Wat is Microsoft Teams Phone en wat zijn de voordelen?

Wat is Microsoft Teams Phone en wat zijn de voordelen?

Voor de komst van het internet bood bellen de snelste connectiviteit tussen collega’s. Ook nu heeft telefonisch contact nog voordelen die andere digitale middelen niet bezitten. Microsoft Teams Phone integreert de telefoon in je digitale werkplek. Maar hoe? Hieronder gaan we daarop in.

Microsoft Teams Phone draait bovenal om het wegnemen van frictie. In plaats van alleen traditionele telefonie werkt Teams Phone ook via het internet. Het is volledig geïntegreerd in de reguliere Microsoft Teams-applicatie. Desondanks zijn gebruikers bereikbaar op hun normale telefoonnummer, dat ze indien gewenst kunnen afschermen van anderen voor het bewaken van privacy. Voor IT-teams is deze integratie een groot voordeel, aangezien men voor connectiviteit simpelweg Teams kan gebruiken voor alle communicatie binnen een organisatie.

Dit wordt mogelijk gemaakt door het zogeheten Operator Connect PSTN (Public Switched Telephone Network). Teams-admins kunnen in de beheerconsole operators zoals Odido toevoegen en verbinden met het telefoonnetwerk van deze telco. Er is te verbinden met meerdere operators voor online bellen. In Nederland is Odido echter de enige aanbieder met een volledige integratie van Microsoft Teams Phone Mobile.

Van belletje naar call

Teams Phone bevindt zich binnen het Microsoft 365-aanbod, met een aantal voordelen ten opzichte van “gewoon” bellen. Zo zijn gebruikers in staat hun telefoongesprek om te zetten naar een videocall, bijvoorbeeld als collega’s een presentatie willen bespreken. Daarnaast zijn telefoongesprekken te plannen in dezelfde kalender als waar de Teams-videovergaderingen belanden. De beschikbaarheid van een medewerker verandert dus zowel wanneer men een call ingaat als wanneer men aan het telefoneren is met Teams Phone. Het voorkomt onduidelijkheid over de status van een werknemer: ze zijn wel of niet aan het bellen of in een call, dat maakt voor de app niet uit.

Net als andere Microsoft-oplossingen bevat Teams Phone een diepe integratie van Copilot. In deze context resulteert dat in samenvattingen van gesprekken en suggesties voor actiepunten. Dit is mogelijk ongeacht het apparaat dat in gebruik is. Tevens is Teams breder dan bellen of videovergaderen, met mogelijkheden om te chatten of taken te automatiseren zoals het plannen van meetings.

Voor de directie van een organisatie is deze opzet op verschillende manieren voordelig. Allereerst kost het veel minder om te telefoneren via het internet; een vaste telefoonlijn is niet meer noodzakelijk. Wie overstapt van een on-prem oplossing, is af van het moeten beheren hiervan. Ook zijn er minder apps nodig, een groot voordeel voor het personeel. Dat helpt de productiviteit aanzienlijk; zeven op de tien werknemers heeft namelijk last van het moeten schakelen tussen applicaties, wat met Teams Phone niet meer nodig is voor communicatie. Of het nu Word, Excel, PowerBI of Teams is, het blijft binnen het Microsoft 365-ecosysteem.

Telefonie voor de toekomst

Feitelijk wordt Microsoft Teams met deze oplossing een nieuwe soort telefooncentrale. Om dit te integreren bij bedrijven, is er eerst een assessment nodig. De daadwerkelijke inrichting van een managed implementatie gaat over veel schijven. Zo zoekt Odido dit regelmatig uit voor klanten, met Communicativ en Purple als gespecialiseerde partners. Zij helpen organisaties samen met Odido om klantcontact, Teams-vergaderruimtes, migraties en het beheer van IT-infrastructuur te regelen.

Lees ook: Odido Business lanceert Microsoft Teams Phone Mobile als enige in Nederland