De Belastingdienst zet na jaren wikken en wegen alsnog door met de overstap naar Microsoft 365. Dit ondanks zorgen over de afhankelijkheid van de VS.
Dat laat staatssecretaris Eugène Heijnen van Financiën weten in een brief aan de Kamer. De Microsoft 365-implementatie beperkt zich nadrukkelijk tot kantoorautomatisering. Applicaties voor belastingheffing, -inning en opsporing blijven draaien in het eigen datacenter in Apeldoorn. “Het betreft tevens een aantal beheer- en securityapplicaties”, verduidelijkt de staatssecretaris.
Deze scheiding moet zorgen dat gevoelige belastingdata niet in Amerikaanse handen komt. Gegevens worden uitsluitend verwerkt en opgeslagen in datacenters binnen de Europese Economische Ruimte.
Doorwerken in verouderde omgeving kost tijd
De keuze voor Microsoft 365 ligt al jaren op tafel, maar politieke en maatschappelijke zorgen over cloudafhankelijkheid hielden de beslissing tegen. Staatssecretaris van Financiën schrijft in de brief dat medewerkers nu dagelijks 15 tot 30 minuten verliezen door inefficiënte workarounds in het huidige legacy-systeem.
De Belastingdienst startte in 2021 het programma DBO+M365 om werkplekken te moderniseren. Nieuwe laptops zijn grotendeels uitgerold, maar de kantoorautomatisering draait nog altijd op 13 jaar oude on-premises software. “Het onderhouden van deze omgeving is complex, kostbaar en het op orde houden van de informatiehuishouding is moeilijk”, aldus de brief.
Door de vertraging ontstond een merkwaardige situatie waarbij moderne hardware vastloopt op verouderde software. Medewerkers kunnen niet optimaal samenwerken en hybride werken wordt belemmerd door gebrek aan moderne samenwerkingsfunctionaliteiten.
Europese alternatieven ontbreken nog
De staatssecretaris onderzocht vier scenario’s voordat de definitieve keuze viel. Europese cloudoplossingen kregen de voorkeur vanwege digitale autonomie, maar bieden op afzienbare termijn niet het vereiste niveau van functionaliteit en continuïteit.
Een hybride on-premises Microsoft Exchange-oplossing, vergelijkbaar met SSC-ICT, bleek evenmin haalbaar. Dit zou een geheel nieuwe Microsoft-omgeving vereisen omdat de Belastingdienst geen bestaande basis heeft. Bovendien ontbreekt ruimte in het datacenter en de benodigde stroomvoorziening.
Doorwerken in de huidige omgeving is volgens de staatssecretaris “onwenselijk” vanwege hoge onderhoudskosten, beperkte doorontwikkeling en aanhoudend productiviteitsverlies. Ook dit scenario zou op termijn datacenteruitbreiding vereisen.
Realtime backup als veiligheidsnet
Om continuïteit te garanderen richt de Belastingdienst een realtime backup in buiten de cloudomgeving. Hiermee blijven recente data beschikbaar, ook bij calamiteiten of plotselinge vertrek uit Microsoft 365.
De Belastingdienst heeft een uitgebreide exitstrategie opgesteld voor twee scenario’s. Bij acute problemen valt het systeem terug op een gereduceerde versie van de huidige omgeving. Voor reguliere overstappen naar Europese alternatieven krijgt de organisatie negen maanden om data te migreren.
De staatssecretaris benadrukt dat de overstap conform rijksbrede kaders en Europese wetgeving gebeurt. “Ik onderschrijf de wens om als overheid onze digitale autonomie verder te versterken”, schrijft hij aan de Kamer.
Voor de lange termijn blijft de Belastingdienst Europese initiatieven volgen. Het bedrijf wil als eigenaar van een overheidsdatacenter bijdragen aan een rijksbrede soevereine clouddienst, conform de Nederlandse Digitaliseringsstrategie.
De brief sluit af met erkenning dat de cloudkeuze vragen kan oproepen. “Met behulp van gerichte maatregelen en een uitgewerkte exitstrategie zijn de risico’s voor de continuïteit zoveel mogelijk beperkt”, verzekert de staatssecretaris de Kamer.