Kyocera’s softwarestrategie krijgt vorm met introductie GO Kyocera

Print management en document management in de cloud moeten zowel voor partners als eindgebruikers voordelen opleveren.

In ons gesprek met Peter Kremer van Kyocera Document Solutions (vanaf hier Kyocera), ongeveer een half jaar geleden, hadden we het over de ontwikkeling van Kyocera richting een IT-dienstverlener. Een belangrijk onderdeel van deze verandering is dat Kyocera zich steeds meer richt op het ontwikkelen en aan de man brengen van software.

We hadden het in dat artikel onder andere over enkele van de softwarediensten die het bedrijf ontwikkelt en aanbiedt aan partners en klanten. Om hier nog iets meer over te weten te komen, hebben we recent met Mark Rövekamp gesproken. Hij houdt zich als productmanager binnen Kyocera bezig met de ontwikkelingen op het gebied van software en diensten. Hij is uiteindelijk verantwoordelijk voor dit portfolio.

Go Kyocera

De directe aanleiding voor dit gesprek is de introductie van GO Kyocera. In principe is GO Kyocera niets tastbaars. Dat wil zeggen, “het is geen product, maar een concept”, geeft Rövekamp aan. GO Kyocera bestaat uit twee door Kyocera ontwikkelde SaaS-oplossingen. Met het GO Kyocera-concept richt Kyocera zich met name op MKB-bedrijven die de stap willen maken naar digitalisering in de cloud. Het gaat hierbij specifiek om Kyocera Cloud Print & Scan en Kyocera Cloud Information Manager. We zullen deze twee producten vanaf hier voor het gemak aanduiden als KCPS en KCIM.

KCPS is een print managementoplossing. Hierbij draait het om de gebruikelijke zaken die een rol spelen bij printen en scannen. Denk hierbij aan beveiligd printen, rapportages maken, quota’s instellen en dergelijke. KCIM is een DMS, oftewel een Document Management System. Daarbij gaat het om opslag in de cloud. Het doel van KCIM is om processen rondom documenten te optimaliseren. Denk daarbij aan het borgen van de veiligheid en beschikbaarheid ervan, maar ook over de retentie. Je kunt via KCIM ook documenten aan bepaalde workflows koppelen.

De overeenkomst tussen KCPS en KCIM is dat het beide clouddiensten zijn. Het idee van Kyocera met GO Kyocera is dat dit het eenvoudiger maakt om deze diensten gezamenlijk aan te bieden. Je kunt ze in principe prima los van elkaar afnemen. Dat is echter niet de bedoeling van GO Kyocera. Met dit concept wil Kyocera de meerwaarde van de combinatie van de twee diensten laten zien. Die is er namelijk zeker. Toch heeft het er niet voor gekozen om beide onderdelen als een enkel product aan te bieden. We komen hier verderop in het artikel nog even op terug. We gaan nu eerst kort in op de unieke kenmerken van beide onderdelen.

Kyocera Cloud Print and Scan

In principe is KCPS tamelijk rechttoe-rechtaan. “Het is een print managementoplossing, niet meer, niet minder”, stelt Rövekamp. Het doet ook alles wat je van een dergelijke oplossing mag verwachten. Het koppelt gebruikers aan printers en multifunctionals en doet dat binnen de door een beheerder ingestelde rechten. Veel meer is het niet. KCPS is gekoppeld aan de machines van Kyocera.

Toch doen we KCPS hiermee tekort. Er zit namelijk wel een uniek facet aan KCPS. “De meeste print managementoplossingen in de cloud houden toch nog het nodige on-prem”, legt Rövekamp uit. Hij doelt hier expliciet op spooling, kort door de bocht de wachtrij van documenten die geprint moeten worden. Dat vindt bij veel andere oplossingen toch nog ergens on-prem plaats. Op de printer of een pc/server elders in het netwerk. Dat is dus geen echte clouddienst. Bij KCPS is dit wel het geval.

Het grote voordeel van echte cloudspooling is dat je (eenvoudig) overal vandaan kan printen. Dat is niet het geval als je dit nog lokaal doet. Met KCPS kun je er overigens ook voor kiezen om spooling on-prem te doen, voegt hij toe. Dat is in sommige omgevingen verplicht vanwege wet- en regelgeving. Ook die partijen doen het verdere beheer wel in de cloud, alleen houden ze de documenten te allen tijde on-prem. Volgens Rövekamp is KCPS van Kyocera “een van de weinige, zo niet de enige van de mainstreamoplossingen die dit biedt”.

Kyocera Cloud Information Manager

KCIM is evenals een KCPS een clouddienst, zoals al aangehaald. Het richt zich op de opslag van documenten in de cloud. Het is een DMS, maar wel eentje die vooralsnog is gericht op wat kleinere organisaties, het MKB, of een afdeling van een enterprise, voegt Rövekamp hieraan toe. “Het is geen full-blown Content Management System gericht op enterprise.” KCIM is volledige onafhankelijk van de onderliggende infrastructuur. Je hoeft dus geen Kyocera-printers of -multifunctionals te hebben om het te kunnen gebruiken.

