Dit is een interview met Key Account Manager Benelux Sertac Akdogan van Synology.
Welke specifieke behoeften of uitdagingen van het MKB probeert Synology Office op te lossen?
Synology Office Suite is een productiviteitsplatform dat efficiëntie en veiligheid combineert binnen een private cloudomgeving. Het is een enkel productiviteitstool dat aan alle samenwerkings- en communicatiewensen van een bedrijf kan voldoen. Door de opkomst van hybride werkmodellen, stijgende kosten van clouddiensten en beveiligingsrisico’s, krijgen we steeds meer vragen van bedrijven die willen overstappen van de publieke cloud naar private cloud-productiviteitstools. Dit komt doordat wij drie grote voordelen voor bedrijven bieden:
Ten eerste, een veilige en snelle intranet-samenwerkingsomgeving. Synology Office Suite is gebouwd op een private cloud-architectuur, waardoor teams kunnen samenwerken binnen een zeer privé netwerk, terwijl ze ook profiteren van snellere data toegang en transmissiesnelheden.
Het tweede voordeel is 100% data-eigendom. Het gebruik van publieke cloudservices betekent dat je de laatste verdedigingslinie van je databeveiliging aan iemand anders toevertrouwt. Dit kan gevoelige informatie kwetsbaar maken voor lekken of verlies door nalatigheid van derden. Met Synology wordt alle data opgeslagen op je Synology-server, waardoor de IT-afdeling van je bedrijf volledige controle over de data behoudt.
Het derde punt, een grote zorg voor velen, is lange termijn kostenefficiëntie. De afgelopen jaren hebben grote publieke cloudproviders onbeperkte opslagplannen voor bedrijven afgeschaft of de abonnementskosten verhoogd, wat heeft geleid tot snelle kostenstijgingen voor veel bedrijven.
In tegenstelling hiermee vereist de Synology Office Suite geen abonnementskosten. Met een eenmalige hardwareaankoop worden al je behoeften aan bestandsopslag, teamcollaboratie en communicatie gedekt, zonder beïnvloed te worden door prijsfluctuaties.
Welke samenwerkingstools biedt Synology Office Suite?
Onze samenwerkingsoplossingen, Synology Drive en Synology Office, verschillen van traditionele bestandsservers doordat ze zowel bestandsbeheer als teamcollaboratiefuncties combineren. Synology Drive ondersteunt web-, pc-client- en mobiele versies, zodat medewerkers op verschillende apparaten altijd toegang hebben tot bestanden en een centraal toegangspunt voor bestandsbeheer creëren. Naast gecentraliseerd bestandsbeheer zijn er ook samenwerkingstools binnen Synology Office, zoals documenten, spreadsheets en presentaties, die realtime samenwerking tussen teamleden mogelijk maken. Deze tools ondersteunen ook een onbeperkte versiegeschiedenis, zodat elke bewerking volledig wordt vastgelegd. Als je per ongeluk inhoud verwijdert, kun je snel terugkeren naar een eerdere versie. Daarnaast hoef je je geen zorgen te maken over bestandscompatibiliteit. We ondersteunen verschillende bestandsformaten en kunnen bestanden direct converteren naar Microsoft-, OpenDocument- of PDF-formaten. Je kunt ook bestanden importeren in het Synology-formaat voor verdere samenwerking binnen je interne team.
Naast de samenwerkingshulpmiddelen in Synology Office Suite, welke communicatieoplossingen biedt Synology voor het MKB?
We bieden ook een one-stop communicatieplatform waarmee alle communicatieprocessen binnen je private cloud kunnen plaatsvinden, wat zorgt voor hoge privacy. We hebben deze communicatiehulpmiddelen naadloos geïntegreerd, zodat je alle handelingen binnen één interface kunt uitvoeren:
Je kunt eenvoudig een grote hoeveelheid e-mails beheren met de intuïtieve en gebruiksvriendelijke interface van MailPlus.
Je kunt evenementen toevoegen aan Synology Calendars.
Externe partners toevoegen aan Synology Contacts.
Direct berichten versturen met Synology Chat.
Ik wil iets dieper ingaan op Synology MailPlus. MailPlus biedt speciale migratietools voor Exchange en Gmail, evenals ondersteuning voor andere IMAP-mailservers zoals OpenFind, Yahoo en meer. Of je nu migreert van on-premises naar on-premises of van cloud naar on-premises, je kunt soepel overstappen op de e-maildiensten van je bedrijf. Daarnaast biedt het een veilig en betrouwbaar systeem. E-mail is kwetsbaar voor hacker-aanvallen en het handhaven van e-mailbeveiliging is een uitdaging, met zorgen over spam, virussen en authenticatieproblemen. Daarom biedt MailPlus antispam-engines, virusbescherming, authenticatie- en encryptiefuncties om je e-mailsysteem volledig te beveiligen. Ten slotte biedt de MailPlus-server geavanceerde auditfuncties en efficiënte probleemoplossing voor compleet e-mailbeheer.
