Robotic Process Automation (RPA) is booming, maar wat kan je er eigenlijk mee?

Robotic Process Automation (RPA) is één van de snelst groeiende disciplines binnen de IT-markt. Bedrijven zien veel potentie in dit type software, aangezien het een hoop repetitieve taken over kan nemen van de mens. Het is de robot die bepaalde processen overneemt, waardoor de kans op menselijke fouten afneemt. Bovendien wordt de mens wat repetitieve taken waar weinig denkwerk bij komt kijken ontnomen, zodat er meer tijd over is voor andere taken. Het kan echter best een uitdaging zijn om erachter te komen wat jouw bedrijf ermee kan, je moet RPA immers snappen. In dit artikel leggen we uit hoe je RPA in kan zetten, wat je ermee kan en welke RPA-robots voor jou interessant kunnen zijn.

De markt voor RPA-robots wordt in principe gedomineerd door drie spelers. Je hebt UiPath, Automation Anywhere en Blue Prism. Naast deze drie marktleiders kan de software verkregen worden via andere RPA-leveranciers. Er zijn zelfs SaaS-aanbieders die binnen hun software eigen RPA-robots aanbieden.

Op voorhand is niet te zeggen hoe de ideale RPA-implementatie er voor jou uitziet. De softwarerobots hebben hun eigen unieke kenmerken, wat de ene optie meer geschikt maakt voor een bepaald doeleinde dan de andere. Hier moet je je bewust van zijn, zodat je weet op wat voor manier RPA voor jou het maximale rendement oplevert.

Laten we eens kijken hoe de technologie precies werkt en wat dat in de praktijk teweeg brengt, om achter het nut te komen.

RPA is eigenlijk een soort computer vision

Wat RPA in de basis doet is het observeren van workflows in zakelijke applicaties, zodat het eenvoudige repetitieve taken over kan nemen. Hiervoor is het sterk afhankelijk van een technologie die al wat langer ingezet wordt, namelijk computer vision. De robots lezen computerschermen, iets wat computer vision ook doet. Er wordt als het ware gescand op een specifiek object, vaak omdat de robot hier vooraf instructies voor heeft gekregen. De manier waarop volwassen computer vision en RPA schermen lezen verschilt overigens wel. Computer vision scant inmiddels bijvoorbeeld vaak op bewegende objecten binnen de beelden, bijvoorbeeld omdat het in security camera’s ingezet wordt voor analyse. RPA focust veel minder op bewegingen op het scherm.

RPA-robots zoeken dus naar objecten waar ze instructies voor hebben gekregen. Daardoor functioneert de robot het best als de werkzaamheden zeer voorspelbaar zijn. Als er iets gebeurt dat niet geprogrammeerd is, dan hevelt de robot alsnog de taak over naar de mens.

Initiatieven om toch met afwijkingen om te gaan

Deze werkwijze is eigenlijk niet iets wat je vooraf wenst wanneer je overweegt om RPA binnen je organisatie te implementeren. Er zijn dan ook IT-leveranciers die hiervoor oplossingen gelanceerd hebben of bezig zijn met het uitwerken van ideeën. Het idee is dat de robots baat hebben bij het toevoegen van cognitieve functionaliteiten. Als ze kunnen anticiperen op eventuele afwijkingen, dan wordt er meer automatisering toegevoegd. Kanttekening daarbij wel is dat de slimheid de softwarerobot niet verandert in een AI-robot. RPA moet in de basis menselijk handelen blijven kopiëren, in plaats van menselijke intelligentie simuleren met behulp van machines.

Een methode die dat inmiddels goed aanpakt, is het toevoegen van een variant op optical character recognition (OCR) aan de RPA-robots. Hierbij krijgen ze een set aan mogelijkheden mee waarmee ze leren om afbeeldingen en tekst te interpreteren en te begrijpen. We spraken hier eerder over met ABBYY, dat dit soort intelligentie naar de robots brengt. De software die deze partij levert is voor RPA bijvoorbeeld handig wanneer het ingezet wordt voor het lezen van contracten. De robot kan dan beoordelen of alles in overeenstemming is met compliance-richtlijnen, om te besluiten wat er moet gebeuren met het contract.

Er zijn overigens meer methodes om RPA wat slimheid mee te geven. Denk hierbij aan technologieën als natural language processing (NLP) en text mining.

Ga na welke processen jij kunt automatiseren

De combinatie van RPA met een stukje intelligentie klinkt daarmee interessant voor een variëteit aan situaties. Toch blijft RPA een technologie die met name tot zijn recht komt wanneer een proces dat het overneemt nauwelijks verandert. Anders kan de softwarerobot maar weinig onderdelen van een proces echt overnemen, en gaat het primaire doel verloren.

Het is dus zaak om goed te kijken welke processen je kunt automatiseren. Vaak gaat men er daarbij vanuit dat RPA vooral nuttig is voor organisaties die hun legacy-applicaties willen moderniseren. Je kunt dan denken aan ERP-systemen die al tientallen jaren in gebruik zijn. Het kan een behoorlijke uitdaging zijn om dit soort installaties te vervangen, aangezien zich hier unieke features en data van een bedrijf in bevinden. Bovendien hebben soort applicaties vaak statische interfaces, wat het voor RPA eenvoudiger maakt om te functioneren.

