Appian legt de lat hoog in strijd om process automation-kroon

Appian legt de lat hoog in strijd om process automation-kroon

Bij Appian bouwt men gestaag door aan het Automation Platform. Alles wat nieuw is, richt zich op het ontwerpen, automatiseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen. Process automation moet blijven evolueren om de reputatie hoog te houden. Met nieuwe schaalbaarheidsfuncties en AI-opties is de basis onlangs verder uitgebouwd.

Appian heeft recent zijn 25e verjaardag gevierd. In al die jaren is het platform natuurlijk volop geëvolueerd. Het ene jaar lag de nadruk op Business Process Management, het andere jaar was low-code een belangrijke pijler in de communicatie. Door de jaren heen stonden bedrijfsprocessen altijd centraal in de software.

Tegenwoordig spreekt men vooral over process automation, een breed begrip binnen software dat een groot deel van het inregelen van processen omvat. Door die brede dekking onderscheidt Appian zich van andere softwareleveranciers op de markt. Met deze benadering heeft het in 25 jaar een stevige reputatie opgebouwd, met grote klanten uit gereguleerde sectoren zoals de financiële dienstverlening en overheidsorganisaties.

Process automation als kern van organisaties

Organisaties staan echter voor grote uitdagingen. Ze hebben te maken met hoge klantverwachtingen en snelle marktontwikkelingen. Om daarop in te spelen, kan het analyseren en optimaliseren van processen een waardevolle stap zijn. Processen vormen de ruggengraat van organisaties en bepalen hoe efficiënt en effectief werkzaamheden verlopen. Of het nu gaat om klantinteracties, financiële transacties of het leveren van producten en diensten—bijna alles binnen een organisatie verloopt via processen.

Vaak verschillen processen per organisatie. Hoewel bedrijven vergelijkbare doelen kunnen nastreven, hanteren ze hun eigen werkwijzen. Daarnaast evolueren processen voortdurend. Wat vandaag efficiënt werkt, kan morgen achterhaald zijn. Processoftware moet daarom continu optimalisaties en aanpassingen kunnen doorvoeren, waarbij automatisering een sleutelrol speelt. Appian ziet procesoptimalisatie via automatisering dan ook als een cruciale stap.

Met process automation kunnen repetitieve taken zoveel mogelijk geautomatiseerd worden. Hiervoor is een mix van technologieën nodig, zoals Robotic Process Automation, Intelligent Document Processing, API-integraties en Artificial Intelligence. Door deze componenten samen te laten werken, kunnen bedrijven regelgebaseerde, repetitieve processen stroomlijnen. Omslachtige handmatige processen worden zoveel mogelijk geautomatiseerd om fouten te verminderen.

Deze vorm van automatisering wordt vaak op afdelingsniveau toegepast via scripts. Dit verschilt van bredere automatiseringsstrategieën zoals hyperautomation, die een end-to-end benadering hanteren. De brede aanpak van Appian is een van de sterke punten van het platform, doordat het expertise in huis heeft op elk gebied van process automation. Dit wordt indien nodig aangevuld met kennis en technologie van partners.

Presentatieslide met een netwerk van onderling verbonden witte stippen met de labels: WMS, CRM, enz., onder de kop "Meer waarde ontstaat door integratie" op een blauwe achtergrond.

De perfecte match

In principe geldt voor een proces dat er veel routines in schuilgaan. Daaraan zijn doorgaans regels verbonden. Het aantal medewerkers dat bij een proces betrokken is, is bij een grote organisatie vaak niet op één hand te tellen, maar ze moeten wel op een georkestreerde manier acties uitvoeren. Door de routinematige taken kun je het nodige volledig of gedeeltelijk automatiseren. Het fijne hierbij is de versnelde ontwikkeling van AI, die je organisatie in staat stelt om snel toekomstige aanpassingen in het proces door te voeren. Want ondanks het routinematige karakter van het werk, kan en moet er na verloop van tijd het een en ander worden aangepast.

Laten we kijken hoe process automation bijvoorbeeld nuttig kan zijn voor het onboarden van nieuwe medewerkers. Als binnen dat proces nog veel handmatig werk plaatsvindt, zijn er verschillende afdelingen betrokken. HR-professionals spelen vaak een rol op de eerste dag, maar ook de IT-afdeling wordt ingeschakeld voor het leveren van apparatuur en het wegwijs maken in systemen.

Bij een geautomatiseerde workflow voert de HR-medewerker een startdatum in, waarna nieuwe acties automatisch worden gestart. Denk aan het regelen van apparatuur, het toekennen van toegangsrechten en het inplannen van een introductieprogramma. Alles uiteraard waar mogelijk geautomatiseerd. In de stappen waar menselijke tussenkomst nodig is, blijft het systeem medewerkers betrekken.

