Voorkom problemen met WBSO-administratie van ontwikkelaars

Abonneer je gratis op Techzine!

Bedrijven die gebruikmaken van de WBSO moeten hun R&D-uren, -kosten en -uitgaven goed administreren. Deze administratie is niet alleen belangrijk voor de verplichte mededeling in maart, maar ook om te kunnen overhandigen aan RVO bij een controle. Een aantal administratiezaken geen helaas vaak mis, we zetten er enkele op een rij.

Correctie op WBSO-beschikking of boete

Zo belangrijk als een goede WBSO-aanvraag is voor de toekenning van de subsidie, zo belangrijk is de administratie voor de verantwoording achteraf. Elke R&D-medewerker of ontwikkelaar die gebruikmaakt van de regeling moet vanaf de eerste dag de gemaakte R&D-uren goed en tijdig bijhouden, hetzelfde geldt voor de projectvoortgang en kosten- en uitgaven. Deze uren- en projectadministratie is belangrijk, omdat de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland op elk willekeurig moment een controle kan uitvoeren. Als tijdens deze controle blijkt dat deze administratie niet klopt, kan een correctie over de WBSO-beschikking volgen en zelfs een boete worden opgelegd. Om dit te voorkomen, hebben wij de meest voorkomende fouten op een rij gezet met daarbij de oplossing.

Urenadministratie

Wat gaat er fout?
Bedrijven administreren uren van medewerkers die niet op de loonlijst staan (externe inhuur).
De meest eenvoudige oplossing:
Administreer alleen de R&D-uren van medewerkers die daadwerkelijk op de loonlijst staan van de onderneming waar WBSO voor is aangevraagd.

Wat gaat er fout?
Alle projecturen verantwoorden als WBSO-uren en niet alleen de uren die in aanmerking komen.
De meest eenvoudige oplossing:
Niet alle projecturen vallen per definitie onder de WBSO. Let hier dus goed op, en neem bij twijfel contact op met uw consultant.

Projectadministratie

Wat gaat er fout?
De projectadministratie is vaak versnipperd beschikbaar binnen het bedrijf en zit vaak in mailboxen van medewerkers, staat op algemene schijven of tekeningen liggen in bureaulades.
De meest eenvoudige oplossing:
Bundel de projectadministratie en bewaar alle documenten die bij het WBSO-project horen goed bij elkaar. Dus ook e-mails of andere communicatiedocumenten.

Wat gaat er fout?
Alleen eindresultaat opgenomen in administratie, maar niet de documenten van "de weg er naartoe".
De meest eenvoudige oplossing:
Stop ook de voortgangsdocumenten van het project in de administratie. Dit zijn bijvoorbeeld foto’s, tekeningen, kladjes, aantekeningen en gespreksverslagen.

Wat gaat er fout?
Samenwerkende bedrijven (geen fiscale eenheid, bijv. holding en werkmaatschappij of twee buurbedrijven) voegen hun administratie samen.
De meest eenvoudige oplossing:
Als twee bedrijven samen aan een R&D-project werken, moeten beide bedrijven een eigen inhoudelijke projectadministratie bijhouden waaruit hun eigen inbreng blijkt.

Kosten en uitgaven

Wat gaat er fout?
Als er al een totaaloverzicht van de kosten per project is (dit is vaak al een probleem!), zijn het ook nog vaak alle projectkosten. Hierbij is er geen onderscheid gemaakt tussen kosten die wel of niet kwalificeren.
De meest eenvoudige oplossing:
Probeer echt een goed onderscheid te maken tussen de verschillende kostenposten van het project. Niet alle projectkosten die worden gemaakt vallen namelijk per definitie onder de WBSO. Neem bij twijfel contact op met uw consultant.

Doorgeven BSN’s / bepaling uurloon

Wat gaat er fout?
Voor het bepalen van het uurloon voor de WBSO zijn niet de juiste Burgerservicenummers doorgegeven aan RVO. Fouten hierbij zijn:

  • Opgeven van BSN’s van alle medewerkers
  • Opgeven van BSN’s van alle projectmedewerkers (incl. externe inhuur)
  • Opgeven van niet alle S&O-medewerkers over het betreffende jaar (niet volledig)

De meest eenvoudige oplossing:
Geef bij de aanvraag alleen de BSN’s door van de S&O-medewerkers van het aanvraagjaar– 2 door aan RVO. In 2016 gaat het dus om de BSN’s van de R&D-medewerkers uit 2014.  Neem bij twijfel altijd contact op met uw consultant.

Verrekening van de gemaakte WBSO-uren, -kosten en -uitgaven

Wat gaat er fout?
De verrekening van de (correctie-)RDA-beschikking met de aangifte Vpb gaat niet in het juiste tijdvak. Dit komt niet per se aan de orde bij de WBSO-controle, maar kan bij de Belastingdienst wel voor een probleem zorgen.
De meest eenvoudige oplossing:
Lees in dit artikel wat u moet doen met de verrekening van (een correctie-)RDA-beschikking.

Maak gebruik van een WBSO-proefcontrole

Om te voorkomen dat tijdens een aangekondigde fysieke- of deskcontrole van RVO fouten aan het licht komen, is het dus altijd belangrijk dat de WBSO-administratie vanaf het eerste moment in orde is. Voor alle bedrijven die de afgelopen maand WBSO hebben aangevraagd, is dat 1 juli. Als u al een tijdje gebruikmaakt van de WBSO, maar nog geen controle hebt gehad, kan het raadzaam zijn om een proefcontrole te laten uitvoeren. Tijdens deze proefcontrole kunnen wij op elk gewenst moment uw administratie controleren op alle punten die in de officiële controle worden getoetst. Door deze toetsing heeft u de zekerheid dat uw administratie in orde is, en dat u een mogelijke officiële controle zonder vervelende consequenties zult doorstaan.

Dit artikel is een ingezonden bijdrage van een partner; PNO Consultants.