De softwarerobots zouden ondersteuning kunnen bieden bij het overstappen naar een modern cloudsysteem. Ze voeren dan meerdere taken en stappen uit. Denk daarbij aan het inloggen in het oude systeem om er bestanden uit te halen, om daarna in te loggen in de nieuwere applicatie en de bestandsdata in te voeren. In dit voorbeeld is het echter wel noodzakelijk om meerdere robots te configureren en uiteindelijk ook te managen. Als er niet aan het beheer gedacht wordt, dan staan de robots mogelijk lang stil vanwege fouten. Dat maakt het idee van procesautomatisering kwetsbaar.

Wil je RPA echt nuttig maken, dan zal je meerdere partijen moeten betrekken in het evaluatieproces en goed over de komende stappen na moeten denken. Je kunt meerdere werknemers en partijen opnemen in dit proces, bijvoorbeeld systeembeheerders en procesmanagers. Ook zijn er genoeg IT-consultants die je op weg kunnen helpen met het bekijken van RPA-mogelijkheden en de verdere implementatie. Zulke partijen hebben de expertise in huis om ook te bekijken of bijvoorbeeld de infrastructuur op orde is, wat de implementatie zal bespoedigen.

Configureren van de softwarerobot

Voor de algemene implementatie van RPA binnen de organisatie is het dus zaak om goed te bekijken wat er mogelijk is, en om tegelijkertijd niet teveel te automatiseren. De robots moeten immers wel gericht ingezet worden zodat ze meerwaarde bieden. Toch kan het zo zijn dat je zelf tot de conclusie komt dat je unieke werkzaamheden uitvoert waar wat automatisering gericht op een specifieke taak handig kan zijn. Bepaalde leveranciers hebben daar ook initiatieven voor, om RPA voor iedereen beschikbaar te maken.

Het is bijvoorbeeld mogelijk om zelf een RPA-robot in te stellen. Daarbij is het wel handig om IT-kennis te hebben, dat maakt het configureren van de robot wat eenvoudiger en laat de kans op fouten bij de configuratie afnemen. Je dient afhankelijk van jouw te automatiseren proces namelijk best wat instructies aan de robot te geven. Bij deze commando’s kan je denken aan zaken als het selecteren van een vak op een scherm (het ieder benoemde computer vision-gedeelte), het door de robot laten typen van een tekst, het creëren van een tabel en het openen van een webbrowser. De uiteindelijke taak van de softwarerobot bepaalt de complexiteit van de configuratie en hoeveel tijd je er voor nodig hebt.

Marktleiders verschillen van elkaar

Uiteindelijk zal er binnen de organisatie vaak wel een proces te vinden zijn om te automatiseren. Meestal zal het na het besluit om met RPA te gaan automatiseren aankomen op één van de drie grootste leveranciers die voor jou wat kunnen betekenen: UiPath, Automation Anywhere en Blue Prism. Op meerdere vlakken zijn zij uniek. Hieronder zetten we wat kenmerken van iedere leverancier neer, al moet gezegd worden dat een eigenschap die we noemen soms ook geldt voor de andere leverancier.

  • UiPath – Eén van de speerpunten van dit bedrijf is dat het inzet op simpliciteit in gebruik. Dit onder andere door een visuele interface te bieden waar een drag-and-drop editor een grote rol in speelt. Dit moet het configuratieproces van de robot versoepelen. Om dit aan te tonen biedt UiPath ook een gratis community-versie en kan de uitgebreidere versie voor twee maanden gratis uitgeprobeerd worden.
  • Automation Anywhere – Een eigenschap van deze partij is dat ze zich onder meer richt op ‘enterprise RPA’. Dat wil zeggen dat het platform met geavanceerde mogelijkheden komt. Het idee erachter is dat het met een verscheidenheid aan IT-platformen en -diensten overweg kan, om zoveel mogelijk complexe zaken te lijf te gaan.
  • Blue Prism – Voor Blue Prism is de no-code functionaliteit een belangrijk onderdeel, wat eveneens inhoudt dat er door middel van drag-and-drop veel gerealiseerd kan worden. Toch siert het Blue Prism ook dat het best wat codeermogelijkheden biedt, zodat je unieke functionaliteiten voor de robot kan bouwen.

Bij SaaS-leverancier aankloppen voor softwarerobot

Naast het in zee gaan met een gespecialiseerde RPA-leverancier, zou je nog kunnen bekijken wat voor mogelijkheden een SaaS-leverancier heeft. ERP-aanbieders hebben soms bijvoorbeeld zelf RPA-capaciteiten in huis.Zulke SaaS-leveranciers kijken naast de eigen RPA-capaciteiten ook naar samenwerkingen met één van de drie genoemde leveranciers, zodat automatisering zo goed mogelijk ondersteund wordt. Zo werkt Automation Anywhere nauw samen met Oracle, terwijl UiPath bijvoorbeeld goed werkt met SAP en Blue Prism met Citrix.

Al met al kunnen we stellen dat RPA een groeiende IT-discipline is omdat het voor veel bedrijven van toegevoegde waarde kan zijn. Daarbij is het wel verstandig om te kijken hoe jouw bedrijf er ook echt waarde uit kan halen. Niet elk proces leent zich immers voor deze vorm van automatisering, maar bepaalde processen kunnen er zeker efficiënter door verlopen.