Box wil samenwerken in hybride wereld naar hoger niveau tillen

Abonneer je gratis op Techzine!

Box richt zich met haar cloudgebaseerde platform voor het samenwerken aan content al sinds jaar en dag op ‘moderne’ manieren van samenwerken. Deze Content Cloud, zoals Box het tegenwoordig noemt, kan echter altijd nog net wat verder verbeterd worden. Dat blijkt wel tijdens BoxWorks dit jaar. Box kondigt hier een grote hoeveelheid updates en nieuwe onderdelen aan die het platform nog beter moeten maken. Wij waren virtueel aanwezig bij BoxWorks en zetten de zaken hier op een rijtje.

In het algemeen is Box zoals al aangegeven vrij goed gepositioneerd als het gaat om het hybride werken waar we naartoe lijken te bewegen. Het is immers een cloudgebaseerd platform. Dat maakt het in de basis al redelijk vanzelfsprekend om medewerkers ongeacht hun locatie samen te laten werken. Waar dit voorheen optioneel was, lijkt het nu toch meer een noodzaak te worden om zoiets als de Box Content Cloud te gaan gebruiken. Als je af en toe op afstand samenwerkt aan een document, kun je dat via de mail doen. Ga je dit echter min of meer standaard doen, dan is het goed om naar andere hulpmiddelen te kijken.

Uiteraard wil Box dat je bij de zoektocht naar een platform voor samenwerken aan content in de breedste zin van het woord bij hun Content Cloud uitkomt. De doelgroep van Box is vooral de grotere bedrijven. Zelf schermt het bedrijf bijvoorbeeld graag met het feit dat 67 procent van de Fortune 500 bedrijven, Box gebruiken. Vooral als het gaat om zwaar gereguleerde omgevingen, kom je eigenlijk automatisch bij Box uit. Van oudsher ligt er veel nadruk op zaken zoals security, governance, data privacy en andere dingen die in dat soort omgevingen van belang zijn.

Nieuwe onderdelen

De Box Content Cloud mag dan al behoorlijk wat te bieden hebben, het kan natuurlijk altijd beter. Zo nam Box eerder dit jaar het Nederlandse SignRequest over. De e-signature functionaliteit zit inmiddels in Box Sign, dat officieel al aangekondigd werd in juli van dit jaar. Hiermee is het mogelijk om vanuit Box rechtstreeks documenten te sturen die getekend moeten worden. De ontvanger hoeft hierbij geen Box-account te hebben om te kunnen tekenen. Op dit moment worden meer dan 15 talen ondersteund, dus het tekenproces kan plaatsvinden in de eigen taal (mits ondersteund uiteraard). Om het proces veilig te laten verlopen, is het mogelijk om via SMS en/of wachtwoord documenten te beschermen. Box Sign is ook onderdeel van de Box for Salesforce-integratie. Je kunt nu rechtstreeks vanuit Salesforce zaken zoals contracten en NDA’s sturen.

Box Sign zit standaard bij alle business- en enterprise-licenties/abonnementen. De uitrol ervan begint in de VS en Canada en zal in de komende maanden wereldwijd beschikbaar komen.

Naast Box Sign is er ook nieuws te melden op het gebied van de mobiele app. Die was tot nu toe relatief beperkt qua functionaliteit. De vernieuwde app voegt dan ook de nodige zaken toe. Zo is de Capture Mode verbeterd. Dit moet ervoor zorgen dat het uploaden van foto’s, audio of documenten naar Box eenvoudiger moet verlopen. Verder voegt Box OCR toe aan de mobiele app. Hiermee kun je gescande documenten omzetten in doorzoekbare PDF’s.

Een laatste nieuwtje op het gebied van specifieke producten is dat Box Notes volledig is vernieuwd. Daarmee kun je nu wat meer structuur aanbrengen in je notities. Denk aan het toevoegen van een inhoudsopgave en anchor links. Dit om de notities beter te kunnen structureren. Vanaf januari 2022, als het nieuwe Box Notes beschikbaar komt, kun je verder ook in real-time wijzigingen zien die collega’s in de notities doorvoeren. Uiteraard komen er ook tamelijk fijnmazige securitymogelijkheden. Denk aan toegangsrechten en statistieken rondom toegang.

Diepere integraties met Zoom, Slack en Microsoft

Bovenstaande nieuwtjes zijn wat ons betreft best interessant, vooral Box Sign zal best veel toevoegen aan het platform van Box. Toch zijn deze toevoegingen in de breedte niet zo interessant als die in de diepte. Box kondigt namelijk ook de nodige diepere integraties aan met populaire andere applicaties. Specifiek gaat het dan om Zoom, Slack en Microsoft. Deze integraties zijn zeker in een hybride werkomgeving erg belangrijk. Ze betekenen namelijk dat je minder vaak van app moet wisselen. Je zou het wellicht niet zeggen, maar dat levert een serieuze winst op qua productiviteit en werkplezier. Zonder dat we het weten wisselen we dagelijks heel erg vaak van applicatie.

