Verschillende gebruikers van oude Oracle- en SAP-systemen lopen met zorgen rond over de toekomst van hun ERP-pakket. Ze krijgen te maken met stijgende supportkosten en de einddatums voor ondersteuning. Volgens softwarelicentie-expert Richard Spithoven van SoftwareOne dwingt deze realiteit bedrijven richting de cloud. De migratie blijkt echter veel complexer en duurder dan verwacht. Dit doordat veel organisaties de uitdagingen niet overzien, niet weten welke modules ze daadwerkelijk gebruiken en de licentiemodellen ondoorzichtiger worden.
Bedrijven die Oracle- of SAP-software on-premises draaien, komen steeds meer onder druk te staan. Oracle heeft de kosten voor support de afgelopen jaren opgeschroefd van 4 naar 8 procent, onder het mom van inflatie. In juni 2026 wordt deze naar verwachting verhoogd naar 10 procent. SAP hanteert 2027 als einddatum voor ondersteuning van het stokoude ECC-softwaresysteem, hoewel bedrijven tegen een extra onderhoudsvergoeding van 2 procent tot 2030 kunnen blijven. Die datum zou volgens critici verschoven zijn omdat de adoptie van de cloudpropositie achterblijft.
Verschuiving naar de cloud
SAP stelt tegenover Techzine dat de datum één keer is verplaatst (in 2020) om klanten planningszekerheid te bieden en dat verdere uitstel is uitgesloten. “Deze data worden niet verlengd”, aldus SAP. Wel erkent de Duitse softwarereus dat zeer complexe trajecten soms meer tijd vergen. Voor deze specifieke groep is er sinds begin 2025 “een abonnement met een beperkte looptijd, ontworpen om bedrijfscontinuïteit te garanderen van 2031 tot 2033 en tegelijkertijd een gestructureerd traject naar SAP Cloud ERP of SAP Cloud ERP Private mogelijk te maken”. Daarbij expliciet vermeldend dat het geen verlenging is van de reguliere mainstream maintenance, maar een abonnement dat onder bepaalde voorwaarden wordt aangeboden.
De strategie achter de moves van de twee grote merken is wat Spithoven hoe dan ook betreft duidelijk. De twee softwarehuizen willen klanten overhalen om naar Oracle Fusion Applications of RISE with SAP over te stappen. Onder Oracle Fusion Applications vallen meerdere modules, terwijl RISE with SAP een pakket is bedoeld om bedrijven richting de cloudoplossing S/4HANA te bewegen. “Het is natuurlijk gewoon een commercieel middel om ervoor te zorgen dat on-prem duurder wordt en klanten eigenlijk worden gedwongen om naar de cloud over te stappen”, signaleert Spithoven.
We hebben Oracle ook om een reactie gevraagd, maar die partij heeft vooralsnog niet gereageerd.
Het probleem van onzichtbaar gebruik
Spithoven signaleert een groot probleem onder de oppervlakte. Veel organisaties hebben geen idee welke modules ze daadwerkelijk gebruiken. Een bedrijf dat 10 jaar geleden 100 ERP-softwaremodules kocht, gebruikt daar vaak misschien nu nog 40 van (shelfware). De rest ligt ongebruikt op de plank, maar de supportkosten blijven doorlopen. “Mensen weten niet wat ze niet weten”, legt Spithoven uit. Door de jaren heen veranderen business requirements, waardoor bepaalde functionaliteit overbodig wordt. De contracten passen zich daar niet automatisch op aan.
SAP schetst zelf dat shelfware momenteel niet meer een grote uitdaging is. Dit vanwege het ‘Extension Programs’ dat in 2013 werd geïntroduceerd. Hiermee kunnen klanten hun bestaande on-premises investeringen en ongebruikte licenties inruilen of heralloceren naar de public cloud of private managed cloud-oplossingen van SAP, waardoor grootschalige shelfware voorkomen wordt.
Daarnaast ziet Spithoven dat klanten regelmatig modules gebruiken die ze helemaal niet gecontracteerd hebben. Pas tijdens de implementatiefase van een cloudoplossing, na zes maanden of een jaar, komt dat aan het licht. Functionaliteiten die in de on-prem wereld werkten, blijken ineens extra licenties te vereisen die niet in de business case zijn meegenomen. “De kosten kunnen in één keer door het dak gaan”, aldus Spithoven.
Het doorlichten van het systeem tijdens de migratie kan er namelijk toe leiden dat bedrijven stuiten op historisch, ongelicentieerd gebruik (non-compliance) waar in de cloud plots wel voor betaald moet worden. Dat is op zich best logisch. Anderzijds vereist een cloudstrategie vaak dat bestaand maatwerk (custom code) verplaatst of herbouwd moet worden, wat de business case alsnog onverwachts belast met kosten voor extra credits of licenties.
SAP stelt naar aanleiding van vragen van Techzine daar tegenover dat een pakket als S/4HANA Cloud Private Edition (een standaard keuze binnen RISE with SAP) standaard alle on-premises capaciteiten bevat, plus aanvullende functies. Het activeren van nieuwe toevoegingen, zoals generatieve AI, kost wel extra geld.
