Het installeren en configureren van Office en Outlook

Om alle werknemers gebruik te laten maken van Office 365 moeten zij om te beginnen het Office 2016-pakket installeren. Dat is zeker niet ingewikkeld. Bedrijven die beschikken over een groot netwerk met een Active Directory en de mogelijkheid om de applicaties gewoon uit te rollen via een Deploy Service, kunnen deze stap overigens grotendeels overslaan. Voor hen is dit een eitje, voor bedrijven waarbij de werknemers zelf Office 2016 even moeten downloaden en installeren, is deze handleiding wel handig. Om Office 2016 te installeren ga je eerst naar de website van Office, in de meegeleverde link word je direct doorverwezen naar het inlogscherm. Wel zo handig. Vervolgens vul je de accountgegevens in van Office 2016. Dit is voor elke werknemer anders. Bijvoorbeeld jan@bedrijfsnaam.nl met bijbehorend wachtwoord. Na het inloggen verschijnt er een overzichtspagina en kan je aan de linkerkant op “Installatiestatus” te klikken. Hier kan je zien op welke apparaten je allemaal Office 2016 hebt geïnstalleerd en naar wens kan je deze deactiveren, ook kan je op installeren klikken, waarbij je op deze pagina uitkomt. Op deze pagina kan je Office 2016 downloaden. Via de knop installeren onderaan de pagina wordt er een kleine applicatie gedownload, deze moet je vervolgens openen en uitvoeren. Vanaf dit punt gaat de installatie volledig automatisch, er worden nog de nodige bestanden gedownload, maar uiteindelijk hoef je nu niets meer te doen, behalve wachten. Afhankelijk van de internetsnelheid kan het snel gaan, maar ook even op zich laten wachten. Als het installeren is afgerond zijn alle standaard Office-applicaties geïnstalleerd, Word, Excel, Powerpoint, Outlook, OneNote, Publisher en Skype for Business.

Configureren van Outlook

Daarmee kan nu weliswaar gewerkt worden met het Office-pakket, voor Outlook moet nog wel de e-mailaccount van de werknemer worden geconfigureerd. Dit is zeer eenvoudig in een aantal stappen te doen, waarvan de eerste het opstarten van Outlook is. Druk op start, type: “Outlook”, vervolgens zal de Outlook-applicatie worden getoond en kan met een klik of door op enter te drukken te applicatie worden opgestart. Aangezien er nog geen e-mailaccount is geconfigureerd zal Outlook direct openen met een wizard of je een e-mailaccount wil configureren. Om een e-mail-account te configureren kies je bij bovenstaande vraag natuurlijk voor Ja. Vervolgens klik je op volgende. Bij bovenstaand venster vul je je volledige naam in, dit is tevens de afzender-naam van alle e-mails die je verstuurd en die een ontvanger van je e-mail in beeld krijgt te zien. Het is dus verstandig om hier geen rare dingen in te vullen. De meeste mensen vullen gewoon hun naam in, er zijn ook bedrijven die verplichten dat je hier ook de bedrijfsnaam vermeld. Bijvoorbeeld Jan – Bedrijfsnaam.nl. Op deze tweede plek moet je het e-mailadres en tevens de loginnaam van Office 365 invullen, bijvoorbeeld jan@bedrijfsnaam.nl of in mijn geval coen@techzine.nl. Tot slot moet je het wachtwoord invullen dat je hebt gekregen. Als alle DNS-instellingen goed zijn overgenomen tijdens het migreren naar Office 365, hoef je hier niets handmatig in te vullen en kan je nu gewoon op volgende klikken. Vervolgens verschijnt na enige tijd het volgende venster en heb je succesvol je e-mailaccount geconfigureerd. Sommige gebruikers krijgen voor dit laatste scherm nog een popup van Windows om hun wachtwoord nogmaals in te vullen. Dit is voor een betere integratie met Windows 10. Na het klikken op voltooien moet je even wachten tot alles is opgezet en je Outlook ook echt in beeld krijgt met zijn mailbox en agenda. Via soortgelijke stappen kan je trouwens ook de Outlook-applicatie voor iOS en Android op je smartphone installeren. Daarmee kan je ook je e-mail en agenda raadplegen als je onderweg bent. Alles wat je via Office 365 e-mailt of in de agenda plaatst wordt gesynchroniseerd met de server zodat de inhoud op alle apparaten hetzelfde is en je overal over actuele gegevens kan beschikken.