In deze case study bespreken we een veelvoorkomend probleem van creatieve bedrijven. Werken met grote bestanden of projecten waarvoor veel schijfruimte nodig is. Hoe ga je daarmee om en wat is een goed werkbare oplossing? We gingen in gesprek met Rob Fennema, eigenaar van Instructiefilm.nl, een bedrijf dat instructiefilms, e-learnings en poortinstructies maakt voor de zakelijke markt. Hij gebruikt producten van Synology in zijn bedrijf voor de opslag en het gebruik van de bestanden die de basis vormen voor de producten die hij levert.

Tijdens een bezoek aan Instructiefilm.nl hebben we Fennema uitgebreid kunnen bevragen over hoe hij de Synology-apparatuur gebruikt in zijn bedrijf. Hieronder lees je een uitwerking van dat gesprek. We hebben het voor het gemak in een vraag/antwoord format gegoten.

Techzine: “Wat is Instructiefilm.nl precies voor bedrijf?”

Fennema: “Instructiefilm.nl is al ruim 15 jaar actief op het gebied van multimedia e-learning. We ontwikkelen en produceren content en leermanagementsystemen. Kijken, leren, toetsen en registreren in één systeem. Onze oplossingen worden ingezet als leermanagementsysteem of als poortinstructie bij onder andere grote brouwerijen, pakketbezorgers en de zuilvelindustrie. Kenmerken van ons bedrijf zijn een nauwe onderlinge samenwerking met de klant, korte lijnen en snelle besluitvorming. Binnen Instructiefilm.nl werken we met een jong, gedreven en ambitieus team.”

Techzine: “Wat was jullie probleem precies met data-opslag?”

Fennema: “Wij komen bij veel bedrijven op locatie om daar films op te nemen die later worden gebruikt in hun e-learnings en poortinstructies. Afhankelijk van de grootte van het project kan de opslagcapaciteit die nodig is om al het filmmateriaal op te slaan snel oplopen. Een gemiddeld project is bij ons al snel zo’n 140GB, een kleiner project 40GB en een groot project 500GB of misschien zelfs wel meer.”

“Voorheen hadden we voor elke klant of soms voor elk project een externe schijf in gebruik. Die werden vervolgens met USB of eSATA aan de pc verbonden en op die manier werd er aan een project gewerkt. Dat resulteerde al snel in een kast vol met tientallen harde schijven. Dat maakte het lastig om met meerdere mensen tegelijkertijd aan projecten te werken. Daarnaast moesten we ook extra schijven gebruiken om weer kopieën te maken van projecten, mocht een schijf de geest geven. Het was allemaal niet ideaal, dus ik ben op zoek gegaan naar betere oplossing.”

Techzine: “Wat was jullie eerste oplossing?”

Fennema: “Een zakenrelatie adviseerde mij om eens naar een NAS te kijken, Synology zou wel goed zijn. Na wat onderzoek gedaan te hebben, uiteindelijk besloten om een Synology DS1512+ aan te schaffen. We hebben overigens ook nog even naar externe SSD’s gekeken, dat is weliswaar sneller, maar dan blijf je met de externe schijven zitten, plus dat die op dat moment nog erg duur waren voor een grote opslagcapaciteit.”

“Uiteindelijk werd het dus de DS1512+, een 5-bay NAS waar we in totaal 8TB aan opslagcapaciteit in hebben zitten. Daarop konden we destijds al onze lopende projecten kwijt. Voor ons archief hebben we op dat moment nog de externe schijven aangehouden. Wel duurde het even voordat we onze manier van werken hadden gevonden met de NAS. We wilden graag vanaf de NAS aan projecten werken, maar dat bleek niet mogelijk. De gigabit-verbinding van de NAS heeft simpelweg niet de bandbreedte om in Adobe Premiere een project te bewerken en uiteindelijk een video te renderen.”

“Dat probleem is vandaag de dag nog steeds niet opgelost. We kopiëren nog altijd het hele project naar een werkstation, waar we inmiddels SSD’s in hebben zitten, bewerken het project op dit werkstation en aan het einde van de dag kopiëren we het weer terug naar de NAS.”

Techzine: “Hebben jullie daarna nog wijzigingen gedaan in de manier van opslaan of back-uppen?”

Fennema: “In de loop der tijd hebben alle computers een SSD gekregen, wat de werkstations gewoon een stuk sneller maakt. Verder zijn we toen de DS1512+ begon vol te lopen overgegaan tot de aanschaf van een tweede NAS, een DS1513+. Opnieuw een 5 bay model met wederom 8TB aan opslagcapaciteit. Vandaag de dag gebruiken we de DS1512+ als archief en op de DS1513+ staan de lopende projecten of projecten die de afgelopen tijd zijn afgerond.”

“Verder worden beide NAS-servers inmiddels gesynchroniseerd met de cloud, zodat er ook een back-up aanwezig is op een externe locatie. We hebben gekozen voor een professionele cloudoplossing in Nederland, waar de Synology-servers automatisch mee kunnen synchroniseren. Dat was zeer eenvoudig te configureren. Bij een calamiteit is er altijd nog een back-up in de cloud.”

“Ik heb ook nog een paar externe schijven, die gebruikte ik altijd om back-ups op te maken en die nam ik dan mee naar huis. Dat doe ik overigens nog steeds, alleen niet meer elke dag, daarvoor hebben we nu de cloud. Nu neem ik nog wekelijks een back-up mee naar huis. Door de projectbestanden op drie locaties op te slaan hebben we in het geval van een noodscenario altijd een back-up tot onze beschikking. Zo kunnen we na een calamiteit binnen een dag weer operationeel zijn.”

Techzine: “Waarom hebben jullie opnieuw gekozen voor Synology?”

Fennema: “Eigenlijk om de doodeenvoudige reden dat het bevalt. Het besturingssysteem van de Synology werkt heel simpel. Het doet wat het moet doen, updates komen regelmatig binnen, producten worden lang ondersteund en het werkt gewoon goed. Verder ben ik eerlijk gezegd ook niet zo thuis in alternatieven, maar ik heb nog geen alternatief gezien wat zo eenvoudig werkt.”

Techzine: “Zijn er nog zaken die jullie anders zouden willen of gaan doen?”

Fennema: “Momenteel lopen we tegen onze limieten aan op de DS1513+, de 8TB begint vol te raken. We twijfelen nog of we simpelweg de schijven en de opslagruimte gaan vergroten, of dat we opnieuw een nieuwe Synology-server gaan aanschaffen. Aangezien de bestaande units al enkele jaren in gebruik zijn, neigen we naar het laatste. Dan kan ik wellicht ook thuis een Synology-server plaatsen zodat we daarmee kunnen synchroniseren en ik niet meer hoef te slepen met externe schijven.”

Techzine: “Zijn er nog zaken die jullie graag zouden willen maar die onmogelijk lijken?”

Fennema: “Het zou mooi zijn als we in de toekomst direct vanaf een NAS kunnen werken aan projecten. Zodat we niet meer eerst het project hoeven te kopiëren naar onze pc. Daarvoor zullen we alleen een veel snellere verbinding nodig hebben met de NAS. Op dit moment is dat 1GB/s, het limiet van onze NAS-servers, maar ook van onze netwerkpoorten in de pc’s. Dat is waarschijnlijk nog even toekomstmuziek.”

Dit artikel is mede mogelijk gemaakt door Synology en Instructiefilm.nl