Basware introduceert archiveringsdienst voor e-facturen

Stay tuned, abonneer!

Basware komt met de Basware Vault, een cloud-gebaseerde archiveringsdienst voor e-facturen. Gebruikers van de dienst kunnen per direct hun facturen in een centrale plek archiveren zodat het zoeken en ophalen voor toekomstige behoeften gewaarborgd worden.

De oplossing is onder meer bruikbaar voor belastingaudits. In het persbericht belooft de maker dat Basware Vault een efficiënt, compliant en veilige dienst is. Volgens Basware hoeven bedrijven daardoor niet langer fysieke opslagdiensten en opslagdiensten van derde partijen samen te voegen. Daarnaast levert het een tijdsbesparing op die normaliter verloren gaat aan het behandelen van papieren facturen.

De gebruikelijke vormen zoals papieren archieven en bestandsservers zorgen er zo nu en dan voor dat bedrijven tegen problemen aan kunnen lopen met belastingregels. Er gaat veel aandacht uit naar het bijhouden van deze compliance-regels. Basware Vault moet dit probleem oplossen door facturen en andere kritische documenten op een compliant wijze op te slaan.

Belofte Basware

Topman Mikko Pilkama van Basware geeft aan dat Vault de manier is om kostenbesparing in bepaalde gevallen te realiseren. Het gaat daarbij om bedrijven die een efficiencyslag willen slaan bij het ophalen van documenten en manuele handelingen tot een minimum willen beperken.

Basware belooft dat facturen automatische naar de juiste locatie toekomen, aangezien wetten en eisen in verschillende landen veranderen. Een veilige archivering om aan de lokale vereisten te voldoen moet daarbij gewaarborgd worden. Tevens moeten bedrijven een oplossing krijgen die flexibel en schaalbaar is om te voldoen aan individuele behoeften.

De maker laat weten dat bestanden tot vijftien jaar bewaard blijven. Gearchiveerde facturen worden volgens de wettelijke vereiste periode opgeslagen en daarna vernietigd. Elk bestand is digitaal ondertekent en heeft een tijdstempel om de integriteit en authenticiteit te waarborgen. Bovendien kan er gezocht worden op documenttype, afzender, ontvanger ID, factuurnummer, datum en het aantal facturen.