De stap van papieren dossiers naar digitale documentstromen is voor veel organisaties een logische volgende fase in hun digitalisering. Minder printen, efficiënter werken, en bovenal: beter omgaan met informatie. In het recente interview met Umair Chaudhry op Techzine, werd al mooi uitgelegd hoe Kyocera klanten helpt deze transitie te maken van print naar elektronische documenten.
Maar er is nog een belangrijk aspect dat vaak onderbelicht blijft: veiligheid en compliance. Want wie digitaal werkt, wil niet alleen snel en efficiënt zijn, maar ook zeker weten dat gevoelige informatie goed beschermd is.
Als productmanager software & diensten, én als privacy manager bij Kyocera Document Solutions Nederland, zie ik elke dag hoe die twee werelden samenkomen. Daarom wil ik laten zien dat digitalisering niet alleen slimmer, maar ook veiliger kan.
Veiligheid begint bij het ontwerp
Oplossingen zouden volgens het principe van security by design moeten worden ontwikkeld. Dat betekent dat beveiliging geen bijzaak is die er later bijgebouwd wordt, maar een integraal onderdeel van elk product en elke dienst.
Een documentmanagementsysteem (DMS) en workflowoplossing zou daarom op zijn minst standaard uitgerust moeten zijn met:
- Encryptie van data, zowel tijdens opslag als bij transport
- Uitgebreide toegangsrechten, zodat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot specifieke documenten
- Audit trails en logging, waarmee elke wijziging of inzage traceerbaar is
- Versiebeheer en digitale handtekeningen, zodat de integriteit van documenten aantoonbaar blijft
- Automatische bewaartermijnen en veilige vernietiging, volledig in lijn met wet- en regelgeving zoals bijvoorbeeld de AVG en NIS2
Zo kunnen organisaties erop vertrouwen dat hun digitale documenten minstens zo veilig zijn als de papieren dossiers die ze vervangen, en over het algemeen zelfs veiliger.
Compliance is meer dan een vinkje
In sectoren als overheid, zorg of financiële dienstverlening gelden strenge eisen voor gegevensbescherming. Oplossingen zouden moeten aansluiten bij internationale normen en certificeringen, zoals ISO 27001 (informatiebeveiliging). Een softwareleverancier zou hun klanten ook moeten helpen om aan hun compliance-eisen te kunnen blijven voldoen.
Denk daarbij aan:
- Compliance-templates bieden voor beleid en procedures
- Audits en rapportages ondersteunen met heldere documentatie en logging
- Trainingen en awareness-programma’s aanbieden voor medewerkers
Digitalisering is pas echt waardevol als het ook verantwoord gebeurt. Compliance is daarbij geen verplicht nummer, maar een vorm van vertrouwen, iets wat je samen opbouwt met de klant.
Managed security als dienst
Steeds meer organisaties kiezen voor oplossingen als beheerde dienst (SaaS). De leverancier levert daarbij niet alleen de software, maar verzorgt ook het onderhoud, de beveiligingsupdates, monitoring en back-ups.
Daarmee wordt een groot stuk operationele zorg uit handen genomen. Denk daarbij aan:
- Continue monitoring op verdachte activiteiten
- Snelle patching van beveiligingslekken
- Incidentrespons en herstelplannen, mocht er toch iets gebeuren
- Redundante opslag en back-ups, zodat documenten nooit verloren gaan.
Dat zorgt ervoor dat organisaties niet alleen digitaal kunnen werken, maar ook digitaal kunnen vertrouwen.
Transparantie en partnerschap
Beveiliging draait uiteindelijk om vertrouwen. Daarom kiezen we bij Kyocera voor maximale transparantie. We delen onze architectuurprincipes, certificeringen en auditresultaten met klanten, zodat ze precies weten wat er onder de motorkap gebeurt.
Bovendien werken we nauw samen met IT-afdelingen en security-teams van klanten. Zij kennen hun omgeving het best; wij brengen de technologie en kennis om die veilig en compliant te maken. Samen zorgen we ervoor dat digitalisering niet alleen efficiënt, maar ook betrouwbaar is.
Van papier naar vertrouwen
De overstap van print naar digitaal is niet zomaar een technische verandering; het is een verandering in manier van werken, denken en omgaan met informatie.
Wij helpen organisaties die stap te zetten, met oplossingen die even gebruiksvriendelijk als veilig zijn. Of het nu gaat om documentbeheer, workflow-automatisering of archivering: onze missie blijft dezelfde.
Zo maken we van de digitale transformatie een veilige en toekomstbestendige reis, voor elke organisatie, groot of klein.
Verder lezen
Download de security whitepaper: https://www.kyoceradocumentsolutions.nl/nl/smarter-workspaces/insights-hub/whitepapers/security.html