Internet en breedband hebben de wereld in een stroomversnelling gebracht. Echter, er dreigt een gevaar, want voor onoplettende bedrijven betekent de groei van breedband de doodsteek voor hun e-mailservers.

Steeds snellere verbindingen maken het mogelijk grotere e-mails en attachments te versturen. Hierdoor raken de e-mailservers van bedrijven overbelast en kunnen deze crashen. Kostbare informatie kan daarmee verloren gaan. Bovendien kost het herstellen ervan erg veel tijd. Bedrijven zijn zich hier te weinig van bewust. Dat stelt KVS, leverancier van archivering- en content managementsoftware.

Nederland is één van de motors achter het breedbandgebruik in Europa. Uit een onderzoek van Strategy Analytics blijkt dat in 2003 ruim 27 procent van de Nederlandse huishoudens een breedbandaansluiting had. Recent onderzoek van TNS NIPO wijst uit dat ook in het bedrijfsleven deze trend aanwezig is. In het eerste kwartaal van 2004 hebben voor het eerst meer bedrijven ADSL dan ISDN.

De groei van breedband gaat hand in hand met het groter worden van e-mailbestanden en bijlagen, zegt Erik Veen, Sales Director KVS Benelux. Neem bijvoorbeeld g-mail van Google. Toen Google gratis webmail met een opslagruimte van maar liefst één gigabyte aankondigde, stond de wereld even op zijn kop. Yahoo was bang abonnees kwijt te raken, en verhoogde meteen de quota voor gebruikers. De gemiddelde e-mail wordt nou eenmaal steeds groter en daarmee de behoefte aan opslagruimte.

Recent onderzoek van Osterman Research, Inc. ondersteunt dit. Osterman wijt de snel groeiende informatie-opslag aan respectievelijk de toename in het gebruik van attachments, de groei in het gebruik van e-mail en spam.

Een grote informatie-opslag vormt enorme risico s voor bedrijven, gaat Erik Veen verder. Bedrijven realiseren zich pas echt dat het herstellen van een e-mailserver een hels en tijdrovend karwei is, als deze een keer gecrasht is. Om maar te zwijgen over gegevensverlies. Het is daarom van belang slechts nieuwe e-mails op de server te laten staan. De rest moet veilig opgeruimd worden in een archief.

Door de hoeveelheid informatie op de e-mailserver zo klein mogelijk te houden, wordt het risico op een crash verlaagd. Hierdoor wordt het maken van back-ups gemakkelijker en minder tijdrovend. Bovendien, áls de server een keer crasht, is deze veel gemakkelijker en sneller te herstellen. Dit bespaart enorme kosten.

E-mail is in korte tijd het nummer één communicatiemiddel voor bedrijven geworden, concludeert Erik Veen. Bedrijven moeten ervoor waken dat vooruitgang niet hun ondergang wordt en op tijd maatregelen nemen.