De weg naar S/4HANA: waarom je het best nu al de eerste stappen zet

Abonneer je gratis op Techzine!

Tegen 2027 verwacht SAP dat je ERP-installatie zich ontpopt heeft tot S/4HANA. Een overstap is op termijn onvermijdelijk, al zijn er wel meer redenen om de transitie niet op de lange baan te schuiven. We praten met SAP-specialist Ctac over de motivatie achter een conversie en de zaken waarop je als bedrijf moet letten.

“De coronacrisis en bijhorende lockdown afgelopen maanden zorgden ervoor dat er een blinde vlek ontstond bij heel wat organisaties”, vertelt Natasja van Onckelen, Sales & accountmanager bij Ctac. “Bedrijven schoten in een paniekmodus en moesten verplicht anders gaan werken. Export werd moeilijker, ze moesten klanten op een andere manier benaderen en de contacten met leveranciers veranderden.” In de praktijk betekende de nieuwe realiteit voor velen dat er flink gedigitaliseerd moest worden. “Ironisch genoeg was de reactie van velen om op de pauzeknop te drukken, terwijl de vernieuwingen net toepassingen en moderne infrastructuur vereisen.”

Naderende deadline

Tegen de achtergrond van die aarzelingen kijkt SAP-integratiespecialist Ctac argwanend naar de deadline van 2027. Het is de bedoeling dat bestaande SAP-installaties dan over zijn op S/4HANA. In de praktijk brengt die modernisering heel wat mogelijkheden met zich mee, die perfect beantwoorden aan de realiteit van Covid-19 specifieke en digitale transformatie in het algemeen. Een sterke digitale backbone maakt het immers eenvoudiger om snel in te spelen op veranderingen zoals corona, bijvoorbeeld door klanten digitaal te gaan benaderen. Los van de deadline is digitaliseren dus een goed idee en met de urgentie in het achterhoofd al zeker.

Ctac begeleidt organisaties met de implementatie van S/4HANA. Het bedrijf focust zich op klanten in wholesale, manufacturing, retail en vastgoed. In die vier domeinen heeft Ctac zakelijke expertise waarmee het de vernieuwingen die S/4HANA op papier meebrengt kan vertalen naar concrete business cases. “Algemene verbeteringen kan iedereen zelf opzoeken via Google”, vertelt Johan Looijmans, Directeur Portfolio & Markten bij Ctac. “Wij begrijpen wat ze betekenen en zien welke efficiëntie iemand kan boeken in zijn magazijn, of zien hoe we een MRP-proces (productieplanning) verder kunnen aanscherpen.”

Hakt een bedrijf de knoop door, dan kijkt Ctac eerst naar de achterliggende motivatie van de transitie. Looijmans: “Wil een organisatie overstappen met het oog op de nakende deadline? Of zijn het de nieuwe mogelijkheden die S/4HANA biedt die de doorslag geven?” Op basis van de strategische doelen maakt Ctac een beoordeling op om te zien wat de beste route is om het einddoel te bereiken.

Conversie

“Soms is dat een technische conversie van het bestaande systeem”, verduidelijkt Looijmans, “maar soms is dat niet zo opportuun en kies je best voor een nieuwe implementatie.” De keuze tussen beide opties hangt af van een aantal factoren. “Wat is bijvoorbeeld de staat van het huidige systeem? En hoeveel heb je er in de afgelopen jaren aan toegevoegd? De meeste klanten hebben hun systemen minstens tien jaar en soms zelfs 15 of 20 jaar in dienst. Businessmodellen zijn intussen afgevoerd, technische oplossingen zijn achterhaald en briljante ingevingen groeiden uit tot slechte ideeën.”

Hoe de huidige SAP-implementatie eruitziet, heeft met andere woorden een grote impact op de wenselijkheid van een conversie. Ctac beoordeelt vervolgens de impact van de werking op de zaakvoering. Zelfs een upgrade naar S/4HANA is immers geen sinecure. “Hoelang het hele traject precies duurt, hangt van bedrijf tot bedrijf af”, weet Henk Palsma, Business Consultant bij Ctac. “Bij een grote organisatie spreek je al snel over een traject van meer dan een jaar, maar bij middelgrote ondernemingen mag je aan een zwangerschap denken: negen maanden is een goede indicatie. Bij kleinere ondernemingen lukt het soms zelfs op vier maanden.”

Hoogdringend

Palsma, Looijmans en Van Onckelen verwachten dat de stevige doorlooptijd gecombineerd met de naderende deadline op termijn voor problemen zal zorgen. Van Onckelen: “Veel organisaties kijken momenteel nog de kat uit de boom.” Ze verwijst daarbij naar het ecosysteem van SAP. In sommige landen is dat te krap om alle conversies en nieuwe implementaties tijdig rond te krijgen. Dat zou ook de angst van SAP zelf zijn. De deadline is dan ook verschoven van 2025 naar 2027.

Ctac vreest dat heel wat bedrijven te laat zullen beseffen hoe dringend de transitie is, met alle gevolgen van dien. SAP vaarwel zeggen is bovendien geen optie. Looijmans: “Klanten hebben vijftien jaar geïnvesteerd in SAP-kennis. Hun hele bedrijf is rond dat datamodel gebouwd. Het is niet eenvoudig om even snel een alternatief zoals Oracle te implementeren.” “Bovendien is vrijwel iedereen tevreden met zijn huidige systeem”, vult Palsma aan.

Lenteschoonmaak

Tijdig beslissen is dus de boodschap. Niet alleen om niet in de problemen te komen, maar ook om mee te surfen op de golf van digitalisering en modernisering. In anticipatie kan je zelf al enkele stappen zetten. “Voor we beginnen, doen we een aantal checks over de gezondheid van het systeem”, verduidelijkt Van Onckelen. “Daaruit komen dan enkele elementen die de klant al kan aanpassen. Denk bijvoorbeeld aan het gebouwde maatwerk. Soms is een vlotte overname geen probleem, maar soms moet het omgebouwd worden. Of misschien is het wel overbodig en wordt de functionaliteit intussen gedekt door S/4HANA. In dat geval kan de klant al starten met een grote schoonmaak.”

“Veel klanten werken bovendien al lang met SAP en dat brengt bijna onvermijdelijk inconsistenties in de data met zich mee. Denk onder andere aan klanten en leveranciers die met dubbele benamingen in de database zitten, of slecht afgeronde financiële boekingen. Dat is een probleem, aangezien S/4HANA uit geconsolideerde elementen bestaat. Klanten en leveranciers worden bijvoorbeeld gegroepeerd onder de noemer ‘business partners’, terwijl financiële boekingen op één grote boekrekening worden gecombineerd. “Idealiter zijn alle data opgeschoond en nagekeken vooraleer de conversie start.”

Ideale timing

Uiteindelijk is zo’n grote schoonmaak altijd interessant en al zeker nu. Organisaties die snel een webshop uit de grond stampten of andere digitale manieren vonden om zich tijdens de coronacrisis aan klanten te binden, deden dat immers niet altijd met een gestructureerde back-end in het achterhoofd. Nu het stof is gaan liggen, is het dan ook een goed moment om orde op zaken te stellen.

Misschien leidt die denkoefening alleen al tot de conclusie dat een overstap naar S/4HANA aan de orde is. “Stel dat je nieuwe functionaliteit wil inbouwen”, schetst Van Onckelen. “Doe je dat dan met de oude software? Of is het misschien toch een beter idee om meteen te investeren in de nieuwe versie?”