Veel MKB’s willen terugkerende softwareabonnementskosten verminderen. Hoe biedt Synology Office een kosteneffectievere oplossing dan cloudgebaseerde productiviteitsplatforms?
Als we de kosten over een periode van vijf jaar vergelijken voor een bedrijf met 100 werknemers, kan het gebruik van Synology Office in plaats van traditionele cloudgebaseerde productiviteitssuites leiden tot een besparing van wel 70%. Voor grotere organisaties wordt het verschil nog groter. Een bedrijf met 500 werknemers kan mogelijk bijna 90% besparen over dezelfde periode.
Dit komt vooral doordat Synology Office een eenmalige hardware-investering is in combinatie met gratis softwarelicenties. Er zijn geen terugkerende abonnementskosten per gebruiker, die zich snel opstapelen naarmate een bedrijf groeit. MKB’s moeten vaak heel strategisch omgaan met hun IT-budget, en het minimaliseren van doorlopende operationele kosten zonder in te boeten op functionaliteit is een groot voordeel.
Bovendien betekent deze kostenefficiëntie geen concessies doen aan samenwerkingsmogelijkheden of beveiliging. Bedrijven profiteren nog steeds van realtime documentbewerking, toegangscontrole en naadloze integratie met andere Synology-oplossingen, terwijl ze volledige controle over hun data en infrastructuur behouden.
Kortom, hoe groter het bedrijf, hoe groter de langetermijnbesparingen, waardoor Synology Office een ideale keuze is voor MKB’s en middelgrote bedrijven die enterprise-grade tools willen zonder de bijbehorende abonnementskosten.
Welke nieuwe functies of verbeteringen zijn recentelijk geïntroduceerd in Synology Office, en hoe profiteren MKB’s hiervan?
Onlangs hebben we een flexibeler en intelligenter samenwerkingsplatform ontwikkeld. We hebben de Synology Office Suite API gelanceerd om meer mogelijkheden voor ondernemingen te creëren. Een voorbeeld van IT-implementatie binnen ons bedrijf is dat nieuwe medewerkers vroeger handmatig gedeelde mailboxen, labels, e-mailbeleid, enz. moesten instellen in MailPlus volgens de wensen van hun supervisors. Na integratie van de MailPlus API met het medewerkersysteem wordt dit nu automatisch gedaan. Het past automatisch het beleid van die afdeling toe.
Naast het uitbrengen van onze API hebben we ook een generatieve AI-integratie officieel gelanceerd om de productiviteit voor ondernemingen in de toekomst te verbeteren. Synology richt zich op drie kernfunctionaliteiten die het meest praktisch zijn voor gebruikers en het belangrijkst voor IT:
Allereerst verbeterde productiviteit. We bieden een AI-schrijfhulp die contentcreatie versnelt, zodat marketeers teksten kunnen genereren zonder helemaal opnieuw te moeten beginnen. Deze tool integreert direct met de Synology Office Suite, waardoor tijd wordt bespaard omdat je niet hoeft te wisselen tussen platforms. Je kunt AI-schrijvers in Documents gebruiken om outlines te maken, te verfijnen, in te korten of zelfs de toon aan te passen. Taken die vroeger 30 minuten duurden, kunnen nu in één minuut worden uitgevoerd.
Daarnaast kan AI in MailPlus helpen met het opstellen van e-mails, bewerken van content, vertalen en meer, wat de efficiëntie van e-mailcommunicatie aanzienlijk verbetert. MailPlus ondersteunt ook AI-samenvattingen: je kunt kiezen dat AI alle e-mails samenvat in één zin, of een precieze of gedetailleerde inhoud maakt op basis van de belangrijkheid van de e-mail. Zo kun je snel de kernboodschap begrijpen, tijd besparen en de werk efficiëntie verhogen.
Om de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van AI-gegenereerde content verder te verhogen, bieden we geavanceerde RAG-technologie (Retrieval-Augmented Generation). Dit stelt AI in staat om toegang te krijgen tot en te verwijzen naar geverifieerde, actuele informatie rechtstreeks uit de NAS van het bedrijf, die fungeert als een veilige, gecentraliseerde kennisbasis voor AI-toepassingen.
Tot slot, en zeer belangrijk voor IT-beveiliging, is de aanpak van Shadow AI. Om het risico van Shadow AI te verkleinen, hebben we de Synology AI Console gelanceerd. Om te voorkomen dat medewerkers ongeautoriseerde AI-tools gebruiken, bieden we een selectie van de meest gebruikte AI-modellen aan, waaronder OpenAI, Azure OpenAI en Google Gemini. Dit stelt bedrijven in staat om te voorkomen dat werknemers persoonlijke AI-tools gebruiken. De AI Console vereenvoudigt ook het beheer van AI-gebruiksrechten per app, afdeling en individuele medewerker. Om cybersecurity te versterken, kunnen er instellingen worden toegepast voor de-identificatie om het risico van het lekken van vertrouwelijke gegevens effectief te verminderen.
Dit is een ingezonden bijdrage van Synology. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.