Jarenlang werd werk gekenmerkt door kleine maar hardnekkige inefficiënties: handmatig informatie zoeken, deelnemen aan vergaderingen met status updates, processen documenteren of proberen teams die in verschillende systemen en afdelingen werken op één lijn te krijgen. Veel van deze taken zijn simpelweg geaccepteerd als onderdeel van het werk. Nu biedt AI de kans om die werkervaring opnieuw vorm te geven. De meest waardevolle toepassingen draaien niet langer alleen om het automatiseren van repetitieve taken. Steeds vaker helpt AI mensen om complexiteit te doorgronden, effectiever samen te werken en sneller beter onderbouwde beslissingen te nemen. Naarmate AI zich ontwikkelt van een hulpmiddel dat medewerkers gebruiken tot een groeiend netwerk van agents die actief werk ondersteunen, staan organisaties voor een nieuwe uitdaging: ervoor zorgen dat deze systemen de bedrijfscontext begrijpen waarbinnen zij opereren.
Deze ontwikkeling roept een belangrijke vraag op. Organisaties erkennen het belang van het goed inwerken van nieuwe medewerkers en voorzien hen van de kennis, context en begeleiding die nodig zijn om effectief bij te dragen. Maar nu AI-agenten een steeds grotere rol spelen in de dagelijkse bedrijfsvoering, hebben organisaties ook nagedacht over hoe zij deze systemen moeten inwerken?
Het ontbrekende fundament voor AI-productiviteit
Deze verschuiving vindt plaats op een cruciaal moment. In heel Europa, en zeker in markten zoals Nederland, kampen organisaties met aanhoudende personeelstekorten, terwijl de behoefte aan hogere productiviteit en innovatie blijft groeien. Voor veel bedrijven ligt de prioriteit niet langer uitsluitend bij het uitbreiden van teams, maar bij het in staat stellen van bestaande medewerkers om meer te bereiken met de middelen die al beschikbaar zijn.
Nu organisaties steeds vaker AI-agents inzetten om medewerkers te ondersteunen, workflows te automatiseren en besluitvorming te versterken, verschuift de aandacht van het implementeren van AI naar het creëren van de voorwaarden waaronder deze systemen daadwerkelijk effectief kunnen bijdragen binnen de organisatie.
AI-agents hebben een helder begrip nodig van hoe werk wordt uitgevoerd. Dat vraagt om stapsgewijze instructies, verbonden workflows, gedocumenteerde processen en de operationele context die nodig is om taken effectief uit te voeren. Toch blijft deze kennis in veel organisaties versnipperd over losstaande systemen, ongedocumenteerde processen en informele werkwijzen.
De kloof in organisatiecontext
Onderzoek van Lucid laat zien hoe wijdverbreid deze kenniskloof nog altijd is. Maar liefst 86% van de organisaties vertrouwt in enige mate op niet-gedocumenteerde kennis, terwijl slechts 7% aangeeft dat hun workflows “uiterst goed gedocumenteerd” zijn. Wanneer cruciale informatie verspreid is over verschillende systemen of uitsluitend aanwezig is in het hoofd van individuele medewerkers, wordt het niet alleen moeilijker voor teams om effectief samen te werken, maar ook voor AI-agents om werk te begrijpen en uit te voeren.
De vraag is dan ook hoe organisaties versnipperde kennis kunnen omzetten in de kennis die nodig is om AI-agents effectief in te werken en te ondersteunen. Hier wordt visuele samenwerking steeds waardevoller. Diagrammen, workflows en gedeelde visuele modellen helpen teams om complexe informatie sneller te begrijpen en gemakkelijker overeenstemming te bereiken over beslissingen. Ze maken impliciete kennis expliciet en creëren een gedeeld begrip van hoe werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Processen, afhankelijkheden en beslissingsroutes worden zichtbaar voor teams in de hele organisatie.
Door deze kennis zichtbaar en gestructureerd te maken, kunnen teams effectiever samenwerken en ontstaat tegelijkertijd de basis die AI-systemen nodig hebben om relevantere inzichten te leveren en betere besluitvorming te ondersteunen.
Deze aanpak om organisatiekennis inzichtelijk te maken, levert nu al resultaten op. In een recente praktijkcase ontdekte Zendesk dat het gezamenlijk visueel in kaart brengen van processen hielp om workflows binnen de organisatie op elkaar af te stemmen. Bovendien kon een recent overgenomen bedrijf hierdoor 40% sneller worden geïntegreerd dan bij eerdere overnames.
De volgende stap in AI-transformatie
In een arbeidsmarkt waarin gekwalificeerd talent schaars blijft, kan het vermogen om mensen effectiever te laten werken uitgroeien tot een van de belangrijkste concurrentievoordelen voor organisaties. Naarmate AI zich ontwikkelt van individuele productiviteitstools tot ingebedde agents die bedrijfsprocessen ondersteunen, zullen de organisaties die de context bieden die deze systemen nodig hebben om effectief te functioneren de meeste waarde creëren.
Net zoals medewerkers begeleiding en kennis nodig hebben wanneer zij bij een organisatie starten, hebben AI-agents een helder begrip nodig van hoe werk wordt uitgevoerd. Door processen, workflows en institutionele kennis zichtbaar te maken, kunnen organisaties ervoor zorgen dat mensen en AI effectiever samenwerken en het potentieel van AI omzetten in tastbare bedrijfsresultaten.
Dit is een ingezonden bijdrage van Lucid Software. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.