Achter elke zakelijke oplossing zit een forse technisch verhaal. Hoe relevant dit ook is, voor de meeste medewerkers draait het om het dagelijks gebruik en het voordeel van een bepaalde applicatie of tool. Het gebruik van collaboration-tools zoals Teams neemt een groot deel van de werkweek in beslag. Wat levert Microsoft Teams Phone op voor eindgebruikers?
Het is een probleem voor veel medewerkers dat deze techniek prominent voorkomt onder werktijd. Het continu moeten switchen van apps leidt tot een problematische snelheid van werk. Dit terwijl communicatie an sich al lastig genoeg kan zijn, met actiepunten, afspraken en beslismomenten. Remco de Kamer, Senior Go-To-Market Manager Surface bij Microsoft, stelt dat Nederland voorop loopt als het gaat om moderne werkprocessen en werkplekken. Het oplossen van de hierboven genoemde problemen zouden dus goed hier kunnen plaatsvinden.
Bij het presenteren van Teams Phone hamert Microsoft erop dat we een mentale, fysieke en emotionele belasting betalen door dit worstelen met werk. De oplossing bij collaboration-tools, zo stelt het bedrijf, is een consolidatie van het aantal apps. Teams is daar een logische casus voor. Het vervult voor talloze organisaties al een cruciale rol voor videovergaderingen. Door de integratie met Outlook en andere 365-apps beschikt Teams tevens over een gevulde agenda en chats. Het idee achter Teams Phone is dat gebruikers hier hun zakelijke telefoongesprekken aan toe kunnen voegen.
Duidelijker, vloeiender
Het bellen binnen Teams levert als eerste voordeel op dat je niet van app hoeft te switchen. Omdat Teams Phone werkt met een gebruikelijk telefoonnummer, geldt de oplossing als een verzamelpunt voor alle conversaties, met of zonder video. Dat is volgens Microsoft niet alleen duidelijker en vloeiender, maar maakt gespreksdeelnemers aanwezig en gefocust, met effectievere conversaties tot gevolg.
Het bellen blijft “in de workflow”, waarbij Teams op zowel telefoon als laptop, tablet of gerichte hardware synchroon blijft. Onboarding is mogelijk met 1 telefoonnummer zonder dat organisaties specifieke apparatuur nodig hebben. Wie aangenomen wordt, hoeft veelal niet eens een extra nummer erbij te nemen. Wie bijvoorbeeld bij Odido een abonnement heeft, kan dit ook zakelijk gebruiken zonder frictie.
Uit onderzoek van Microsoft blijkt dat er door Teams Phone 1,6 uur per week bespaard wordt. Bijna twee werkweken per jaar voor een fulltime medewerker dus. Het onderschrijft de claim van de techreus van een driejarige besparing van 19,7 miljoen dollar en een rendement van 143 procent. Ook voor de IT’er is er minder druk om alle collaboration in te regelen, aangezien de organisatie van de infrastructuur allemaal via de admin-console van Teams werkt.
Toch technisch
Eenmaal aan het bellen blijkt er toch een technisch verhaal te zijn, maar een met een positief effect. Zo helpt AI om spraak te isoleren (met anti-reverb in gehorige ruimtes) en te verbeteren. Wie merkt dat enkel bellen overigens niet communicatief genoeg is, kan een call “upliften” naar een videovergadering. Denk daarbij aan een gesprek waarbij een bepaalde slide ter sprake komt ter voorbereiding van een presentatie of een uitleg waarbij een visual meer zegt dan een hoop woorden.
Daarnaast schitteren sommige features in hun onopvallendheid. Zo schakelt Teams Phone tussen 5G en Wifi zonder hapering en is de uptime-belofte een van 99,9999 procent. Dat is jaarlijks 32 seconden. En weer een mogelijkheid waarbij het de bedoeling is dat je het nÃét merkt: automatische spamdetectie en -blokkering.
Voor de klant
We hebben het tot nu toe gehad over de ervaring met Teams Phone voor de medewerker, maar het kan ook klantgericht zijn. Het meest prominente voorbeeld hiervan is click-to-call, waarbij een klant met een vraag direct naar de juiste afdeling gestuurd kan worden op basis van de vraag. Achter de schermen is een Queues-app beschikbaar voor wachtrijen om deze klantervaring zo soepel en snel mogelijk te maken.
Het is dus duidelijk dat een Teams-upgrade naar Teams Phone kan leiden tot fundamenteel andere (en het liefst tegelijk simpelere) businessprocessen. Dat betekent ook dat de applicatie voor elke bestuurslaag en voor de klant een andere impact heeft. Zo moeten executives eigenlijk altijd bereikbaar zijn voor urgente calls, waarbij de Teams Phone-connectie dit kan garanderen. Hun assistent of administratie kent dezelfde eis, terwijl een receptionist wellicht minder gehorig of snel schakelend moet communiceren. Een klantenservice heeft er belang bij om snel calls te routen en klanten tevreden te stellen.
Dat wordt een aardig waslijstje, maar met de juiste assistentie kan Microsoft Teams Phone een flinke waardevermeerdering opleveren. En, net zo belangrijk: tevredenheid bij het personeel.
Benieuwd naar de precieze invulling van Teams Phone voor jouw specifieke organisatie? Dan zijn er veel materialen online beschikbaar, maar een fysiek evenement met experts en de kans om vragen te stellen is er ook. Op 7 oktober vindt de Odido Business Dag plaats bij Microsoft op Schiphol, geheel over Teams Phone.
Lees ook: Hoe je maximaal profiteert van Microsoft Teams Phone