AI ontwikkelt razendsnel, maar medewerkers gebruiken de technologie steeds vaker op manieren die risico’s voor organisaties opleveren. Uit onderzoek van Gartner blijkt dat het gebruik van technologie buiten de controle van IT hard toeneemt: naar verwachting zal in 2027 zo’n 75% van de werknemers gebruikmaken van niet-goedgekeurde publieke GenAI-tools. Daarmee groeit het risico op shadow AI en alle problemen die daarbij horen.
Shadow AI verwijst naar het ongeautoriseerd of ad-hoc gebruik van AI-tools binnen een organisatie, vaak buiten IT-governance om. Dit brengt risico’s met zich mee op het gebied van veiligheid, privacy en compliance. Vooral op plekken waar corporate tools minder gebruiksvriendelijk zijn, neemt shadow AI sterk toe.
Veel bestuurders denken dat shadow AI ontstaat doordat medewerkers bewust regels overtreden of willen experimenteren met nieuwe technologie. Dat is te simpel gedacht. Shadow AI ontstaat vooral wanneer mensen oplossingen zoeken die wél werken als de officiële technologie tekortschiet. Daarom blokkeren veel organisaties bepaalde tools of houden ze medewerkers strak in de gaten. Maar blokkeren of controleren werkt zelden écht. In een AI-gedreven organisatie draait volwassen gebruik niet om toezicht, maar om vertrouwen.
Het draait om vertrouwen
Om vertrouwen te creëren is het belangrijk dat organisaties rekening houden met drie kernaspecten. Ten eerste moeten zij zorgen voor transparantie en duidelijke governance. Medewerkers moeten precies weten welke regels gelden, waarom die er zijn en hoe hun gegevens worden beschermd. Maar het gaat verder dan regels alleen. Ze moeten ook begrijpen hoe AI-systemen werken en welke beslissingen ze ondersteunen. Door open te zijn over algoritmes, datagebruik en mogelijke risico’s ontstaat begrip en dus vertrouwen. Onduidelijkheid hierover is een voedingsbodem voor shadow AI.
Daarnaast is praktische training onmisbaar. AI is inmiddels onderdeel van het dagelijks werk. Uit het 2025 Work Trend Index van Microsoft en LinkedIn blijkt dat twee derde van de leiders en vier op de tien medewerkers meerdere keren per week generative AI gebruiken. IT moet daarom continu duidelijk maken hoe, wanneer en met welke tools medewerkers AI veilig kunnen gebruiken. Dat vraagt om meer dan theoretische uitleg of standaard e-learning. Effectieve training geeft concrete voorbeelden, laat gevolgen van misbruik zien en biedt ruimte om veilig te experimenteren. Pas dan kiezen medewerkers voor de officiële tools in plaats van eigen oplossingen.
Ten slotte is een uitstekende gebruikerservaring onmisbaar. Trage, onduidelijke of omslachtige AI-oplossingen winnen het nooit van persoonlijke alternatieven. Organisaties moeten investeren in systemen die krachtig én eenvoudig te gebruiken zijn. Denk aan heldere interfaces, goede integratie met bestaande workflows en snelle toegang tot relevante data. Een betrouwbaar, efficiënt en gebruiksvriendelijk systeem is het beste middel tegen shadow AI.
Van vertrouwenskloof naar een sterke digitale organisatie
Kortom, een effectieve AI-strategie werkt alleen als mensen begrijpen hoe de technologie werkt, erop vertrouwen en actief meedoen aan verantwoord gebruik. Iedere organisatie is anders, maar het doel blijft hetzelfde: de voordelen van AI benutten, zoals snelheid, creativiteit en efficiëntie, terwijl de risico’s beheersbaar blijven.
Leiders moeten daarbij één ding erkennen: de grootste kwetsbaarheid in het AI-tijdperk is niet de technologie, maar het gebrek aan vertrouwen. Shadow AI ontstaat zodra dat vertrouwen wegvalt. Wie die kloof weet te dichten met openheid, bescherming en een sterke gebruikerservaring, bouwt aan een digitale organisatie die klaar is voor de toekomst.
Erol Çakular, Director, Global Specialty Sales, Dell Technologies Benelux