Binnen Slack wil Box naar eigen zeggen de content layer worden. Dit houdt in dat je vanuit je Slack-omgeving rechtstreeks bestanden naar Box kunt uploaden. Dit zonder concessies te doen aan de security en compliance die Box biedt. Voor Zoom komt Box met de Box app for Zoom. Deze app werd vorige maand al aangekondigd en biedt gebruikers de mogelijkheid om binnen Zoom toegang te krijgen tot content in Box. Je hoeft dus de Zoom-omgeving niet uit. Je kunt bestanden in Box bekijken, doorzoeken en delen. Het maakt hierbij niet uit of je in een actieve meeting zit of niet. Tot slot maakt de nieuwe Box app for Zoom het mogelijk om een bestand in Box met een enkele klik te presenteren aan alle deelnemers in een meeting.

De laatste van de drie integraties die we hier behandelen is de grootste. Dat is namelijk de diepere integratie met Microsoft, zowel Office als Teams. Wat ons betreft de belangrijkste component hiervan is de mogelijkheid om samen in een document te kunnen werken in realtime. Dat was een behoorlijke lacune in het aanbod tot nu toe. Dat is zeker in hybride werkomgevingen tamelijk onmisbaar. Het gaat hierbij om zowel de desktop als de mobiele apps van Office, dus naast Word ook Excel en Powerpoint. Alle edits worden opgeslagen in Box. Het gaat hier dus niet alleen om een Office Online integratie, die was er namelijk al. Hier voegt Box desktop, web en mobiel aan toe.

De diepere integratie met Microsoft Teams maakt het mogelijk om Box als standaard opslag voor Teams te gebruiken. Het idee hierachter is dat klanten die zowel Box als Teams gebruiken, minder problemen hebben met gefragmenteerde content. Contentfragmentatie is niet alleen voor productiedoeleinden vervelend, maar geeft ook problemen op het gebied van compliance, security en governance.

De nieuwe features voor de integraties met Slack, Zoom en Microsoft zijn respectievelijk later dit jaar (Slack), meteen (Zoom), begin 2022 (Microsoft Office) en eind dit jaar (Teams).

Diepere malwarescan

We hebben het hierboven al aangegeven, security speelt een belangrijke rol bij de klanten van Box en dus ook bij de Box Content Cloud. Daarom kwam het enkele jaren geleden al met Box Shield. Het doel van Shield is om het delen van bestanden veiliger te maken. Je kunt bijvoorbeeld aangeven of bepaalde bestanden wel of niet gedeeld mogen worden. Ook kun je zien of bestanden verdacht vaak gedownload worden bijvoorbeeld.

Tijdens BoxWorks kondigt Box een uitbreiding aan van Shield. Het voegt nieuwe functionaliteit toe waarmee malware nog beter moet kunnen worden gedetecteerd. Deze zogeheten ‘deep scan’ functionaliteit maakt volgens Box gebruik van deep learning, naast traditionele benaderingen om bestaande malware te detecteren. Denk hierbij aan hash-gebaseerde en file-fingerprint scanning methodes.

De deep scan toevoeging zorgt ervoor dat malware nog sneller gedetecteerd kan worden. Box heeft het zelf over near realtime. Shield scant niet alleen nieuwe content, maar ook de content die er al staat. Bij iedere update, upload, download, preview, verplaatsing en share van de content vindt er een scan plaats. Verder kan het ook externe content scannen die gedeeld wordt vanaf een externe bron. Admins blijven trouwens wel de baas. Box heeft een override-optie ingebouwd. Hiermee kunnen admins zelf bepalen of iets als een bedreiging is of niet. Hiermee kunnen ze ervoor zorgen dat de securityfunctionaliteit de werkprocessen niet stoort als het niet per se noodzakelijk is.

Klaar voor hybride werken?

Bovenstaande updates en nieuwe componenten zorgen er zeker voor dat Box weer wat aantrekkelijker wordt om te gebruiken binnen organisaties. Zeker nu hybride werken de norm lijkt te gaan worden. Vooral de continue nadruk op de securitycomponent maakt Box een opvallende speler in de wereld van samenwerkingsplatforms. Dat zorgt er ook ongetwijfeld voor dat sommige features wat langer op zich laten wachten. Realtime samenwerken aan documenten kan bijvoorbeeld al heel lang uitstekend in andere omgevingen. Dat dit nu pas mogelijk is binnen het hele aanbod van Microsoft Office, zal ongetwijfeld ook te maken hebben met de focus op security. Uiteindelijk levert dit als het goed is echter wel een betere samenwerkingsomgeving op. Dat is ook wat waard. Het is verder goed om te zien dat de aankondigingen van Box vergezeld zijn van lanceringsdata die relatief dicht in de toekomst liggen. Dat is ook weleens anders geweest.

Als het gaat om hybride werken, zijn wat ons betreft vooral de diepere integraties met Slack, Zoom en Microsoft belangrijk voor het succes van Box. Dit levert niet alleen een duidelijke winst in productiviteit op, maar zorgt er ook voor dat medewerkers soepeler kunnen werken. Dat laatste is bij een eventuele overstap naar hybride werken natuurlijk erg belangrijk. Dit zal voor de nodige organisaties en medewerkers al een grote stap zijn, dan is het wel zo prettig als de software die je gebruikt er klaar voor is.