In de afgelopen tien jaar is process mining uitgegroeid tot een van de belangrijkste drijfveren voor de digitale transformatie van bedrijven. Doordat de technologie zich blijft ontwikkelen staan we nu aan de vooravond van een revolutie in bedrijfsefficiëntie: object-centric process mining (OCPM). Economische onzekerheid en onvoorspelbaarheid in het bedrijfsleven vragen om meer nauwkeurigheid bij informatieverzameling en procesoptimalisatie. En dat is precies waar OCPM bij ondersteunt, maar hoe werkt het in de praktijk?
De traditionele process mining-aanpak begint met het verzamelen van gegevens over de gebeurtenissen (event data) uit informatiesystemen. Denk aan applicaties voor enterprise resource planning (ERP), customer relationship management (CRM) en supply chain management (SCM). Deze systemen bevatten vaak verschillende onderdelen, worden geleverd door meerdere leveranciers en slaan data op in tientallen, honderden of zelfs duizenden tabellen.
Vervolgens wordt de verzamelde event data gebruikt om in kaart te brengen hoe bedrijfsprocessen daadwerkelijk functioneren. Dankzij volledige transparantie over hoe processen in de organisatie lopen, kun je zien waar en wanneer veelvoorkomende problemen zich voordoen. Daarna kun je deze processen monitoren om inefficiënties te detecteren. Op den duur is het zelfs mogelijk om problemen te voorspellen en dus te voorkomen, mits je beschikt over voldoende data en stabiele end-to-end processen.
Je kunt process mining dus zien als een soort röntgenfoto van bedrijfsprocessen. Het stelt organisaties in staat om kernprocessen te begrijpen, inefficiënties op te sporen en deze tijdig op te lossen.
Bovendien biedt het organisaties de mogelijkheid om een meetbare impact te maken op de top line, bottom line en green line.
Process mining gebaseerd op relaties
Tegenwoordig voldoet het traditionele process mining niet altijd meer aan de behoeften van gebruikers. Het stelt organisaties alleen in staat om een proces te bekijken vanuit het perspectief van een geïsoleerd object (bijvoorbeeld een verkooporder of een factuur), maar niet vanuit de relatie tussen de objecten. Om de ware potentie van process mining te benutten, is het juist waardevol om het verband tussen objecten in een proces te onderzoeken.
Process mining op basis van een geïsoleerd object houdt geen rekening met de veelzijdigheid van de bedrijfsactiviteiten. Veel processen zijn namelijk met elkaar verbonden, denk bijvoorbeeld aan klanttevredenheid. Een hoge klanttevredenheid vraagt om coördinatie van vele processen, zoals verkoop, inkoop, productie, kwaliteit, levering, garantie of retouren. Om op elk moment een positieve klantervaring te garanderen, moet een organisatie snel en effectief verbeterpunten kunnen identificeren in processen die met elkaar verbonden zijn.
Waar het vaak fout gaat, is het punt waarop processen door elkaar heen lopen. Dit leidt tot storingen in het gewenste resultaat, en deze storingen zijn niet altijd zichtbaar. Traditioneel gezien pakt process mining deze gevallen aan door de veelzijdigheid van een organisatie ‘af te vlakken’. Dit betekent dat alle interacties van de verschillende processen worden teruggebracht tot één specifiek object, waardoor alle andere objecten worden genegeerd. Deze benadering vereist veel voorbewerking, wat het totale proces complexer en abstracter maakt. Met andere woorden, het traditionele process mining probeert de complexiteit te verminderen door te focussen op specifieke objecten. Het nadeel hiervan is dat je cruciale informatie mist, wat het vervolgens weer complexer maakt.
Voorbeeld: pitstop
OCPM houdt wel rekening met de veelzijdigheid van een organisatie. Een goed voorbeeld om de relatie tussen verschillende objecten te begrijpen is de pitstop van een raceauto.
In de motorsport zijn er verschillende objecten betrokken bij een stop, zoals autobanden, brandstof, carrosserie en de pitcrew. Als we kijken naar het traditionele process mining, dan wordt één specifiek element gevolgd, bijvoorbeeld de autoband. Daar wordt vervolgens een procesmodel omheen gecreëerd. Het nadeel van deze benadering is dat je een beperkte blik hebt, omdat alle andere objecten – die ook invloed hebben op de performance van een auto – genegeerd worden. Met andere woorden, door alleen te focussen op de autoband heb je geen inzicht op de invloed van andere aspecten, zoals de brandstof en carrosserie. Daarom is het belangrijk om de objecten als geheel te analyseren om zo snel mogelijk problemen op te lossen en het voornaamste doel te bereiken: doorgaan met de race.
De impact van OCPM
OCPM zorgt ervoor dat je nog meer haalt uit de meerwaarde die process mining aanvankelijk met zich meebracht, iets wat eerder nog niet mogelijk was. Deze meerwaarde van process mining is nu relevanter dan ooit, gezien de grote complexiteit van bedrijfssystemen en –processen, en het huidige economische klimaat. Door álle processen in kaart te brengen weet een organisatie precies op welke manier deze elkaar beïnvloeden. Deze kennis is van waarde voor elke organisatie. We kunnen dus zeker stellen dat OCPM een revolutie teweeg heeft gebracht, want het tilt de efficiëntie van bedrijven naar een nog hoger niveau.
Dit is een ingezonden bijdrage van Celonis. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.
19 uur geleden
Expert bijdrage
