Recent hadden we Umair Chaudhry, Country Manager van Kyocera Document Solutions Nederland, in de studio om een serie van drie video’s op te nemen. Het thema van de serie: Minder printen is de toekomst. Wellicht wat vreemd om uit de mond van iemand van Kyocera te horen, maar daar zit wel degelijk een idee achter.
Kyocera ziet elektronische documenten en dossiers voor zichzelf en voor organisaties als de toekomst. Dat biedt veel voordelen, volgens het bedrijf: organisaties worden er veiliger van, kunnen meer automatiseren en kunnen stappen zetten op het gebied van duurzaamheid.
Documenten zijn er in meerdere vormen
Voor we ingaan op de verschillende thema’s die we hierboven benoemen en de daarbij behorende video’s, is het goed om de verschillende soorten documenten nog even scherp te hebben. Dat is namelijk een rode draad in alle drie de conversaties. Er zijn fysieke documenten (die je dus print, inscant en kopieert), digitale documenten (de ingescande pdf-bestanden) en elektronische documenten.
Met name het verschil tussen digitaal en elektronisch is wellicht niet helemaal duidelijk. Om dit verschil aan te geven, gebruikt Chaudhry het voorbeeld van een bankafschrift. “Vroeger kreeg je een bankafschrift binnen per post. Later werd het digitaal: je kreeg een e-mail met een PDF-bijlage. Maar vandaag de dag hebben we een bankier-app op onze telefoon. Die is real-time actueel en volledig geautomatiseerd, zonder menselijke handelingen. Dat is een elektronisch document.”
Drie gesprekken, drie thema’s
Om de inhoud van ons gesprek met Chaudhry zo doelgericht mogelijk te presenteren, hebben we het volledige gesprek in drie delen geknipt. Elk van die delen gaat in op een van de drie bovenstaande thema’s. We beginnen met security en gaan via het optimaliseren van werkprocessen en optimaliseren naar duurzaamheid.
Deel 1: Meer elektronische dossiers betekent meer security
In de eerste video gaan we met Chaudhry in op de meerwaarde van minder printen voor de security van organisaties. Elektronische documenten zijn namelijk veel eenvoudiger te beveiligen dan fysieke printjes of scans van documenten. Er is veel meer mogelijk op het gebied van toegangsrechten. Als we kijken naar bijvoorbeeld audits en wet- en regelgeving zoals de AVG en NIS2, bieden elektronische documenten ook de nodige voordelen ten opzichte van andere varianten.
Deel 2: Elektronische documenten versnellen organisaties
De tweede van drie video’s gaat over wat elektronische documenten kunnen betekenen voor hoe organisaties hun processen inrichten, onder andere door de documenten via de cloud beschikbaar te stellen. Ze bieden namelijk mogelijkheden die je met andere documenttypen zoals fysieke documenten of digitale documenten (bijvoorbeeld een pdf) niet hebt. Samen met Umair Chaudhry, Country Manager Kyocera Document Solutions Nederland, bespreken we de voordelen die hij ziet. Denk aan zaken zoals het overal beschikbaar hebben van de informatie uit de documenten dankzij de beschikbaarheid in de cloud. Daarnaast kan het tempo van afhandeling binnen processen omhoog en kan er meer geautomatiseerd worden.
Deel 3: Duurzame bedrijven stappen over van printen naar elektronische documenten
In deze derde en laatste video van de serie gaan we in op de wellicht meest voor de hand liggende meerwaarde die minder printen biedt: duurzamer ondernemen. Organisaties die hun voetafdruk naar beneden willen krijgen, doen er goed aan kritisch naar het printgedrag te kijken. Printers worden weliswaar steeds zuiniger (en verbruiken objectief gezien weinig energie), het maken, vervoeren en gebruiken ervan zorgt voor een impact die niet meer per se nodig is nu elektronische documenten ook een optie zijn. Dat scheelt niet alleen in vervuiling en bomenkap, organisaties kunnen ook hun gebouwen efficiënter inrichten als er niet overal printers en multifunctionals staan.
Meerdere redenen om minder te gaan printen
Al met al zijn er meerdere goede redenen voor organisaties om kritisch te kijken naar printing, printers en het gedrag van medewerkers eromheen. Wat Chaudhry en Kyocera betreft ligt de toekomst van document management overduidelijk niet in betere printers en multifunctionals. Deze ligt wel in het elimineren van documenten zoals we die heel lang hebben gekend. Dat zal niet altijd een eenvoudige klus zijn, maar het moet wel gebeuren.
Door bedrijfsprocessen te automatiseren en van papier via digitaal naar elektronisch te gaan, kunnen organisaties op meerdere vlakken winst boeken. Denk aan een hogere productiviteit en snelheid, aanzienlijke kostenbesparingen, betere security en compliance, minder fouten en meer inzicht in processen en in het geheel een duurzamere bedrijfsvoering. Het is voor organisaties die aan de slag willen met de transitie waar we het in ons gesprek met Chaudhry over hebben nu vooral zaak om te kijken waar in de transitie ze zich bevinden.
Lees en luister/kijk ook: Kyocera wil dat bedrijven minder printen en meer waarde uit documenten halen