Uit onderzoek van Zivver komt naar voren dat hoewel bedrijven versneld hebben geïnnoveerd in de afgelopen twee jaar, er ook nog veel uitdagingen liggen. Werknemers die meededen aan het onderzoek klagen over securitymaatregelen die averechts werken en de productiviteit afremmen. Ook op het gebied van digitaal samenwerken zijn veel applicaties toegevoegd, maar die worden nog niet efficiënt gebruikt.

Zivver, een bedrijf gespecialiseerd in e-mailbeveiliging, heeft een onderzoek uitgevoerd onder 6031 werknemers om erachter te komen welke effecten de versnelde innovatie en het hybride werken hebben. Vrijwel alle werknemers (98%) vinden het belangrijk om te kunnen focussen op hun primaire taak. Feit is echter dat ze daarin worden gehinderd. Voornaamste oorzaak is bureaucratie, zeker in grote organisaties een bekend fenomeen. In 29% van de gevallen zorgen tijdsintensieve beveiligingsmaatregelen voor hinder in hun werk en in 27% van de gevallen voor teveel verschillende IT-systemen. Daar valt dus nog wel wat te verbeteren.

Lees ook: Microsoft Teams vs Zoom vs Google Meet vs Webex Meetings vs BlueJeans

Beveiliging

Als we kijken naar cybersecurity, dan zegt 50% van de werknemers dat de huidige beveiligingsmaatregelen een negatieve invloed hebben op hun productiviteit. Deze beveiligingen zorgen voor obstakels om het werk goed te kunnen uitvoeren. 47% van de werknemers geeft zelfs aan zich gefrustreerd te voelen door de netwerkbeveiliging die is opgelegd wanneer ze vanuit huis werken. Vaak eisen bedrijven extra authenticatieslagen of zijn sommige applicaties in het geheel niet toegankelijk. Tot slot geeft 30% aan dat hun IT-afdeling zo paranoïde is over mogelijke cyberaanvallen, dat ze het onmogelijk maken voor werknemers om hun werk naar behoren uit te oefenen.

Bedrijven hebben vandaag de dag te maken met enorm veel cyberdreigingen. Ze willen zich daar zo goed mogelijk tegen beschermen. Het meeste risico ligt bij de werknemer. Die is meer dan eens verantwoordelijk voor het openen van een phishing e-mail en het binnenhalen van ransomware. IT probeert dit met allerlei beveiligingsmaatregelen en training tegen te gaan. Daar komt dan ook de frustratie vandaan bij veel werknemers.

Onder de mensen die meededen aan het onderzoek had 67% in de afgelopen twee jaar een vorm van securitytraining gekregen vanuit de organisatie. Wel is 47% van de werknemers van mening dat die verantwoordelijkheid meer bij het IT-team moet liggen. Weinig werknemers hebben een positief beeld van hun IT-team. Slechts 17% is van mening dat het IT-team ze ondersteunt. 30% is van mening dat het IT-team vooral reacties opereert en 19% vindt het IT-team bureaucratisch.

Digitaal communiceren en samenwerken

Uit het onderzoek komt naar voren dat 55% van de werknemers de afgelopen twee jaar extra tools hebben gekregen om samen te werken en te communiceren. Zo’n 39% van de werknemers geeft aan moeite te hebben om deze nieuwe tools goed te gebruiken, 34% stelt dat het extra stress toevoegt en tot slot geeft 29% aan dat ze het gevoel hebben altijd bereikbaar te zijn en moeite hebben om echt uit te loggen.

Uiteindelijk zorgen die tools vaak intern voor minder e-mails, maar voor communicatie met externe partijen blijft e-mail het belangrijkste communicatiemiddel. E-mail is echter ook een van de grootste beveiligingsrisico’s. Zowel voor het binnenhalen van malware en ransomware via phishing, als het al dan niet per ongeluk delen van gevoelige gegevens.

84% van de IT-beslissers in het onderzoek geeft aan dat e-mail cruciaal is voor hun business. Het is dus niet een risico dat eenvoudig is op te lossen. Wel geven veel IT-beslissers (73%) aan te willen investeren in e-mailbeveiliging. Voornamelijk in outbound beveiliging, oftewel het versturen van e-mails. Daar gaat het namelijk vaak fout. 61% van de werknemers geeft aan de afgelopen twee jaar fouten gemaakt te hebben bij het verzenden van e-mails, waarbij de e-mail of bijlagen naar de verkeerde persoon werden verzonden.

Extra controles en beveiliging op e-mail

De afgelopen jaren zijn er al allerlei protocollen en beleidsregels ingevoerd om e-mailbeveiliging te verbeteren, maar niet met veel resultaat. Dit komt ook in het onderzoek naar voren: 83% van de IT-beslissers heeft meer geloof in slimme technologische oplossingen voor e-mailbeveiliging dan het toevoegen van extra protocollen of beveiligingsregels.

Voor Zivver is dit onderzoek deels goed nieuws. Dat bedrijven meer willen investeren in e-mailbeveiliging is positief. Dat is namelijk iets wat het bedrijf kan aanbieden. Zo biedt het bedrijf de mogelijkheid om versleuteld e-mails te versturen. Wel is het zo dat externe ontvangers die geen Zivver-klant zijn de e-mails middels een link moeten openen in hun browser, wat de productiviteit niet ten goede komt. Iets waar werknemers duidelijk over zijn in het onderzoek. Voor interne e-mails, waarbij iedereen gebruikmaakt van Zivver, is dat niet nodig en heeft het ook geen effect op de productiviteit.

Zivver biedt echter ook een intelligente controle op e-mails voordat ze worden verzonden. Bij het schrijven van de e-mail kijkt Zivver middels een plugin mee naar de inhoud. Als je voor het eerst naar iemand gaat mailen zal er een waarschuwing worden getoond, maar ook als je bijvoorbeeld de laatste sales of omzetrapporten verstuurt. Het is een soort securitychecklist die bij het opstellen van een e-mail naar de context en de ontvanger kijkt. Op deze manier kan het aantal fouten bij het opstellen van een e-mail worden verminderd. Daarnaast heeft het vrijwel geen impact op de productiviteit van een werknemer.

Tip: Heeft je organisatie al een cyberrecoveryplan?