3min

Veel organisaties gebruiken nog legacy software en zullen dit ook blijven doen. Deze software zorgt voor de nodige uitdagingen. Toch is het niet onmogelijk om het in te passen in een moderne, veilige en flexibele omgeving.

Ondanks de nadelen, zoals uitdagingen met security en onderhoud, blijven veel organisaties nog legacy software gebruiken. Vaak voldoet een dergelijk systeem nog prima, toch heeft het bij lange na niet de flexibiliteit van hedendaagse systemen. Deze nieuwe systemen kunnen eenvoudig updates en integraties verwerken, medewerkers hebben bovendien op afstand toegang tot het systeem. Daar is bij legacy-software vaak geen sprake van.

We komen het volgende scenario geregeld tegen; tientallen jaren geleden is er een ERP-platform in gebruik genomen, waar telkens backoffice applicaties aan gekoppeld zijn. Bijna ongemerkt is het verouderde ERP-platform van cruciaal belang geworden voor de organisatie. Als je dit ERP-platform gaat vervangen, heeft dat gevolgen voor de processen, verschillende afdelingen en kan het zelfs de continuïteit in gevaar brengen. Daarom zijn veel organisaties nog huiverig om deze stap te zetten en blijven ze uitstellen.

Praktijkvoorbeeld

Zo ondervond een van onze klanten tijdens de coronapandemie hoe omslachtig en onpraktisch hun grotendeels papieren contractproces eigenlijk was. Medewerkers moesten fysiek naar kantoor komen om een contract te printen, te ondertekenen, in te scannen en te mailen naar de klant en daarnaast in Excel een rapportage in te vullen. Waarna dit proces weer opnieuw startte als de klant het contract had ondertekend en terugstuurde.  

Wouter Taal, Solution Consultant KYOCERA Document Solutions Nederland B.V.

Samen met de klant kozen we er na een inventarisatie voor om het hele proces in een documentmanagement-systeem te plaatsen. De uitdaging bleek met name te liggen in het verouderde systeem, waarmee het verkoopteam orders plaatst en verwerkt (eigen variant van SAP) en dat al sinds 1990 in gebruik is. Het systeem speelt een cruciale rol binnen de organisatie, dus stelden we voor om een oplossing te maken waarbij een DMS werd gekoppeld aan de bestaande verkoopapplicatie. Zij gebruikten al Kyocera-printers en -multifunctionals, maar als dat niet het geval was geweest had dat niet uitgemaakt, onze oplossing is merkonafhankelijk. Wij vervangen niet onnodig printers, het gaat ons om een optimale oplossing.

Met deze oplossing ontstond er een gestroomlijnd werkproces, waarbij een printopdracht van een contract automatisch wordt opgeslagen in het DMS. De klantgegevens worden toegevoegd (verkoper, landcode, e-mailadressen) en de verkoper ontvangt een kennisgeving dat het ingevoerde contract gecontroleerd moet worden.

Gaandeweg bleken er beperkingen waar we niet omheen konden werken. De verkoper moet namelijk zelf een bevestiging sturen naar de klant. Wanneer de klant deze bevestiging terugstuurt kan de verkoper de bijlage wel opslaan in het DMS. Het contract krijgt daarmee de status akkoord, waarna automatisch een interne accorderingsproces start met een digitale handtekening. Daarvoor is VIDSigner geïntegreerd met het DMS. Na ondertekening door het management wordt het getekende exemplaar automatisch door het DMS naar de klant gestuurd.

Deze nieuwe manier van werken voldoet volledig aan de verwachtingen van de klant en is veel sneller, effectiever en, heel belangrijk voor veel organisaties, duurzamer. Er wordt namelijk aanzienlijk minder geprint en gekopieerd. Alle relevante informatie staat in het verkoopsysteem en gekoppelde DMS, inclusief audit trail waardoor een papieren archief niet meer nodig is. Hiermee kan het legacy-systeem in verbeterde vorm in gebruik blijven, terwijl achter de schermen gewerkt kan worden aan een nieuw, hedendaags ERP-platform.

Digitalisering is de drijvende kracht

Steeds vaker blijkt dat digitalisering een van de drijvende krachten is achter de meest succesvolle ondernemingen. In een datagestuurde wereld is het omzetten van gegevens in bruikbare inzichten de sleutel tot succes en kan er een interessant concurrentievoordeel behaald worden.

Het is raadzaam dat organisatie serieus blijven nadenken over het vervangen van hun legacy-software en dan met name over de timing. Voorkom dat er opeens geen opties meer zijn. Positief is wel dat we van de meeste IT-beslissers horen dat initiatieven en investeringen met betrekking tot nieuwe technologieën worden gesteund door het management.

Geïnteresseerd om eens met mij te sparren over dit onderwerp?
Neem dan contact op via: 06 22 90 16 64 of wouter.taal@dnl.kyocera.com

Lees ook: Kyocera accepteert nieuwe realiteit en zet vol in op het digitaliseren van werkprocessen