De focus van KCIM ligt dan weliswaar op de wat kleinere organisaties of delen van grotere organisaties, dit betekent niet dat dit zo blijft. Er is zeker een grote groeiambitie en er komen maandelijks features bij, horen we van Rövekamp. Bij introductie zit digitaal ondertekenen bijvoorbeeld al wel in KCIM. “Dit jaar volgt ook zeker nog de mogelijkheid om workflowdiagrammen te maken”, geeft hij aan. Hiermee kun je complexe workflowstructuren creëren op documentniveau. Denk hierbij aan het goedkeuringstraject rondom een document.

In ons eerdere artikel haalden we ook al een interessante toepassing aan van KCIM. Je kunt het gebruiken om dingen weg te schrijven naar systemen waar de gebruiker van een specifieke applicatie of de applicatie zelf geen rechten of account voor heeft. Een binnenkomende boeking meteen in SAP registreren bijvoorbeeld, of een buddy in de gezondheidszorg die iets in een gezondheidsapplicatie kan zetten zonder daar toegang toe te hebben. Het gaat eerst door de software van Kyocera heen, die zorgt ervoor dat het op de juiste plaats terechtkomt. Deze manier van afstand creëren tussen gebruikers en applicaties/systemen/databases heeft ook als voordeel dat het veiliger is voor de organisatie. Er zijn immers minder mensen nodig met toegang tot deze omgevingen.

Een partij zoals Kyocera, dat niet voor niets het woord Document in haar volledige naam heeft staan, is daadwerkelijk alleen bezig met documenten en hoe deze door een organisatie heengaan. Dat maakt dat het ideaal gepositioneerd is om een dienst zoals KCIM aan te bieden. Of de uitvoering ook aan de verwachtingen voldoet, kunnen we uiteraard niet beoordelen en zal de toekomst moeten uitwijzen. Maar als je vooraf een partij aan zou mogen wijzen die een dienst zoals KCIM goed in kan richten, dan zou Kyocera sowieso hoog op het lijstje staan. Rövekamp benadrukt tijdens het gesprek ook meerdere keren dat Kyocera er vol voor gaat en dat er iedere paar maanden nieuwe features komen.

Waarom GO Kyocera?

En zo komen we weer terug bij het centrale thema van dit artikel, GO Kyocera. Waarom heeft men bij Kyocera bedacht dat KCPS en KCIM gezamenlijk een goede propositie richting de markt is? Het had ook prima beide diensten afzonderlijk bij haar partners kunnen aanbieden, die het vervolgens in de markt zetten. Of, als het zo met elkaar verweven is, waarom zetten ze het dan niet als een enkel product in de markt?

Als antwoord op de tweede vraag hierboven geeft Rövekamp aan dat ze dit wel hebben overwogen, maar uiteindelijk toch de beslissing hebben genomen om KCPS en KCIM separaat te positioneren. De voornaamste reden hiervoor is simpel, geeft hij aan: “We kunnen en willen een klant niets opleggen.” KCPS en dan met name beveiligd printen is iets waar geen enkele organisatie meer omheen kan. “Dat moet iedere organisatie hebben”, vat hij het samen. Met een DMS in de cloud ligt dat toch anders. Er zijn nog behoorlijk wat organisaties die hier nog niet aan toe zijn, of het simpelweg niet mogen. Hij ziet overigens wel dat steeds meer organisaties die overstap willen maken.

Documentveiligheid van begin tot eind

KCPS en KCIM mogen op het eerste gezicht wellicht duidelijk anders zijn en daarom ook separaat in het GO Kyocera-concept opgenomen zijn, er zit echter wel degelijk iets gemeenschappelijks in beide diensten. Rövekamp heeft het over “een mooie boodschap in de combinatie van de twee diensten”, die GO Kyocera een logisch concept en gezamenlijke propositie maakt. Aan beide kanten zit namelijk een sterke focus op documentveiligheid, geeft hij aan. Bij KCPS is dat met beveiligd printen voor de hand liggend, maar de opslag en retrieval in de cloud binnen KCIM gebeurt ook op een zeer veilige manier. Daarnaast is het ook zo dat een centraal DMS in de cloud altijd beter en veiliger is dan het oneigenlijke gebruik van allerlei on-prem-systemen als DMS. Je kunt er in ieder geval centraal zaken zoals governance en rechtenbeheer veel beter mee inrichten, evenals versiebeheer.

Documentveiligheid is met name voor het MKB op dit moment een groot hoofdpijndossier. Met GO Kyocera kunnen de partners van Kyocera hier grote stappen zetten. Als eindgebruiker heb je echter ook significante voordelen van een dergelijk gezamenlijk aanbod. Daarbij gaat het overigens niet alleen om documentveiligheid op het gebied van printen en opslaan, maar ook over het verwijderen van documenten. Dat is ook steeds belangrijker tegenwoordig. Vandaar ook dat Rövekamp het heeft over een “veilige omgeving van begin tot eind”. Zoals we hierboven al aangaven, de praktijk zal moeten uitwijzen of deze veilige omgeving partners en eindgebruikers gaat overtuigen. Conceptueel klopt het verhaal in ieder geval als een bus. En het wordt alleen maar beter met iedere driemaandelijkse update, volgens Rövekamp. Dat belooft dus nog wat richting de toekomst. Via de Go Kyocera-pagina kun je die ook zelf blijven volgen trouwens.