Review: Polycom Studio – universele videoconferentie-oplossing

Met de Polycom Studio kan je de meeste vergaderruimtes van een universele videoconferentie-oplossing voorzien. Met universeel bedoelen we in dit geval dat de Polycom Studio met iedere videoconferentie-applicatie overweg kan.

Polycom en Plantronics zijn gefuseerd en het nieuwe bedrijf draagt sinds enige tijd de naam Poly. Voordat deze nieuwe naam werd gepresenteerd, is nog net de Polycom Studio op de markt gebracht. Vandaar dat deze videconferentie-oplossing nog de oude naam draagt. Het is een universele videoconferentie-oplossing want de hardware is niet met een specifieke sofware-oplossing gebundeld. De Polycom Studio valt vanuit een computeroogpunt meer in de categorie randapparatuur, want het device wordt via een USB-kabel aangesloten. Windows of macOS detecteren de Polycom Studio vervolgens als videoconferentie-oplossing, of kort door de bocht een zeer geavanceerde webcam.

Keuze in videconferentiesoftware

Hierdoor is de Polycom Studio dus met elke applicatie te gebruiken die ook met een webcam overweg kan. Of je nu een conferentie wil doen met Cisco Webex Meetings, Hangouts, Microsoft Teams of Zoom. Het maakt niet uit, zolang de applicatie op je pc maar om kan gaan met een webcam.

Natuurlijk doet de term webcam de Polycom Studio ernstig te kort, want voor een prijskaartje rond de 1.000 euro krijg je wel wat meer dan een webcam. Het is een videoconferentie-oplossing voor normale vergaderruimtes met maximaal acht personen. Natuurlijk staat die limiet niet vast, maar om iedereen goed in beeld te krijgen en goed te kunnen horen is heel veel groter niet te adviseren.

Camera & People Framing

Qua uiterlijk lijkt de Polycom Studio veel op een soundbar die je thuis wellicht onder de tv hebt liggen. In het midden is de camera gemonteerd en daarbuiten de speakers en microfoons. De camera beschikt over een 120 graden ultrawide lens en een 4K-resolutie. in theorie is de beeldkwaliteit dus erg goed. We zeggen in theorie, omdat de gekozen videoconferentiesoftware de resolutie wel moet ondersteunen. Ook de internetverbinding moet snel genoeg zijn. Veel diensten werken nog maximaal met Full HD. De camera beschikt verder over de geavanceerde feature met de naam ‘People Framing’. Met deze feature is de Polycom Studio in staat om in te zoomen op de persoon die op dat moment aan het spreken is. We hebben dit getest en het duurt ongeveer één zin voordat de Polycom Studio de persoon die spreekt in beeld brengt. Voor degenen die aan tafel zitten, is via een LED-strip aan de bovenkant van de Studio te zien in welke richting de camera gericht staat. Als iemand rechts aan tafel met People Framing in beeld wordt gebracht, gaat er aan de rechterkant van de strip een blokje branden. In de neutrale stand brand het middelste led-blokje.

Geluid, microfoons en noise cancelling

Op de speakers van de Polycom Studio hebben we niets aan te merken. De personen zijn allemaal goed hoorbaar. Ook komt het geluid natuurlijk over. Verder beschikt de Polycom Studio over meerdere microfoons, uiteraard om alle personen in de vergaderruimte goed te kunnen opnemen wanneer ze spreken, maar ook om ongewenst achtergrondgeluid weg te filteren. Van huilende baby’s, blaffende honden tot blazende airco’s. Dit soort technologie, noise cancelling, is iets waar Poly erg sterk in is. Dat merk je ook meteen als je deze videoconferentie-oplossing gaat gebruiken. De persoon of personen aan de andere kant zijn goed te verstaan, maar ze kunnen alle personen in de vergaderruimte ook uitstekend verstaan.

Qua audio heeft Poly veel meer technologie toegevoegd dan bij video. Nog een eigenschap waarin het bedrijf sterk in is. De Polycom Studio is zo geconfigureerd dat alleen audio binnen 3,66 meter van de unit wordt doorgegeven door de microfoons. Alles verder weg valt buiten wat Poly de ‘acoustic fence’ noemt. Dat geluid wordt ook opgenomen, maar vervolgens door noise cancelling eruit gefilterd. Hierdoor is het ook mogelijk om videoconferenties te doen in open ruimtes, waar ook andere mensen aan het werk zijn. Zolang ze maar buiten die 3,66 meter blijven.

Mocht die afstand niet genoeg zijn, vanwege het formaat van de kamer of tafel, bijvoorbeeld wanneer er behoefte is om meer dan 8 mensen in een ruimte goed hoorbaar te krijgen tijdens een videoconferentie, kan optioneel een uitbreidingsmicrofoon worden aangeschaft. Deze kan dan op een paar meter afstand worden geplaatst om het bereik te vergroten.

PC en monitor zijn basisvereiste voor Polycom Studio

Doordat de Polycom Studio geen geïntegreerde videoconferentiesoftware heeft, maar met iedere applicatie werkt die je op je pc kan installeren, is de unit niet zelfstandig. De Polycom Studio moet altijd op een pc worden aangesloten. Dit kan door bijvoorbeeld de Polycom Studio op een laptop van één van de deelnemers van de vergadering aan te sluiten. Een mini-PC met een grote monitor of televisie valt echter aan te raden. De mini-pc kan door de IT-afdeling worden ingericht als meeting room, zodat deze ook in een centrale agenda is te boeken. Verder kunnen eventueel diverse videoconferentiesystemen  op de pc worden geïnstalleerd, zodat er met iedere klant en partner een conferentie kan worden opgezet. Ongeacht welk systeem zij gebruiken.

Voor bedrijven die tientallen vergaderruimtes hebben en wellicht meerdere kamers van een dergelijke opstelling willen voorzien, is er ook goed nieuws. Poly heeft een applicatie ontwikkeld waarmee alle Studio’s in het netwerk zijn te beheren en configureren, zodat de beheerder niet alle kamers af hoeft voor een firmware-update.

Prima alternatief voor dure conferentiesystemen

Hoewel een prijskaartje van 1.000 euro wellicht niet heel goedkoop klinkt, is het wel goed om te weten dat veel professionele zelfstandige conferentiesystemen voor vergaderruimtes veel duurder zijn en vaak gebundeld met software worden geleverd. Hierdoor is de keuzevrijheid voor een conferentiesysteem enorm beperkt. Zo’n zelfstandig systeem is misschien wel net iets gebruiksvriendelijker, maar steeds meer meetings vinden plaats, met Hangouts, Skype en Teams. Daarmee kan iedere gebruiker prima overweg. Verder schakelt Windows 10 automatisch over op de camera en audio van de Polycom Studio wanneer deze wordt ingeplugd.

De grootste concurrent voor de Polycom Studio is de Logitech Meetup. Logitech was de eerste die een universele videoconferentie-oplossing introduceerde voor ruimtes tot acht personen. De Logitech Meetup is qua prijs ongeveer even duur, maar was een groot succes. Waarschijnlijk ook één van de redenen dat Poly besloot om met een vergelijkbaar product te komen. Als we de producten naast elkaar zetten, hebben we wel een lichte voorkeur voor de Polycom Studio. Die is ook veel nieuwer, want de Logitech Meetup is alweer zo’n 2 jaar op de markt. Poly had in dit geval dus een lat waarboven ze minimaal moesten presteren. Mogelijk dat Logitech binnenkort met een opvolger komt om de concurrentie weer wat op te voeren. We gaan het zien.