How to: Installeren en configureren van Office 365 for Business

Communicatie binnen het bedrijf is extreem belangrijk, dat staat als een paal boven water. Hoe efficiënter dit verloopt, hoe beter het is. De belangrijkste vorm van communicatie vandaag de dag is nog steeds e-mail, ondanks de opkomst van diensten als Slack. In het verleden werd e-mail vaak in één pakket afgenomen bij het bedrijf dat de website ontwierp of een andere webhoster. Tijden veranderen en tegenwoordig brengen veel bedrijven hun e-mail onder bij Microsoft’s Office 365 for Business. Andere bedrijven twijfelen nog, want is dat niet heel ingewikkeld? Lopen de kosten niet de spuigaten uit? In deze How To laten we stap voor stap zien, hoe je als bedrijf migreert naar Office 365 en wat dat nou precies kost.

Het migratietraject begint natuurlijk bij de bestelling van Office 365 for Business. Let vooral op het woordje Business, want er is ook een consumentenvariant van Office 365 en daar heb je als bedrijf niets aan. Je moet echt de zakelijke versie hebben, deze is hier verkrijgbaar. Zoals je misschien opvalt hebben we je meteen doorverwezen naar een vergelijkingspagina. Er zijn namelijk drie verschillende Office 365-abonnementen voor zakelijk gebruik; Office 365 Business, Office 365 Business Premium, Office 365 Business Essentials.

Bovenaan de vergelijkingspagina vind je vijf grote knoppen die je kunnen adviseren welk pakket je moet afnemen. Wil je bijvoorbeeld gebruikmaken van de bureaublad-applicaties van Office 2016? Met andere woorden, mag iedere gebruiker het volledige Office-pakket op zijn computer installeren (maximaal 5 apparaten per gebruiker)? Andere keuzes die gemaakt kunnen worden zijn bijvoorbeeld of je Office ook op je smartphone wilt gebruiken, de e-mail ondergebracht moet worden bij Microsoft Office 365, of collega’s onderling bestanden moeten kunnen delen via OneDrive en of er videoconferenties gehouden moeten kunnen worden. Het zijn weliswaar vijf opties maar er zijn maar drie smaken, die komen in het kort eigenlijk gewoon neer op het volgende:

  • Office 365 Business (gebruikers kunnen Office 2016 op hun pc gebruiken);
  • Office 365 Business Essentials (e-mail via Office 365 en Skype for Business, Outlook desktop-applicatie is NIET inbegrepen);
  • Office 365 Business Premium (alle opties van Office 365, zowel Office 2016, e-mail als Skype for Business);

Natuurlijk hangt er ook een prijskaartje aan deze verschillende abonnementen, Office 365 Business kost 8,80 euro per gebruiker per maand, Office 365 Business Essentials kost 4,20 euro per gebruiker per maand en tot slot Office 365 Business Premium kost 10,50 euro per gebruiker per maand. Wij hebben gekozen voor het laatste en meest volledige abonnement omdat we alle opties van Office 365 willen gebruiken.

De kosten zijn dan 10,50 euro per gebruiker per maand oftewel 126 euro per gebruiker per jaar. Microsoft geeft geen korting aan bedrijven die in één keer per jaar betalen, maar staat wel toe dat je verschillende abonnementen door elkaar heen gebruikt. Stel dat je werknemers hebt die geen e-mailadres nodig hebben, maar wel de beschikking moeten hebben over Office 2016, dan kan je voor die werknemers Office 365 Business afsluiten. Het kan natuurlijk ook andersom; als een werknemer alleen maar toegang hoeft te hebben tot e-mail en Skype kan daarvoor een Essentials-abonnement worden afgesloten.

Op de volgende pagina starten we de migratie.