Exact op overnametour: meer geautomatiseerde workflows als doel

Exact heeft de afgelopen tijd fors geïnvesteerd in het verbeteren van zijn software. Zo werkte men intern verder aan de ontwikkeling en werden in korte tijd twee gespecialiseerde softwarebedrijven overgenomen. Voor ons reden om eens in gesprek te gaan met het Delftse bedrijf dat we vooral kennen van financiële oplossingen. Het wordt ons duidelijk dat we behoorlijk wat nieuwe functionaliteiten mogen verwachten, waaronder geautomatiseerde workflows.

De afgelopen maanden stapelde het nieuws rondom Exact zich op. Begin november kondigde het Delftse bedrijf de overname van Proquro aan. Deze eveneens Nederlandse softwareleverancier richt zich op het beheren van inkoopprocessen, wat in het Engels ook wel procurement heet. Proquro is vergelijkbaar met het wat bekendere SAP Ariba en bevindt zich vooral aan de bovenkant van de markt. Daardoor ziet Exact zijn voetafdruk in dit segment direct groeien.

Twee maanden later is er alweer een nieuwe overname wereldkundig gemaakt. SRXP, een Nederlandse speler op het gebied van declaratiesoftware, gaat ook deel uitmaken van de Exact-familie. Kort na de overname verschijnt de Winter-release, een update die de drukke periode complementeert. We krijgen namelijk een mooi overzicht van hoe Proquro en SRXP geïntegreerd worden, alsmede welke features en tweaks er nog meer zijn doorgevoerd.

Exact kan met SRXP declaratiemogelijkheden uitbreiden

Wanneer we Exact spreken over al het nieuws, komen we erachter waarom er nou precies gekozen is om op de overnametour te gaan. Het Delftse bedrijf wil met overnames technologie en functionaliteiten in huis halen waar het zelf niet of onvoldoende over beschikt. Om ook daadwerkelijk overgenomen te worden, kijkt Exact tevens naar de ontvangst van de software in de markt. Het hoeft allemaal niet het nieuwste van het nieuwste te zijn, cutting edge technologie zoals dat mooi heet, maar het moet wel vrij zijn van kinderziektes. SRXP voldoet dus aan de gestelde voorwaarden.

Exact geeft desgevraagd aan dat er al wel declaratiemogelijkheden binnen de eigen software zijn, maar die zijn eigenlijk te beperkt. Zo komen de softwarepakketten Exact Synergy en Exact Online met mogelijkheden voor bijvoorbeeld het declareren en scannen van bonnetjes.

Het gehele proces van declareren kan binnen Exact echter nog een stukje intelligenter, daar is het bedrijf zich bewust van. Door nu daadwerkelijk een speler op dit gebied over te nemen wordt er dus extra technologie – een stukje intelligentie – in huis gehaald die de afhandeling van de declaratie regelt. Exact denkt zo de mogelijkheden van zijn software weer wat verder uit te breiden. In potentie klinkt dat bijzonder interessant. Het financiële karakter van de Exact-oplossingen maakt goed werkende declaratiemogelijkheden een welkome toevoeging.

Geautomatiseerde workflows als volgende stap

Het stukje intelligentie dat Exact met SRXP aantrekt wil het bedrijf dan ook in gaan zetten om wat meer geautomatiseerde workflows te realiseren voor het afhandelen van declaraties. Hierbij kan je denken aan het proces dat een bedrijf nu al volgt voor het goedkeuren van een declaratie. Dat gebeurt bij Exact-gebruikers nu vaak nog middels veel handmatige taken.

Stel dat er binnen een organisatie een richtlijn heerst om een bedrag van 5 euro of minder standaard goed te keuren, dan zou je dat in theorie met technologie kunnen automatiseren. Het is dit type workflow waarvoor SRXP ingezet gaat worden. Hierbij gelden ook extra voorwaarden waar het systeem rekening mee gaat houden. Denk daarbij aan een declaratie tussen de 5 euro en 500 euro die binnen de organisatie door één persoon binnen de organisatie goedgekeurd moet worden, terwijl een declaratie boven de 500 euro goedkeuring van drie personen vereist. Je zet dan alleen nog voor de grote declaraties die wat minder vaak voorkomen werknemers in.

Vooral de mogelijkheid om dit soort workflows te automatiseren ziet Exact als een grote stap voorwaarts. Toch stipt het ook de optical character recognition (OCR)-technologie van SRXP aan als waardevolle toevoeging. OCR scant tekst op documenten en is vaak gekoppeld aan ERP-systemen en financiële software. Dit om de tekst op een factuur te verwerken in de systemen. Exact had zulke technologie weldegelijk al verwerkt in zijn software, maar wil het proces met het aantrekken van SRXP meer in real-time laten verlopen.

Exact-versie van SRXP kwestie van tijd

Uiteraard moeten we nog even wachten op dit soort veelbelovende functionaliteiten. Bij Exact gaat men er vanuit dat de Spring-release (april) wat meer features van SRXP-makelij met zich meebrengt. Naast betere integratie hoopt het bedrijf ook een echte Exact-versie van SRXP te introduceren. SRXP’s werking met platformen van concurrenten als AFAS Software zal door zo’n versie niet aangetast worden, verzekert Exact ons. De nieuwe uitvoering is slechts bedoeld voor een betere afstemming met Exact. We moeten nog even wachten hoe dit in de praktijk uit gaat pakken.

Proquro als voorbeeld waar SRXP heen kan?

Als we uitgaan van de manier waarop Exact omging met het integreren van Proquro, dan klinken de gestelde doelen voor SRXP in ieder geval haalbaar. Die partij behoort sinds november tot de Exact-familie, twee maanden later zijn er al functionaliteiten terug te vinden in de Winter-release.

De laatste release komt namelijk met Exact Purchase-to-Pay Premium, een geautomatiseerde procurement beheersoplossing gebaseerd op Proquro-technologie. Gebruikers van Globe en Synergy kunnen dit onder meer inzetten voor het bewaken van budgetten en het werk rondom maandafsluiting te verminderen. Het Delftse bedrijf streeft uiteindelijk naar het introduceren van genoeg Proquro-technologieën, zodat ook het MKB meer procurement software kan gebruiken. Daar waar het hart van Exact ligt is ook behoefte aan dit type software, stelt het bedrijf.

De manier van werken met Proquro laat in ieder geval zien dat Exact snel functionaliteiten kan introduceren van overgenomen partijen. Het zou daarbij ongetwijfeld helpen dat het om relatief kleine bedrijven gaat. Bij Proquro werkten zo’n 25 man op het moment van de overname, SRXP telde hetzelfde aantal. Dat maakte de integratie natuurlijk wel wat makkelijker dan wanneer er een hele grote IT-speler overgenomen wordt.

We vertrouwen er dan ook op dat de Exact-software de komende periode voldoende stappen zet om gebruikers beter te dienen. Uiteraard blijven we het goed volgen hier op Techzine.