Door de juiste tools en methodes te gebruiken kunnen we ‘afstand houden’ en enige controle uitoefenen om productief te blijven

Abonneer je gratis op Techzine!

Beperk sociale contacten, blijf bij milde klachten in bed en werk waar mogelijk thuis. Dit is het advies van de Nederlandse regering, want Europa is volgens de Wereldgezondheidsorganisatie het epicentrum van de corona uitbraak. Maar welke impact heeft deze massale overstap op thuiswerken bij Nederlandse bedrijven?

Vorig jaar werkten ruim 1,2 miljoen Nederlanders bijna altijd thuis en nog eens 2 miljoen Nederlanders deden dit incidenteel, zo blijkt uit cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Opgeteld gaat het om 37 procent van Nederlandse werknemers en zelfstandigen. Thuiswerken kan voordelen opleveren voor zowel werkgever als medewerker, maar de invoering gaat zeker niet altijd goed. Omdat de meeste organisaties voorlopig thuiswerken, hebben we deze lijst van best practices opgesteld.

Profiteer van samenwerkingstools

Met de juiste set tools kunnen teams goed samenwerken en tegelijkertijd werken. Miro is bijvoorbeeld een fantastische virtuele whiteboard-tool waarmee gebruikers kunnen samenwerken aan activiteiten om roadmaps en doelen uit te werken. Andere tools, zoals Slack, zijn perfect voor het managen van teams en individuele projecten. Slack is gebruiksvriendelijk, eenvoudig in te stellen en beschikbaar voor een breed scala aan apparaten en besturingssystemen, zodat iedereen op elk apparaat toegang heeft. Hoewel persoonlijke samenwerking enorme voordelen heeft voor het bouwen van vertrouwen en samenwerking, kunnen softwaretools helpen om dit te repliceren, of het nu gaat om brainstormen voor een whiteboard of het koppelen van een enkel document. 

Verfijn online meeting vaardigheden

Samenwerking is cruciaal! Als teamleden op afstand werken, zijn webcams en koptelefoons een must om een gevoel van samenzijn en betrokkenheid te creëren. Echter kan het voorkomen dat medewerkers ‘webcam-moe’ worden. Soms komt dit door de slechte verbinding waardoor ze niet normaal kunnen communiceren. Het kan ook voorkomen dat mensen zich ongemakkelijk voelen voor een webcam. Toch is het cruciaal om vast te houden aan online meetings om het ​gevoel van vertrouwen en verbinding binnen het team te behouden. Tenslotte is zien en horen een veel boeiendere communicatiemethode dan e-mails en chatberichten. Aan de andere kant kan het enorm vermoeiend zijn om de hele dag op afstand te communiceren, het is daarom belangrijk om regelmatig pauzes te nemen en medewerkers taken te geven waar ze zelfstandig aan kunnen werken. Daarnaast doen teamleden er goed aan om aan te geven wanneer ze niet gestoord willen worden, zodat ze zich kunnen focussen op hun werk.

Breng structuur aan

Als een bedrijf werkt op afstand in verschillende tijdszones is het vaak lastig om acht uur aan één stuk door te werken en productief te blijven. Het is daarom belangrijk om werk in te plannen. Op deze manier kan er tijdens de overlappende uren worden samengewerkt en beslissingen worden gemaakt. Tijdens niet-overlappende uren kunnen medewerkers individueel werk afronden. Door wekelijks met teamleden te bespreken wat goed en wat niet zo goed werkt binnen de verschillende tijdzones, kunnen kansen worden geïdentificeerd en frustraties worden weggenomen. Hierdoor kunnen er bijvoorbeeld planningen worden gemaakt, zodat er van ieder team altijd iemand beschikbaar is om vragen te beantwoorden.

Op afstand verder gaan

Hoewel we met bovenstaande tips de verspreiding van COVID-19 niet kunnen beperken, helpen deze stappen wel om eventuele negatieve effecten weg te halen bij thuiswerken. Door de juiste tools en methodes te gebruiken hebben organisaties een alternatief om een virtuele kantooromgeving te creëren en kunnen ze enige controle uitoefenen totdat de situatie is gestabiliseerd.

Dit is een ingezonden bijdrage van Ellie Ereira en Aly Blenkin, Co-Founders van Pivotal Act (onderdeel van VMware Tanzu).