De toekomst van Ariba, Fieldglass en Concur ligt in de SAP Intelligent Spend Group

SAP beschikt over drie verschillende softwareoplossingen die gemaakt zijn voor het beheren van bedrijfsuitgaven. SAP Ariba en SAP Fieldglass zijn beide procurement-oplossingen waarin de kosten uit inkoopprocessen een belangrijke rol spelen, terwijl SAP Concur een platform biedt voor het verwerken van reis- en onkostenbeheer. Maar wat nou als je de activiteiten van de SAP-dochters integreert in een overkoepelend entiteit? Het beheren van de bedrijfsuitgaven moet dan soepeler verlopen. Met dat idee lanceerde SAP onlangs de Intelligent Spend Group, waar de drie SAP-oplossingen deel van uitmaken.

We waren onlangs bij SAP Ariba Live in Barcelona, het jaarlijkse evenement waar gebruikers worden bijgepraat over de laatste ontwikkelingen in procurement. Vlak voor het evenement werd de SAP Intelligent Spend Group gelanceerd, waardoor er veel aandacht uitging naar de richting die Ariba, Fieldglass en Concur op gaan. Met de ingeslagen weg mikt men op ‘Intelligent Spend Management’, zoals het vaak wordt omschreven. De drie SAP-dochters spelen hierin uiteraard een belangrijke rol, maar ook de koppeling met het ERP-systeem S/4HANA mag zeker niet onderschat worden.

De rol van de procurement-oplossingen

Aanvankelijk lijkt binnen de nieuwe groep de grootste rol weggelegd voor Ariba en Fieldglass. Beide oplossingen richten zich op procurement, wat wil zeggen dat de software ondersteuning biedt bij het aantrekken van alle goederen en diensten voor een organisatie. Hierbij komen verschillende leveranciers en processen kijken. Al de onderdelen die daaraan verwant zijn, of het nou gaat om contractonderhandelingen met een leverancier of het daadwerkelijk kopen van materialen op een bepaald moment, kunnen behoorlijk complex en uitvoerig zijn. Zo moet er ook aan transport en voorraadbeheer worden gedacht. Die brede aanpak van procurement maakt het een veel gebruikelijker begrip dan de Nederlandse term inkopen, waar het ook wel eens mee wordt verward.

SAP kocht Ariba zo’n zeven jaar geleden, terwijl Fieldglass sinds 2014 onder de SAP-familie valt. De bedrijven bleven onafhankelijke opereren, al groeiden ze zowel voor als achter de schermen naar elkaar toe. Het leek niet meer dan logisch dat ze veel aan elkaar kunnen hebben. Beide oplossingen zijn cloudgebaseerd, de integraties tussen de producten werden steeds zichtbaarder en er volgden gezamenlijke roadmaps. Dit om procurement taken in de breedste zin van het woord te adresseren, want de twee oplossingen adresseren uiteindelijk andere procurement-vraagstukken.

Ariba is voor organisaties vooral interessant vanwege zijn marktplaats Ariba Network. Hierop komen miljoenen leveranciers en inkopers samen voor het handelen in goederen en diensten. Naar eigen zeggen heeft Ariba hiermee het grootste B2B-netwerk ter wereld in handen. Dit jaar zou er namelijk 3 triljoen dollar, een triljoen is een miljard keer een miljard, handel verwerkt worden met de Ariba-oplossingen. Fieldglass dekt weer een heel ander procurement-onderdeel, door een zogeheten vendor management system (VMS) te bieden. Een VMS is niet zozeer gericht op het inkopen van goederen voor de supply chain, maar meer op het inhuurproces van externe werkkrachten. Het gaat dan vooral over het dienstenvraagstuk waar bedrijven tegenaan lopen, zoals het vinden van een aannemer of het digitaal beheren van een freelancer.

Onkostensoftware Concur adresseert iets anders

De situatie van het derde lid van de Intelligent Spend Group is significant anders, gezien de focus van Concur. Deze software richt zich primair op onkostenbeheer en uitgaven rond zakenreizen. Voor de werknemer is dit zo simpel mogelijk gemaakt, bijvoorbeeld doordat Concur-functionaliteit in een navigatiesysteem van een auto is geïntegreerd. Als de werknemer na een zakelijke afspraak via het navigatiesysteem een parkeerticket afrekent, dan kan het door de Concur-koppeling direct als een zakelijke transactie worden aangemerkt.

