Modernisering betekent het einde voor traditionele outsourcing

Abonneer je gratis op Techzine!

Digitalisering is voor veel bedrijven een belangrijke doelstelling. Echter is de weg naar digitalisering meestal een hobbelige reis met veel ups en downs. Organisaties krijgen immers te maken met veel nieuwe ingewikkelde technologie waar ze niet bekend mee zijn zoals: continue integratie, de Cloud, kunstmatige intelligentie, robotica en de blockchain. Daarbovenop kunnen organisaties ook eenvoudig verdwalen in hun digitale reis vanwege een verkeerde focus, verkeerde aannames, verkeerde doelen of verkeerde middelen. Veel organisaties die niet over deze kennis beschikken, proberen om hun digitale transformatie te outsourcen. Echter zorgt outsourcing vaak voor grote problemen bij organisaties omdat modernisering meer vraagt dan alleen nieuwe technologie. Het gaat namelijk ook over het bevorderen van cultuur als je een succesvolle digitale transformatie wilt doormaken.

Regie behouden en cultuur koesteren

De digitale revolutie is steeds meer een culturele revolutie. In de praktijk blijkt dat de menselijke omgang binnen organisaties zeker net zo belangrijk is bij nieuwe innovaties en technologische veranderingen. Denk hierbij aan de vele peperdure implementaties die als gevolg van interne weerstand zijn mislukt. In het huidige landschap, waarin technologie aan de basis van iedere nieuwe innovatie of nieuw proces staat, is cultuur alleen maar belangrijker geworden. Als organisaties vervolgens hun digitalisering uitbesteden aan derde partijen dan kan dit zorgen voor problemen. Met name miscommunicatie, culturele verschillen en te weinig focus op klantwaarde zijn de grootste problemen die ondernemingen ondervinden bij outsourcen. Het is daarom belangrijk dat bedrijven hun digitale assets in eigen regie houden en kiezen voor een andere soort vorm van uitbesteden indien ze de kennis voor digitalisering niet in huis hebben.

Een nieuwe vorm van uitbesteding die steeds meer bedrijven toepassen is virtuele insourcing. In dit geval worden bedrijfsactiviteiten niet voor een korte tijd buitenshuis uitbesteed, maar door derde partijen binnenshuis virtueel uitgevoerd over een lange periode. Bij virtuele insourcing gaat het om het uitvoeren van processen waarvoor specialisten nodig zijn. Deze specialisten worden door organisaties binnengehaald om tijdelijk werk te leveren of bestaand personeel op te leiden om de taken uit te voeren die anders zouden worden geoutsourcet. Meestal gebeurt dit virtueel omdat in Nederland te weinig specialisten zijn of in het buitenland beter personeel te vinden is. Een voorbeeld hiervan is het inhuren van een developer die technische handleidingen schrijft voor complexe systemen. Deze handleidingen worden vervolgens door ander personeel gebruikt. Op deze manier heeft een bedrijf de regie en controle zelf in handen. Doordat deze specialisten bij klanten voor een langdurige periode, al dan niet virtueel, werken kunnen ze zich vaker beter inleven in de cultuur van het bedrijf, meer klantwaarde realiseren en succesvol moderniseren.

Gebalanceerd uitbesteden met insourcing

Om virtuele insourcing goed te laten verlopen, is er uiteraard wel een juiste strategie nodig. Om dit te realiseren is het belangrijk om rekening te houden met enkele factoren. Ten eerste is het belangrijk om verwachtingen te scheppen binnen de organisatie. Het moet voor iedereen duidelijk zijn wat er kan worden bereikt met insourcing. Zorg ervoor dat de strategie gekoppeld is aan iets wat medewerkers motiveert. Denk hierbij aan het aankondigen van nieuwe technologieën om bijvoorbeeld eenvoudiger klanten te vinden of dingen beter te maken. Op deze manier zullen medewerkers enthousiast worden en zich meer inzetten voor de verandering. Als medewerkers daadwerkelijk zien dat een verandering succes brengt, zal deze eerder de waarde van virtuele insourcing waarderen.

Tref daarnaast voorbereidingen voor het dagelijks contact met de specialisten. Op deze manier weet iedereen binnen de organisatie hoe ze de specialist kunnen bereiken. Met de juiste set tools kunnen teams goed samenwerken en tegelijkertijd werken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een virtuele whiteboard-tool waarmee gebruikers kunnen samenwerken aan activiteiten om roadmaps en doelen uit te werken. Andere tools, zoals Slack, zijn perfect voor het managen van teams en individuele projecten. Daarnaast zijn online meetings belangrijk om het ​gevoel van vertrouwen en verbinding binnen het team te behouden. Aan de andere kant kan het enorm vermoeiend zijn om de hele dag op afstand te communiceren, het is daarom belangrijk om regelmatig pauzes te nemen en medewerkers taken te geven waar ze zelfstandig aan kunnen werken. Daarnaast doen teamleden er goed aan om aan te geven wanneer ze niet gestoord willen worden, zodat ze zich kunnen focussen op hun werk.

Een voordeel van virtueel insourcen is dat je kunt samenwerken met de beste specialisten overal ter wereld. Echter als je werkt op afstand in verschillende tijdszones is het vaak lastig om acht uur aan één stuk door te werken en productief te blijven. Het is daarom belangrijk om werk goed in te plannen. Op deze manier kan er tijdens de overlappende uren worden samengewerkt en beslissingen worden gemaakt. Stimuleer daarnaast ook agile werken om internationale teams beter te laten samenwerken. Bij agile werken vormen werknemers zelfsturende teams, die bij elk project of opdracht veranderen van samenstelling. Het voordeel is dat de lijntjes kort blijven en dat de prestaties transparant zijn, zodat er meteen feedback gegeven kan worden en verbeteringen kunnen worden doorgevoerd.

Voor een prettige cultuur is het belangrijk om gelijkheid op de werkvloer te creëren. Het is daarom verstandig om geinsourced personeel dezelfde behandeling te geven als andere medewerkers. Neem ze op in de interne processen van de organisatie en geef ze toegang tot dezelfde informatie en bronnen (hardware en software). Daarnaast is het belangrijk om waardering uit te spreken wanneer specialisten vooruitgang en toewijding tonen. Dit kan zo simpel zijn als het verzenden van een bericht om hun inspanningen te erkennen. Het tonen van waardering is een effectieve motivator op de werkvloer en moedigt medewerkers aan om deadlines te blijven halen en kwalitatief hoogstaand werk te leveren.

Kortom, modernisering betekent het einde voor traditionele outsourcing omdat digitale assets te belangrijk zijn om de continuïteit van bedrijven te waarborgen. Als bedrijven hun digitalisering willen uitbesteden zullen ze eerst een plan moeten hebben om hun cultuur op de voorgrond te plaatsen. Door virtuele insourcing op een goede manier toe te passen kunnen ze de regie in eigen hand houden, de mens centraal stellen en hun cultuur behouden. Hierdoor zijn bedrijven, die hun digitalisering uitbesteden, in staat om hun modernisering tot een succes te maken.

Dit is een ingezonden bijdrage van Frank Korf, co-founder en CEO bij WorldEmp. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.