Box zet flink in op kunstmatige intelligentie en security voor cloud content management

Stay tuned, abonneer!

Box levert een zakelijke cloudgebaseerde content management-oplossing die organisaties moet helpen bij de workflow van hun zakelijke processen. Ook wil het medewerkers laten samenwerken en brengt het allerlei zakelijke applicaties onder in één cloudgebaseerde oplossing. Recent werd Techzine bijgepraat over hoe het bedrijf zijn platform ziet als een cultuuromslag voor bedrijven en welke ontwikkelingen er in het vat zitten.

De leverancier van de cloud content management-dienst -eigenlijk een platform- begon zijn bestaan ooit als aanbieder van opslag- en synchronisatiediensten als OneDrive, Dropbox en Google Drive. Inmiddels is het dienstenpallet uitgebreid naar content management- en collaboration-toepassingen. Concreet verzorgt het platform de opslag en toegang tot alle soorten bestanden die medewerkers binnen een bedrijf of organisatie kunnen gebruiken.

Integratie van veel gebruikte applicaties

Het platform zorgt er ook voor dat alle tools die medewerkers voor hun werkzaamheden gebruiken of waarmee ze met hun collega’s kunnen communiceren op één plek beschikbaar zijn. Vaak zijn dit SaaS-tools als Microsoft Office of G-Suite tools, maar ook tools voor collaboration zoals e-mailclients of Slack. Het platform integreert ook andere zakelijke tools voor een betere workflow, waaronder Salesforce of ServiceNow. Inmiddels integreert het Box-platform met meer dan 1.400 applicaties van diverse leveranciers. Box is dus uitgegroeid van een enkele oplossing tot eigenlijk een heel ecosysteem.

Het blijft niet alleen bij deze cloudgebaseerde applicaties van deze leveranciers. Het zakelijke content management-platform zorgt ook voor integratie met bedrijfseigen of andere maatwerkapplicaties en -oplossingen. Naast het centraliseren van alle diverse workflow- en collaboration tools, zorgt het platform er ook voor dat met specifieke API’s -de toegevoegde producten van Box- alle content binnen de applicaties kan worden beheerd en gestructureerd. Dit laatste onder andere door het toevoegen van metadata. Ook kan het hele werkproces, de workflow, worden beheerd en kan worden samengewerkt. Daarnaast kunnen er platformbreed onderzoeks- en zoekopdrachten worden uitgevoerd. Al deze zaken kunnen worden uitgevoerd met het eerder dit jaar vernieuwde Box Relay.

Tot slot voorziet het cloudgebaseerde contentmanagementsysteem in diverse mogelijkheden om voor alle zakelijke workflow en contentprocessen de juiste instellingen voor data residency, policies, compliance, analytics, governance en encryptie te kunnen instellen. Deze laatste taken kunnen onder meer worden uitgevoerd met Box Governance.

Werkprocessen binnen bedrijven veranderen

Volgens Box zelf is zijn platform echt iets waar bedrijven tegenwoordig op zitten te wachten. Vooral doordat bedrijven en organisaties zelf steeds meer op een andere manier met technologie werken, geeft senior vice president & general manager EMEA Chris Baker in gesprek met Techzine aan. Tegenwoordig willen medewerkers vooral zelf kunnen bepalen welke tools ze gebruiken, hiermee hun hele workflow-proces organiseren en daarbij in staat willen zijn om met collega’s samen te werken. Een platform dat dit allemaal mogelijk maakt en daarbij alles samenbrengt, is dan essentieel. Zo komt dan alle zakelijke content op één centrale plek beschikbaar en niet afgezonderd in de diverse (applicatie)silo’s.

Makkelijker voldoen aan compliance

Doordat deze content en de bijbehorende data op slechts één plek aanwezig zijn, is het vanuit data governance ook makkelijker te voldoen aan compliance. Verder kan je dan ook makkelijker diverse metadata aan de content toevoegen. Dit voorkomt dan weer de aanwezigheid van ongestructureerde data die anders zich overal kan bevinden, zoals op persoonlijke schijven van afzonderlijke medewerkers op of uiteenlopende file servers.