Veel organisaties hebben ook voorschriften om dat soort transacties vanaf een bepaald bedrag langs de administratie te sturen. Voor zulke administratieve taken beschikt Concur over een dashboard, waarop te zien is hoe en waar de uitgaves plaatsvinden. Op deze centrale plek kan er verder in detail getreden worden, zoals het bekijken welke werknemer het meest uitgeeft of naar welke soort transactie het meeste budget gaat. Door die statistieken inzichtelijk te hebben, kan er op bepaalde uitgaves worden bespaard. Het is de opstap om eens het gesprek aan te gaan met de medewerker die teveel uitgeeft. Of wellicht dat de uitgaven voor hotelovernachtingen nu veel te hoog zijn. Iets goedkopere hotels kunnen dan uitkomst bieden.

Alle afzonderlijke data samenbrengen leidt tot betere strategie

Binnen de Inteligent Spend Group blijven Ariba, Fieldglass en Concur als zelfstandige oplossingen aangeboden worden. SAP wil alle uitgavencategorieën echter meer samen laten komen, aangezien dit in het ideale scenario leidt tot een overkoepelende uitgavestrategie. Een algoritme kan namelijk de data uit de drie genoemde SAP-oplossingen analyseren, om met een nauwkeurige voorspelling te komen. Op basis van wat er uit dat algoritme komt, zal het voor een organisatie veel eenvoudiger zijn om te bepalen hoe de uitgaven eruit gaan zien. SAP gaat dus inzetten op het toepassen van extra analytics op bedrijfsuitgaven, om op die manier echt Intelligent Spend Management te bereiken.

In dit geheel is ook een rol weggelegd voor S/4HANA. SAP noemt het ERP-systeem ook wel de ‘digital core’ van de nieuwe groep. In S/4HANA zijn namelijk opties en data rond uitgaven te vinden. Organisaties kunnen bepaalde uitgaven in een ERP-systeem verwerken en inzichtelijk krijgen. Daarnaast is het ook zo dat bijvoorbeeld de operationele data die S/4HANA over de supply chain bevat, waardevol kan zijn voor het leggen van koppelingen met Ariba-data. Daarmee zou het zonde zijn als het ERP-systeem niet op de één of andere manier gekoppeld wordt aan de Intelligent Spend Group. SAP zet daarom stevig in op het verder integreren van Ariba, Fieldglass en Concur met S/4HANA. Die onderlinge samenwerking kan nog altijd beter. Natuurlijk ging er de afgelopen jaren al aandacht uit naar de integratie, maar S/4HANA is nog een vrij jong ERP-systeem en de drie uitgaveoplossingen maken nog geen tien jaar deel uit van de SAP-familie.

Interessante stappen gaan nu echt gezet worden

In onze optiek is de Intelligent Spend Group dan ook een slimme zet waar gebruikers zeker van kunnen profiteren. Zij krijgen hiermee meer opties voor het beheren van uitgaven, terwijl er ook een uniformere benadering ontstaat. SAP heeft een erg breed software-portfolio, waardoor we zo’n beetje iedere stap om hechtere integraties te realiseren toejuichen. Met het inzetten op integraties werkt de ERP-reus direct aan het versimpelen van zijn software.

Wel moet gezegd worden dat vooral klanten die de vier SAP-oplossingen gebruiken lijken te profiteren van de Intelligent Spend Group. Als een bedrijf S/4HANA, Concur en een procurement-oplossing van een concurrent gebruikt, dan hebben ze minder baat bij de nieuwe uniforme benadering dan klanten die alles gebruiken. Dit geldt eveneens voor organisaties die Ariba, Fieldglass, Concur en een ERP-systeem van een andere vendor inzetten. Dergelijke situaties komen meer dan eens voor, want er zijn voldoende alternatieven.

Desalniettemin maakt SAP hiermee een slimme zet waar direct wat uniformiteit door ontstaat. We zijn dan ook benieuwd wat de nieuwe richting nog meer voor de SAP-software gaat betekenen.