Het blijft lastig hoe het daadwerkelijk in de praktijk uitpakt. Een gebrek aan inzicht leidt ertoe dat bedrijven voor modules betalen die ze niet gebruiken of ze gebruiken modules zonder dat ze weten hoe ze de kosten kunnen optimaliseren. Bij een migratie naar de cloud leiden deze problemen tot frictie bij het nieuwe contract.
Complexe licentiemodellen als wapen
Volgens Spithoven maken de softwareleveranciers hun licentiemodellen bewust complex. Oracle hanteert een filosofie waarbij klanten alle software moet kunnen downloaden en gebruiken, maar de verantwoordelijkheid voor correcte licensering volledig bij de eindgebruiker ligt. “Iedere klant moet alle software te allen tijde kunnen gebruiken, want we willen ervoor zorgen dat de go-to-market snelheid gewoon heel hoog is”, beschrijft Spithoven de Oracle-strategie.
Dat gebrek aan kennis en expertise bij klanten leidt regelmatig tot non-compliance. Oracle voert voor on-premises software iedere 3 tot 5 jaar audits uit waarbij deze problemen aan het licht komen. Bij SAP vindt die audit frequenter plaats, namelijk ieder jaar. SAP benadrukt richting Techzine dat audits in een on-premises omgeving de enige manier zijn om compliance te garanderen. SAP noemt het een “gezamenlijke activiteit” waarbij de klant zelf, met behulp van SAP-tools, de resultaten aanlevert vanuit een vertrouwensrelatie.
Spithoven schetst dat verschuivingen in licentiemodellen desondanks leiden tot kostenstijgingen van soms honderden procenten, wat organisaties voor onverwachte financiële claims plaatst. Een regelmatige beoordeling kan wat dat betreft geen kwaad. De claims lopen soms in de honderden miljoenen. De grootste die Spithoven ooit zag bedroeg 1,2 miljard euro. Bedrijven houden dit stil omdat het een ‘brevet van onvermogen’ is. Ook softwareleveranciers willen niet dat zaken via rechtszaken in de openbaarheid komen, omdat een precedent andere klanten kan aanmoedigen om ook actie te ondernemen.
Cloud vergroot de risico’s
In de cloud worden deze risico’s niet kleiner, schetst Spithoven, maar juist groter. Bij Oracle Fusion krijgt iedere klant een Customer Success Manager die jaarlijks rapporten uitdraait om te zien welke gebruikers toegang hebben tot welke modules. Wat op papier als ondersteuning klinkt, werkt in de praktijk als een verkooptool. “Is de Customer Success Manager nou echt om de klant succesvol te maken of om meer omzet vanuit Oracle te garanderen bij de klant?”, vraagt Spithoven zich af. “De praktijk is vaak het laatste.”
Een klant die zes modules heeft gekocht, kan na een jaar geconfronteerd worden met een factuur voor 20 modules omdat gebruikers via bundeling changes toegang hebben gekregen tot functionaliteit die ze niet bewust hebben geactiveerd. Een verwachte vernieuwing van 2,3 miljoen euro wordt dan bijvoorbeeld ineens 4,2 miljoen euro.
Bij RISE with SAP werkt het vergelijkbaar. Ook daar draait een CSM op regelmatige basis rapporten uit om te zien wie toegang heeft tot welke functionaliteit. De situatie voor SAP-gebruikers ligt wel wat anders, omdat het einde van ECC op 2027 ligt.
Spithoven schetst desgevraagd wel dat het argument om extra support af te nemen op grond van security niet altijd valide is. In de basis zijn de oude Oracle- en SAP-systemen vaak al veilig genoeg, de echt extra securityupdates zijn vaak nodig voor zeer specifieke features en modules die een enkeling van de bedrijven gebruiken. Als je zicht hebt op of je die features en modules gebruikt, dan kan het bovendien financieel aantrekkelijker zijn om de support af te nemen bij een derde partij. Daar kan je wel eens goedkoper uit zijn dan bij Oracle of SAP zelf.
Onderschatte implementatiekosten
Softwareleveranciers presenteren cloudmigratie graag als business case met duidelijke besparingen over 5 tot 20 jaar. Spithoven waarschuwt echter dat de daadwerkelijke transformatie- en implementatiekosten structureel onderschat worden. “Ik zie bijna bij alle trajecten waar klanten van ERP on-prem afgaan, dat uiteindelijk de kosten door het dak gaan”, vertelt hij. Organisaties hebben simpelweg niet alle feiten op tafel. Na 6 of 12 maanden komen custom-functionaliteiten naar boven die nodig zijn, maar waarvan niet bekend was dat ze daadwerkelijk in de on-premises wereld gebruikt werden. Extra budget moet worden vrijgemaakt, waardoor cloudmigratie voor veel klanten aanvoelt als een bodemloze put.
De les van het hele pleidooi van Spithoven: voordat je naar de cloud gaat, moet je eerst goed weten wat je nu gebruikt. Anders kan je geen goede mapping maken tussen je huidige situatie en wat je daadwerkelijk nodig hebt in een nieuwe overeenkomst. En dan betaal je gegarandeerd te veel.
Tip: Revolutie in SAP-prijsstrategie: Modulaire opbouw en openbare tarieven