Gedeelde mailbox configureren

Het configureren van een gedeelde mailbox is niet zo heel moeilijk, maar feit blijft dat het Admin Center van Office 365 nogal uitgebreid is en door de enorme hoeveelheid opties zie je al snel door de bomen het bos niet meer. Om een gedeelde mailbox te configureren ga je in het zwarte menu aan de linkerkant naar “Groepen” en vervolgens naar “Gedeelde postvakken”. Als de pagina is geladen verschijnt de optie “Postvak toevoegen”. Als je daarop hebt geklikt verschijnt een dialoogvenster met een formulier, daar moet de naam (afzender) worden ingevuld van het gedeelde postbak en het e-mailadres dat eraan gekoppeld moet worden. Als je een gedeeld postvak hebt toegevoegd ben je nog niet klaar. Je moet dan vaak even één of twee minuten geduld hebben voordat het postvak is aangemaakt en je erop kan klikken om deze verder te configureren. Als het postvak is aangemaakt en je klikt erop kan je namelijk nog een hele lading andere instellingen beheren. Met betrekking tot e-mailaliassen kan je bijvoorbeeld instellen dat niet alleen info@bedrijfsnaam.nl, maar ook sales@bedrijfsnaam.nl en klantenservice@bedrijfsnaam.nl worden gekoppeld aan deze gedeelde mailbox. Tot slot moet er worden ingesteld welke gebruikers toegang hebben tot deze mailbox. De mail kan weliswaar worden afgeleverd, maar als niemand toegang heeft kunnen de e-mails niet worden gelezen. Een ander instelling die wij persoonlijk wel fijn vinden om in te schakelen is dat verzonden e-mails vanaf gedeelde adressen ook in een gezamenlijke verzonden box worden opgeslagen. Verschillende werknemers kunnen dan ook echt alle correspondentie terugzoeken.