Vervolgens kunnen bedrijven deze metadata weer inzetten om bepaalde processen te automatiseren, al dan niet met behulp van de inzet van kunstmatige intelligentie. Zo wordt het bijvoorbeeld mogelijk eenvoudig en snel tien verschillende contracten met een bepaalde partij met elkaar te vergelijken en daaruit één algemeen gestandaardiseerd contract te destilleren. Dit kan je alleen doen als je al die contracten in een enkel platform voor content management onderbrengt.

Uitdragen van visie

Naast het aanbieden van de juiste tools, levert Box ook adviesdiensten over deze visie op het nieuwe (samen)werken binnen organisaties. Box vindt het belangrijk om zoveel mogelijk de eigen visie op het gebruik van zijn technologie te delen en binnen grootzakelijke bedrijven een cultuuromslag te bewerkstelligen. Baker denkt dat vooral jongere medewerkers hiervoor open staan, maar hij vindt het noodzakelijk dat iedereen gaat inzien dat het gebruik van dit soort tools in hun zakelijke werkprocessen veel voordeel kan brengen.

Box heeft voor het uitdragen van de cultuur rondom het in gang zetten van digitale werkprocessen de afdeling Box Consulting beschikbaar. Daarnaast helpt deze afdeling grootzakelijke klanten met het daadwerkelijk implementeren van de Box-technologie bij klanten, bijvoorbeeld door het trainen van medewerkers.

Meer aandacht voor kunstmatige intelligentie

Box ging ook verder in op andere ontwikkelingen rondom zijn platform. Een belangrijke focus is kunstmatige intelligentie en machine learning. Het belangrijkste doel hiervan is, in de woorden van CEO Aaron Levie, dat klanten met deze technologie de meeste waarde uit hun in het platform ondergebrachte content en data kunnen halen.

Vooral als het gaat om het classificeren van de hierboven al genoemde ongestructureerde data en voor beveiligingsdoeleinden. Machine learning-technologie helpt deze data beter te structureren. Dit helpt klanten met het beheer va

n deze data, het beter beveiligen en om een betere governance toe te passen.

Levie geeft aan dat Box in de komende drie tot vijf jaar meer gaat investeren in kunstmatige intelligentie en machine learning. Vooral omdat deze twee terreinen volgens hem voor de hele IT-industrie eigenlijk als de ‘heilige graal’ worden gezien.

Meer aandacht voor security

Naast een sterke focus op kunstmatige intelligentie en machine learning heeft de cloud content management-specialist ook meer oog voor security. De komende tijd wil Box zijn platform nog beter kunnen beschermen, zo laat Chief Product Officer Jeetu Patel ons weten. Hiervoor is de Box Shield-oplossing ontwikkeld. Deze oplossing komt binnenkort met een definitieve release. De oplossing zit native in het Box-platform, maar is ook stand alone verkrijgbaar of onderdeel van een bundel oplossingen.

Box Shield is erop gericht om het nog eenvoudiger te maken om waardevolle content te beschermen binnen bedrijven en speciaal het Box-platform. Daarnaast moet het ook voorkomen dat er ongewilde datalekken ontstaan. Dit alles zonder dat deze maatregelen de business-processen vertragen en mensen het moeilijker wordt gemaakt om hun werk te doen.

Met de tool krijgen bedrijven en organisaties met behulp van kunstmatige intelligentie en de dus native ingebouwde technologie gegenereerde meldingen en inzichten over de veiligheidsstatus van de opgeslagen content. Hierdoor moeten zij in staat zijn om binnen zeer korte tijd de nodige beveiligingsmaatregelen te nemen en te kunnen reageren op potentiele bedreigingen. De tool biedt eigenlijk een soort ‘guard rails’ die de content en data zowel van binnen het platform als daarbuiten moeten beschermen.

