Migreren naar Microsoft Teams? Begin eerst eens met Exchange Online

Overweeg je om Microsoft Teams in te voeren binnen je organisatie? Dat kan ik alleen maar aanmoedigen. Het heeft de manier waarop ik zelf met collega’s samenwerk namelijk behoorlijk verbeterd. Toch wil ik aanbevelen om eerst een pas op de plaats te maken voordat je de software installeert, teams aanmaakt, collega’s toevoegt en vertelt dat ze ermee aan slag kunnen gaan.

Microsoft Teams is een krachtig samenwerkingsplatform dat onder de motorkap van veel diensten uit Office 365 gebruikmaakt. Teams biedt uiteraard zijn eigen unieke diensten en mogelijkheden, maar een groot deel van de functionaliteit wordt in feite door andere diensten binnen het Office 365-platform mogelijk gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan Planner voor taakbeheer, Forms voor enquêtes en quizzen, SharePoint voor bestandsopslag en Stream voor het opnemen van teamvergaderingen.

Verder vertrouwt Microsoft Teams op gebruikersmailboxen, die in Exchange Online gehost worden, en die alle geavanceerde functies van Outlook ondersteunen. Microsoft Teams kan technisch gezien ook zonder die Exchange Online mailboxen werken, maar verschillende Office 365-services hebben deze mailboxen echt nodig om volledig, of überhaupt, te kunnen werken. Sommige van deze diensten gebruiken de Exchange-mailbox als een opslagplaats voor messaging-informatie, terwijl andere enkel de standaard e-mailfunctionaliteit gebruiken.

Neem voorbeeld Microsoft Planner. Zonder Exchange Online kunnen gebruikers problemen hebben met het bekijken van reacties, het toevoegen van reacties aan taken, of zelfs met het bekijken van Plannen. En als je op de hoogte gesteld wilt worden als een taak aan je is toegewezen, dan heb je een Exchange Online-mailbox nodig.

Slechte gebruikerservaring

Tot dusver ging het enkel over de functionaliteit van Office 365-apps, maar wat mogelijk nog veel belangrijker is, zijn compliance-aspecten van Microsoft Teams. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan de mogelijkheid om eDiscovery-zoekopdrachten uit te voeren en gebruik te maken van het supervision policy’s. Deze vereisen dat de mailboxen in Exchange Online worden gehost om goed te kunnen werken. Sommige onderdelen van Microsoft Teams zullen misschien ook prima werken zonder deze oplossing, maar je hebt dan geen complete en volledig functionele oplossing.

Kortom: als je mailboxen niet in Exchange Online gehost worden, dan is Microsoft Teams is een werkbare oplossing, maar wel met een aantal kanttekeningen en beperkingen. Dit kan uiteindelijk tot compliance-problemen en een slechte gebruikerservaring leiden, omdat gebruikers bij het gebruik van Teams dan voortdurend tegen problemen en beperkingen zullen aanlopen.

En zelfs als een bepaald probleem door Planner wordt veroorzaakt, dan zullen ze waarschijnlijk toch Microsoft Teams de schuld geven. Ze zullen Planner immers alleen als een tabblad in een kanaal zien, en niet als verschillende diensten. Dit soort problemen beschadigen het draagvlak onder gebruikers en tasten geleidelijk het succes van Microsoft Teams binnen een organisatie aan. Wil je meer weten hoe Exchange en Teams met elkaar samenwerken? Lees dan dit artikel van Microsoft, dat in meer detail beschrijft wat wel en niet werkt.

Kleine stapjes

Als je Microsoft Teams in gebruik neemt, zal het misschien als een prachtig nieuw speeltje aanvoelen dat veel problemen in je organisatie kan oplossen. Realiseer je echter dat sommige van deze problemen ook opgelost kunnen worden met bepaalde Outlook-functies, als je die aan Exchange Online koppelt. Een aantal voorbeelden zijn:

– Gefocuste Inbox om ruis te verminderen.

– FindTime om te helpen met planning.

– Voorgestelde contacten.

– Cloud-attachments door middel van OneDrive.

– Inzichten uit MyAnalytics die verbeteringen voor e-mail en planning voorstellen.

– To-Do voor individueel taakbeheer.

Voor organisaties die Microsoft Teams willen implementeren, is het cruciaal dat ze hun gebruikers eerst naar Exchange Online verhuizen. Teams maakt weliswaar veel mooie functionaliteit mogelijk die de algehele IT-dienstverlening en gebruikerservaring verbetert, maar je kunt je gebruikers ook helpen door ze meer en krachtigere mogelijkheden binnen Outlook aan te bieden. Dus voordat je de gebruikers direct naar Microsoft Teams migreert en hun hele manier van werken zijn kop zet, kun je ze ook eerst de gelegenheid geven om kleine verbeteringen  te realiseren door ze eerst naar Exchange Online te migreren.

Dit is een ingezonden bijdrage van Loryan Strant, consultant en Microsoft MVP.