2min

Tags in dit artikel

, , ,

Overbodige en onduidelijke e-mailberichten kosten het bedrijfsleven vele miljoenen ponden per jaar. Dat concludeert adviesbureau Emphasis uit onderzoek dat de afgelopen twee jaar is gehouden onder Britse bedrijven. Emphasis adviseert bedrijven over efficiënt gebruik van zakelijke correspondentie. De basis van het onderzoek is smal: ‘diepgaande’ gesprekken met hogere managers van tien grote ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk . Daaruit blijkt volgens Emphasis dat het gebruik van e-mail jaarlijks gemiddeld 10.000 pond (14.000 euro) per manager kost. Volgens een woordvoerster van Emphasis is die kostenpost berekend door het gemiddelde salaris van deze managers af te zetten tegen het aantal uren dat men bezig is met e-mail.

Emphasis zegt het eerste bedrijf nog te moeten tegenkomen dat weet hoeveel salaris ze hun personeel betalen om e-mail te schrijven en te lezen. Door die onwetendheid doen bedrijven niets om mailverkeer efficiënter te maken. "Ze richten zich op marginale verbeteringen in andere aspecten van de bedrijfsvoering, terwijl ze veel grotere productiviteitswinsten zouden kunnen behalen als ze hun personeel helpen e-mail goed te gebruiken", aldus de woordvoerster. De zeldzame uitzonderingen richten zich alleen op het gebruik van de technologie en niet op training in het efficiënter schrijven en beheren van e-mail, stelt de woordvoerster. Veel e-mailverkeer is volstrekt overbodig, aldus senior consultant Robert Ashton. Berichten worden klakkeloos naar anderen dan de geadresseerde gekopieerd. Vaak gebeurt dit omdat de verzender zich wil indekken. Volgens Ashton wordt e-mail ten onrechte ook gebruikt als het minder tijd zou kosten om de telefoon te pakken of even naar iemands bureau te lopen.

Een andere oorzaak van de e-mailcongestie is het bestaan van onnodig lange adreslijsten, aldus Emphasis. Veel werknemers zouden het aantal ontvangen mailtjes kunnen halveren indien ze alleen nog berichten zouden krijgen die essentieel zijn voor hun werk, aldus de onderzoekers.