassen en de levenscyclus van je gegevens beheren als je niet weet waarom een Microsoft Team bestaat en wat voor soort informatie zich in de opslagruimten bevindt.

Op korte termijn is het misschien wel acceptabel om gebruikers veel vrijheid te geven in een Microsoft Teams-omgeving, maar je wilt vermijden dat er na een tijdje één of meer Teams bestaan voor elke persoon in de organisatie. Dit leidt alleen maar tot lastige gesprekken over wat er bewaard, gearchiveerd of verwijderd kan worden. Hoe meer je eigenschappen, naamgevingsconventies en lifecycle-management kunt automatiseren, hoe minder IT wordt belast met het voortdurend bijhouden van rommel.

Hoe wordt content van Teams opgeslagen, gearchiveerd of verwijderd?

Het is belangrijk om te begrijpen dat, ook als Microsoft Teams als de nieuwe samenwerkingsvorm is gelanceerd, mensen nog steeds bestanden en documenten heen en weer zullen sturen, en dat die bestanden nog steeds op de SharePoint-sites van het Team worden opgeslagen. Dit betekent dat de klassieke vragen rond content-lifecycle, records management en databescherming/DLP nog steeds beantwoord moeten worden.

Verder is belangrijk om een plan te hebben voor het precies labelen van documenten. Ook moeten de inhoudelijke veiligheid, taxonomie en dispositie gehandhaafd worden, en – indien mogelijk – geautomatiseerd worden. Verder moeten de labels en classificatie een accurate weergave zijn van de informatie in documenten en bestanden.

Office 365 heeft een aantal tools zoals het Security and Compliance Center en het SharePoint Records Management Center, die bij een aantal van deze problemen kunnen helpen. Veel organisaties kiezen echter voor databeheer en governance-oplossingen van derde partijen die gericht zijn op het volledig automatiseren en afdwingen van het beleid van dit soort online samenwerkingsystemen. De reden hiervoor is dat de mogelijkheden van de standaard tools op deze gebieden tekort schieten.

Hoe kan Microsoft Teams bestaande bedrijfsprocessen vervangen en verbeteren?

Microsoft Teams zal binnenkort Skype for Business volledig vervangen. De kanalen en chatfunctionaliteit in Microsoft Teams is een uitstekend middel om het aantal rommelige e-mailconversaties in Microsoft Exchange te verminderen. Naarmate eindgebruikers meer in Microsoft Teams samenwerken en de functionaliteit ervan beter begrijpen, zullen ze wellicht ook andere mogelijkheden gaan gebruiken, zoals de chatbots en workflow- en PowerPoint-integraties, waarmee ze hun productiviteit kunnen verhogen.

Hierdoor is het van steeds groter belang om gebruikers te trainen met betrekking tot de nieuwe bedrijfsprocessen, die de efficiëntie verhogen en risico’s verlagen. Naarmate de bedrijfsbehoeften veranderen, zullen er steeds vaker nieuwe toepassingen en functies toegevoegd worden. Het is daarom van cruciaal belang om een strategie te hebben voor het implementeren van nieuwe processen.

Hoe worden nieuwe gebruikers getraind voor deze nieuwe processen?

Het is van vitaal belang om een strategie te hebben voor het trainen van werknemers. Maar het is ook heel belangrijk om na te denken over de manier waarop dit geïmplementeerd wordt. Het helpt om contact te onderhouden met zakelijke gebruikers en eindbeslissers, zodat die goed geïnformeerde ambassadeurs van je initiatieven kunnen worden. Ook helpt het je de behoeften van de dagelijkse gebruikers beter te begrijpen, wat het leven van alle betrokkenen een stuk gemakkelijker kan maken.

Hoe maak je het leven van gebruikers makkelijker met connectors, Microsoft Flow, Microsoft Forms?

Voor een soepele overgang naar Microsoft Teams is het cruciaal om te begrijpen hoe bestaande diensten van zakelijke gebruikers met Microsoft Teams en andere Office 365-diensten geïntegreerd kunnen worden.

Bij het trainen van gebruikers en het implementeren van bedrijfsprocessen is het belangrijk om ervoor te zorgen dat werknemers in de basis veilig met Microsoft Teams kunnen werken. Hiermee verlaag je de beheerlast voor IT-medewerkers, omdat zij zich niet in elke afzonderlijke bedrijfs-workflow hoeven te verdiepen.

Ten slotte maken applicaties zoals Flow, Forms en Sway het voor gebruikers nog gemakkelijker om zelf eenvoudige workflows te maken, informatie te delen, en zowel intern als extern samen te werken. Maar voor een optimaal resultaat moeten deze oplossingen wel als onderdeel van een plan geïmplementeerd worden. Als ze in combinatie met Microsoft Teams worden gebruikt, zijn ze bovendien nog eenvoudiger te gebruiken, en bieden een gestroomlijnde, eenvoudige ervaring voor alle gebruikers.

Met alle tools die Office 365 biedt, is de implementatie van controles rond security en governance een belangrijke eis om tot een succesvolle adoptie van Microsoft Teams te komen, inclusief een schaalbare governance-strategie.

Dit is een ingezonden bijdrage van Hylke van der Velde, Country Manager Benelux bij AvePoint. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.