Strukton Worksphere maakt ruim baan voor digitalisering

Abonneer je gratis op Techzine!

Strukton Worksphere ontwikkelt zich in een hoog tempo richting een volledig digitaal en datagedreven bedrijf. Technologie mag die ontwikkeling nooit afremmen. Voor Strukton Worksphere reden om de ‘motor’ SAP ECC met de hulp van partner McCoy te vervangen door SAP S/4HANA.

Strukton Worksphere ontwikkelt, onderhoudt en beheert technische installaties en duurzame gebouwen in Nederland. “Dat doen we met een technische club van ongeveer 1800 mensen, verdeeld over vijf regio’s”, vertelt hoofd ICT Joop Bosman. “De mensen in het veld zijn voor ons heel erg belangrijk. Van oudsher moeten we het hebben van de blue collars die bijvoorbeeld de installaties in gebouwen onderhouden.”

Daar komt volgens Bosman geen verandering in. “Wel zien we duidelijk de trend dat processen digitaliseren. Gebouwen hangen vol met sensoren en gebouwbeheersystemen die ons iets vertellen over de staat van dat gebouw. Als het door een technisch mankement te warm of te koud is, weten we dat direct en kunnen we meteen in actie komen. Ook kunnen we door de data te analyseren het onderhoud optimaliseren en stappen zetten richting preventive maintenance. Niet voor niets hebben we een stevige club voor business intelligence.”

Kritisch SAP-landschap

Al deze sensoren leveren een enorme hoeveelheid aan data. Voor het verwerken van die ‘bakken data’ heeft Strukton Worksphere een eigen big-dataplatform genaamd PULSE. SAP speelt daar een belangrijke rol in. “Al onze assets staan in SAP, en daarmee vormt SAP een belangrijke schakel in de motor die de datagedreven toekomst voor ons mogelijk maakt. Ons SAP-landschap is een kritisch landschap waarop onze operatie 24 uur per dag, zeven dagen per week draait.”

SAP ECC vormde ruim twintig jaar lang de kern van dit landschap, onder andere voor finance, sales, hr, servicemanagement en inkoop. En die kern functioneerde nog altijd prima, zo benadrukt Giel Peeters, Lead ERP Consultant bij Strukton Worksphere. Met HANA als onderliggende database liet ook de snelheid niets te wensen over. “Maar het is met een relatief oude back-end wel lastig om nieuwe technologie toe te passen en door te ontwikkelen. Dat merkten we bijvoorbeeld bij de uitrol van SAP Fiori dat we gebruiken als landingspagina. Hier kunnen onze SAP-gebruikers bijvoorbeeld snel de stand van een project inzien en hebben ze toegang tot andere applicaties. Maar Fiori-apps zien er op SAP S/4HANA gewoon veel beter uit.”

“We willen graag vooroplopen in digitalisering, en dat betekent dat de motor altijd moet werken met de laatste revisie”, vervolgt Bosman. Voor Strukton Worksphere was een migratie naar SAP S/4HANA dan ook een logische stap. “Met SAP S/4HANA kunnen we altijd over naar de laatste release.”

Smart Re-Use

Strukton Worksphere stelde zich als doel om de migratie binnen een jaar te voltooien. In dat jaar stond het projectteam voor de uitdaging om ook het bedrijfsmodel in SAP te vereenvoudigen. “De bedrijfsstructuur in SAP was niet meer in lijn met de werkelijkheid”, legt Peeters uit. “In SAP hadden we bijvoorbeeld zeven bedrijfsnummers, terwijl Strukton Worksphere toch echt maar één bedrijf is. Leg dat maar eens uit aan nieuwe werknemers. We wilden daarom het bedrijfsmodel opschonen, maar dan zonder de gehele configuratie waarin we jarenlang hebben geïnvesteerd weg te gooien.”

Een greenfieldimplementatie van SAP S/4HANA was daarom voor Strukton Worksphere geen optie. “Daarvoor was de tijd ook te kort”, weet Peeters. “Maar met een brownfieldimplementatie schoten we ook weinig op. De SMART Re-Use aanpak – een migratiemethode die we in samenwerking met onze partner McCoy ontwikkelden – bood echter het beste van twee werelden.”

“Met de Smart Re-Use hergebruik je de bestaande SAP-functionaliteit, maar kun je tegelijkertijd ook het bedrijfsmodel aanpassen en afscheid nemen van overbodig maatwerk”, aldus Roland Sloetjes, bij McCoy S/4HANA Smart Re-Use Solution Architect. Peeters: “Een heel groot voordeel van deze aanpak is dat we nu een schoon systeem hebben. McCoy heeft ons daarin echt fantastisch ondersteund.”

Altijd klaar voor iets nieuws

Deze aanpak heeft er volgens Bosman ook voor gezorgd dat Strukton Worksphere het project met relatief weinig investeringen en binnen de gestelde deadline heeft voltooid. “Door het hergebruik van functionaliteit hebben we het met een relatief klein en gedreven team en weinig externen kunnen doen. Maar ook de frisse blik en de kennis van McCoy als het gaat om migratie, finance en de FI/CO-modules voor financial accounting en controlling hebben bijgedragen aan het succes.”

De voordelen van SAP S/4HANA die Strukton Worksphere nu in de praktijk ervaart, zijn volgens de Manager ICT legio. “Door de migratie hebben we bestaande processen kunnen optimaliseren. We volgen nu veel meer de standaard. Bijvoorbeeld maandafsluitingen doen we nu veel sneller, en als er iets niet klopt, zien we dat meteen. Nieuwe dashboards maken we met plezier omdat het zo eenvoudig is. Maar wat heel belangrijk is: we zijn altijd klaar voor iets nieuws. We hoeven niet eerst ons ERP-systeem te updaten, want op dat moment gebruiken we al de nieuwste release van SAP S/4HANA. De motor werkt altijd met de laatste revisie. Daardoor staat niets de digitale ambitie van Strukton Worksphere in de weg.”

Dit bericht is tot stand gekomen in samenwerking met SAP.