Tweetal duidelijke toepassingen

Meer concreet zorgt Box Shield voor een tweetal toepassingen, gaat Patel verder. In de eerste plaats detecteert de oplossing abnormaal en kwaadaardig gedrag binnen en buiten de organisatie. Op basis van machine learning ontdekt de tool automatisch onder meer anonieme downloads van content. Daarnaast ‘ziet’ de oplossing verdachte sessies en de locaties waar een gecompromitteerde account is ontdekt. Bijvoorbeeld als een medewerker zich in New York bevindt, maar een half uur later vanuit Londen met diens account toegang wordt gezocht. Reistechnisch klopt dit niet, dus wordt er automatisch een alert uitgebracht.

De tweede functionaliteit die Box Shield brengt, geldt voor het-hierboven al aangestipte- voorkomen van datalekken. De tool geeft beheerders de mogelijkheid van ‘adaptive controls’ om diverse veiligheidsclassificaties aan de content toe te kennen. Deze beheermogelijkheden kunnen zowel geautomatiseerd als handmatig worden uitgevoerd. Dit al naar gelang het past bij de gewenste workflow rondom de in het Box-platform aanwezige content, aldus Patel.

Beheerders kunnen hiervoor de juiste classificatie-labels definiëren en aanpassen. Op deze manier kun je bijvoorbeeld gedeelde links bepaalde restricties opleggen die aangeven wie de content binnen en buiten de organisatie mogen inzien. Dit geldt daarnaast ook voor zaken als downloads, het openen van applicaties binnen het platform en ftp-transfers. Met deze aanpasbare controlemogelijkheden kunnen er ook bepaalde samenwerkingsvormen worden beheerd, zoals wie recht heeft op het wijzigen van content of deze te delen met anderen.

Box Shield moet dus voor een gebruikerservaring zonder problemen gaan zorgen, de kans op risico’s verminderen en beveiligingsexperts ontlasten door hen meer geautomatiseerde controlemogelijkheden geven om dataverlies en andere aanvallen op de opgeslagen content voorkomen.

Overige aankondigingen

Uit de gesprekken met Box bleek verder dat het bedrijf een trend als blockchain voorlopig voor zichzelf nog te vroeg vindt komen. CEO Aaron Levie gaf aan dat het bedrijf nog niet actief bezig is met het uitzoeken hoe de technologie kan worden ingezet. Box wil eerst zien hoe deze trend zich de komende tijd verder gaat ontwikkelen en heeft daarom nog geen specifieke op blockchain gebaseerde producten op de rol staan. Het komt pas als klanten vinden dat deze technologie voor hen waardevol is.

Tot slot gaat Box naast het verkopen van aparte producten, ook starten met het leveren van gebundelde oplossingen of suites. Voorlopig zijn dit een bundel met oplossingen voor de digital workplace en een bundel voor digitale business-processen. Uit welke exacte oplossingen deze bundels bestaan, is nog niet bekend.

Goed op stoom

Box levert een complete cloudgebaseerde tool voor bedrijven voor alle content. Niet alleen om die op te slaan, maar ook om de daarbij behorende werkzaamheden vanuit een enkele omgeving, zo nodig geautomatiseerd, te beheren en in een workflow te verwerken. En natuurlijk biedt het hierbij alle mogelijkheden voor samenwerken. Hiermee onderscheidt het bedrijf zich duidelijk van andere tools die zich vooral nog op opslag en synchronisatie richten.

Door de specifieke aandacht voor het verbeteren van zijn diensten en toepassingen met behulp van kunstmatige intelligentie of machine learning en de focus op security, loopt Box ‘on-par’ met veel andere grote IT-bedrijven en -dienstverleners van dit moment. Vooral omdat het op technologisch gebied ook best keuzes durft te maken.

Dit maakt de toepassingen aantrekkelijk voor bedrijven en sectoren waarvoor het te allen tijde beschermen van content en de daarbij behorende data van het grootte belang is. Denk hierbij onder meer aan de bank- en verzekeringssectoren of aan overheidsinstellingen. We zijn daarom benieuwd met welke oplossingen Box nog meer gaat komen.