Tip: Process HQ steelt de show in 24.2-release van Appian Platform

Autososcale doet zijn intrede

Een reden waarom Appian populair is bij grote organisaties, is de schaalbaarheid van het platform. De software biedt ondersteuning voor een groot aantal processen. Daarin zijn nu extra stappen gezet met de introductie van Autoscale. Deze losstaande optie kunnen bedrijven apart afnemen om hun capaciteit verder uit te breiden. Hierdoor kunnen ze tot 6 miljoen processen per uur draaien—een vertienvoudiging van wat voorheen mogelijk was.

Deze grote winst is mede mogelijk doordat Appian de proces-engine heeft geoptimaliseerd. Die had in de afgelopen jaren geen grote update meer gekregen, maar dankzij verbeteringen in de code is de engine nu aanzienlijk krachtiger.

Bij Autoscale handelt het Appian-platform de cruciale aspecten af die nodig zijn voor extreem hoge procesvolumes. Organisaties hoeven zich niet bezig te houden met het regelen van cloudinfrastructuur, het opzetten van Kubernetes-operators, het inrichten van datastores of het beheren van microservices. Dankzij de vernieuwde architectuur past het platform de benodigde process execution-capaciteit dynamisch aan op de vraag, tot 6 miljoen processen per uur.

De hoge doorvoersnelheid en verwerkingscapaciteit zullen in de praktijk meer dan voldoende zijn. Het maximum zal niet snel worden bereikt, maar piekmomenten kunnen moeiteloos worden opgevangen. Denk bijvoorbeeld aan een bank die miljoenen transacties per uur verwerkt—zulke scenario’s worden volledig ondersteund.

Presentatieslide met de titel "Appian's Agentic Advantage" met drie secties: Beschikbare gegevens, Proces, Feedback, elk met grafische pictogrammen en de letter "A.

Een ander belangrijk onderdeel om een grote winst te behalen, zit hem in het gebruik van de Java Virtual Machine (JVM). Hierin wordt de procesdefinitie geladen. De procesdefinitie bevat cruciale informatie, zoals de nodeconfiguratie en smart services. De JVM voert vervolgens de logica en andere taken uit de procesdefinitie uit. Door de JVM te gebruiken in combinatie met een horizontaal schaalbare infrastructuur en een Kubernetes-architectuur, kan het Appian-platform hoge procesvolumes aan.

Om Autoscale te gebruiken, moet deze functie eerst worden ingeschakeld. Dit kan in het Process Modeler-onderdeel, waar gebruikers normaal gesproken in een no-code interface workflows inrichten. Hierin kunnen taken van een volledig proces worden opgezet, zoals het bepalen van de opslaglocatie van data binnen de infrastructuur en het ophalen van gegevens uit een SaaS-platform. Belangrijk om rekening mee te houden: niet iedere procesactie ondersteunt Autoscale, maar daar kan bij het ontwerpen van workflows rekening mee worden gehouden.

AI voor processen

Autoscale is wat dat betreft een grote upgrade voor Appian, waarmee het de groei van bedrijven kan blijven ondersteunen. Daarnaast ziet men een steeds grotere rol weggelegd voor AI, omdat processen bij uitstek geschikt zijn voor artificial intelligence. De gestructureerde werking van bedrijfsprocessen leent zich uitstekend voor AI-toepassingen. Bijvoorbeeld door patronen in data te identificeren die normaal verborgen zouden blijven.

Voor dit soort procesinzichten is nu AI Copilot beschikbaar. Deze generatieve AI-assistent, die door enkele optimalisaties inmiddels 40 procent sneller reageert, kan worden gebruikt voor KPI-aanbevelingen en het samenvatten van inzichten. Vervolgens kan de gebruiker hier eenvoudiger op acteren om verbeteringen door te voeren.

Sinds 2023 focust Appian ook veel op AI Skills. We hebben deze AI Skills al eens in een los artikel behandeld, waarin we uitleggen hoe deze algoritmes een specifiek doel bereiken. Een AI Skill kan bijvoorbeeld worden ingezet om informatie uit documenten te halen. De document extraction AI Skill kan nu automatisch multi-page tabellen detecteren en consolideren. Dit stroomlijnt de data-extractie en elimineert de noodzaak van handmatige workarounds.

Uiteindelijk kunnen de inzichten die AI uit procesdata haalt er ook toe leiden dat Appian nauwkeurigere voorspellingen kan maken over trends. Dit sluit goed aan op de introductie van Autoscale. Wanneer een piekbelasting wordt voorspeld, kan Autoscale ervoor zorgen dat bedrijven de extra capaciteit aankunnen. Zo blijven organisaties hun processen en flexibiliteit optimaliseren.

Voorop lopen

De introductie van Autoscale en de nieuwe AI-inzichten zorgen ervoor dat Appian een sterk platform behoudt. Het speelt hiermee in op de veranderende behoeften van organisaties. Het vermogen om complexe processen te vereenvoudigen, grote hoeveelheden data te verwerken en intelligente beslissingen te nemen, zal bepalend zijn voor de marktpositie van bedrijven. Met deze innovaties positioneert Appian zich als hét platform voor organisaties die voorop willen blijven lopen in een snel veranderende wereld.

Tip: Appian’s Data Fabric haalt meer uit data, waar die ook staat