Goed software asset management begint bij jezelf

Abonneer je gratis op Techzine!

Afgelopen maart publiceerden NL Digital en het CIO Platform de richtlijnen ‘Succesvolle samenwerking leverancier – gebruiker; Op weg naar meer voorspelbaarheid en transparantie in de relatie tussen leveranciers en gebruikers van software’. De twee belangenorganisaties willen hiermee een bijdrage leveren aan het verminderen van wat zij ‘hoogoplopende geschillen en frustraties aan beide kanten van de markt’ noemen. Zij wijzen op het enorme belang van stabiele software voor organisaties en de onrust die er kan ontstaan als softwareleveranciers – vaak zonder nadere aankondigingen – audits starten. De richtlijnen zijn een belangrijke stap, vooral omdat er nu ook vanuit C-level meer oog is voor de cruciale rol van goed software asset management (SAM).

De discussie over licenties is overigens niet nieuw. Zo roerde een groot aantal Nederlandse CIO’s zich in 2019 over de in hun ogen eenzijdige wurgcontracten van de grote softwareleveranciers. Zij noemen de werkwijze van grote beursgenoteerde IT-bedrijven ‘cowboypraktijken’ en ‘extreem klantonvriendelijk’. Het ging toen met name om tussentijdse, eenzijdige aanpassingen in de licentieovereenkomsten. Bijvoorbeeld het, buiten het contract om, aankondigen van een nieuwe telmethode voor het gebruik van software, waardoor de kosten hard oplopen. Deze stevige kritiek is nu uitgemond in de nieuwe richtlijnen, die overigens op dit moment nog puur adviserend zijn.

Tegengestelde belangen

De veelvuldige conflicten over licenties en licentieregels zijn op zich niet heel verrassend. Er is immers altijd spanning tussen klant en leverancier. Een klant wil zo veel mogelijk nut halen uit software tegen een zo laag mogelijke prijs, de leverancier streeft naar een zo hoog mogelijke opbrengst van zijn product. Zolang dit de praktijk is en beide partijen volledig blijven hangen in hun eigenbelang, zal er niet veel kunnen veranderen, terwijl dat wel nodig is. Want niemand is gebaat bij conflicten en kostbare juridische procedures.

Win-win

Wat nodig is, is het besef dat leverancier en gebruiker van software beide kunnen winnen. De klant  kan winnen door softwarelicenties optimaal te benutten en geen onnodige kosten te maken. De leverancier kan winnen door te beseffen dat het ondersteunen van zijn klant in dit proces zeer waardevol is: niet alleen levert ondersteuning winst op voor de klant zelf, maar bovendien draagt deze bij aan het onderhouden van de relatie op lange termijn. Met de komst van cloud-services wordt dit nog belangrijker, omdat het proces van cloud-adoptie door klanten veel sneller zal gaan wanneer softwareleveranciers en klanten op goede voet staan. Dat vraagt van beiden om een andere mindset. We zien nu de eerste voorzichtige initiatieven op dat gebied. Zo is IBM gestart met een programma waar je als klant zelf regelmatig rapporteert over je softwaregebruik, al dan niet met door IBM zelf ontwikkelde tools. Houd je je aan de afspraken uit het programma, dan hoef je niet meer bang te zijn voor audits: je wordt van de auditlijst geschrapt. Dat is een enorm voordeel, want iedereen weet dat een audit een enorme verstoring kan opleveren in de dagelijkse bedrijfsvoering en je daardoor heel wat productiviteit en winst mis kan lopen.

Het maximale halen uit software

Daarnaast is het voor eindgebruikers zaak om echt werk te maken van SAM. Zij kunnen en moeten niet wachten op de leveranciers. Goed software asset management begint bij jezelf. Daarbij is het steeds gebruikelijker om een beroep te doen op externe expertise. Licentiecontracten zijn in de loop der jaren zo complex geworden dat het lastig is om alle kennis daarover volledig in eigen huis op peil te houden. Goed software asset management is niets meer en niets minder dan het maximaliseren van de waarde van je software tegen zo laag mogelijke kosten, en daarvoor is kennis van de licentieregels en omringende bedrijfsprocessen over de software noodzakelijk.

In het proces om die maximale waarde uit je software te halen, zijn twee zaken belangrijk om te benoemen: de business moet samen optrekken met SAM en IT als het gaat om de keus voor bepaalde technologie én je moet tot in detail weten welke software je waar gebruikt. Alleen dan vervult software de rol die het moet vervullen en heb je als organisatie een compleet inzicht in je softwarelandschap.

Het begint allemaal met een assessment: waar staan we nu? Wat zijn de ambities als het gaat om het softwarelandschap? Welke voordelen zijn er te behalen bij het optimaliseren hiervan? Je moet als organisatie een ambitie uitspreken, in afstemming op de doelstellingen. Maak een realistisch plan met haalbare tijdslijnen en creëer met behulp van tooling inzicht in je software-assets. Data is alles: noteer nauwkeurig welke licenties je hebt, wat die inhouden, welke software waar draait, welke contracten er lopen, wie voor wat verantwoordelijk is en hoe je als organisatie de cloud gebruikt.

Dat alles biedt houvast voor het creëren van noodzakelijk draagvlak voor SAM binnen de organisatie. Zo’n draagvlak is nodig, want verandering zorgt altijd voor weerstand. Buy-in van het management is daardoor een essentiële voorwaarde. Overtuig hen met de feiten en het inzicht dat je hebt opgedaan dankzij het spitten door data rondom je software-assets.

Einde aan de patstelling?

Veel organisaties beginnen pas na te denken over SAM als ze een audit achter de rug hebben en er een flinke rekening is binnengekomen. Dat is jammer en nergens voor nodig. De praktijk heeft laten zien dat je met effectief SAM niet alleen meer profijt hebt van je software-assets, maar ook een signaal uitstuurt naar je leveranciers dat je je zaken op orde hebt en een audit bij jou niets zal opleveren. Dat betekent weliswaar nog niet een einde aan de patstelling, maar is wel het begin van een andere aanpak. Een aanpak die is gebouwd op vertrouwen en communicatie in plaats van wantrouwen en auditaankondigingen. De richtlijnen van het CIO Platform en NLdigital zijn daarom verplichte kost voor elke eindgebruiker én leverancier van software.

Dit is een ingezonden bijdrage van Sebastiaan Keurs, Manager Services bij Crayon. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.