9min

Vergaderplatforms zijn vanwege de coronapandemie zeer in trek geraakt. In 2023 zijn deze applicaties niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven, zeker nu hybride werken de norm is geworden voor veel sectoren. Er zijn echter aardig wat aanbieders met videocall- en samenwerkingfunctionaliteit, maar wat heeft elk platform te bieden? Nog concreter: welke bedrijfssituatie past bij welke applicatie?

Dit artikel is oorspronkelijk geplaatst op 24 april 2020, maar geüpdatet op 15 januari 2021, op 8 juni 2023 en op 9 augustus 2023.

Alle onderstaande apps maken vanzelfsprekend videobellen en online vergaderingen mogelijk. Er zijn echter veel verschillen als het gaat om interface, gebruiksgemak, functionaliteit en prijsmodel. De eigenschappen zetten we hieronder op een rij.

Microsoft Teams

Inmiddels zijn Windows-gebruikers veelal welbekend met Teams, dat standaard voor privégebruik in Windows 11 zit. Echter zit het ook verpakt in Microsoft 365 voor het bedrijfsleven met meer opties, wat volgens de rivalen op de markt tot een onterechte concurrentiepositie leidt. Maar goed, het betekent wel dat ondernemingen er dus gemakkelijk terechtkomen.

Interface en gebruiksgemak

Met de release van het nieuwe Teams dat in de volksmond Teams 2.0 genoemd wordt, is het platform sterk veranderd. Weg is de oude interface, ten voordele van een Windows 11-styling compleet met de ‘Mica translucency’ die het visueel onderscheidt van de voorganger. Kort gezegd is Teams een stuk minder paars en een stukje meer Windows 11. De integratie met Windows 11 en Office 365 zorgt voor veel interoperabiliteit. Het synchen van kalenders verloopt soepel, evenals de notificaties voor Teams-meetings die in Outlook te zien zijn. Daarnaast heeft Microsoft de code achter het platform totaal herzien, dat als gevolg heeft dat het veel sneller draait dan voorheen. Ten slotte is het inloggen een stuk simpeler doordat het Microsoft 365-ecosysteem dit al regelt. Wat verder tijdens een gesprek erg handig is, is de ruisonderdrukking die het in de achtergrond uitvoert.

Functies

Het niveau van functionaliteit verschilt nogal tussen de gratis en de Premium-variant, dat 8,40 euro per maand kost. De gewone versie biedt in ieder geval al Multi-Tenant Multi-Account (MTMA), waardoor je privé- en werk-accounts kunt onderhouden op één apparaat. Onlangs introduceerde het eveneens Teams Payments om betalingen af te handelen. Teams ondersteunt daarnaast natuurlijk ook gewoon videobellen en chats. Echter is bij Teams Premium veel meer unieks te herkennen. AI-assistentie door middel van gegenereerde notities, gepersonaliseerde ‘highlights’ en live transcripties zijn aardige value-adds als je veel tijd spendeert in online vergaderingen.

Uiteindelijk is het grote voordeel van Teams dat het schaalbaarheid bevat. Een ’team’ kan tot wel 25.000 leden bevatten, terwijl 5.000 directe leden in één kanaal kunnen zitten. Een meeting kan tot 1000 deelnemers aan. De maximale resolutie voor een videocall is 1080p.

Microsoft 365 Business Basic is 5,60 euro per gebruiker per maand, exclusief btw. Standard kost 11,70 euro per gebruiker per maand als jaarabonnment, terwijl er ook Business Premium dat 20,60 euro p/m kost.

Google Meet

Net als Microsoft wil Google graag dat je zoveel mogelijk werk binnen het Google ecosysteem verricht. Daar waar we voorheen over Hangouts en G Suite praatten, bestaat Google Meet nu binnen het Google Workspace-aanbod. Google Workspace is de nieuwe naam voor G Suite en Hangouts is een andere vorm omgedoopt tot Google Meet.

Interface en gebruiksgemak

Google Meet bevindt zich standaard in een webbrowser. Het is duidelijk dat Meet standaard ingericht is voor een kleiner gesprek: pas recent heeft het het maximumaantal zichtbare gebruikers in ’tile’-stand opgehoogd van vier naar 16. Net als bij Microsoft is de Google-suite ingericht om naadloos onderling te integreren. Google Calendar plugt in met Meet, net als andere Workspace-apps. Screensharing is een pluspunt, aangezien het de unieke optie biedt om slechts een deel van het scherm te tonen. Zo garandeert een oplettende gebruiker meer privacy en is het voor mede-Meet-gebruikers duidelijk waar het om gaat in een meeting. Ook real-time captions worden ondersteund, die met een enkele klik in te schakelen zijn.

Functies

Gebruikers kunnen deelnemen aan een videocall via e-mail, een gedeelde link of een Calendar-uitnodiging, en er is de mogelijkheid om in te bellen. Verder kan men video-inhoud streamen naar maximaal 100.000 kijkers binnen één domein. Ook is er de mogelijkheid om calls op te nemen en direct op te slaan in Google Drive.

Afhankelijk van het gekozen Business-plan kunnen er 100 tot 500 deelnemers in een meeting zitten, dat dus behoorlijk achterloopt op Teams. Een nadeel voor grote organisaties, maar niet in praktische zin voor het overgrote merendeel van gebruikers. Zaken als noise-cancellation, het besturen van Slides-presentaties en polls zitten achter verschillende prijspunten verstopt.

Eerder in 2023 gaf Google de prijzen door van de Business-pakketten waarin uitgebreide features van Meet te vinden zijn. Echter fluctueren deze in Europa, omdat ze gekoppeld zijn aan de wisselkoers tussen euro en dollar. In dollars kost Business Starter in ieder geval 7,20 dollar, Business Standard 14,40 en Business Plus 21,60 dollar per maand per gebruiker. Op de dag van schrijven komt dat neer op respectievelijk 6,70, 13,40 en 20,10 euro.

Cisco Webex

Een van de oude rotten in collaboration-land is Webex, dat in 1995 het levenslicht zag en in 2007 door Cisco werd opgekocht. Het speerpunt van dit platform is security. Om die reden is het ook niet al te gek dat de Rijksoverheid en EU bijvoorbeeld digitaal vergaderen op Webex. Dit platform bestaat uit verschillende onderdelen, waarbij Webex Meetings specifiek bedoeld is voor videocalls.

Verder is het vermeldenswaardig dat Webex gebruikt kan worden via een desktop-app of een web-app. De web-app heeft dezelfde functionaliteit als de desktopversie, op twee belangrijke features na: de webversie ondersteunt geen end-to-end encryptie, en geen legacy Voice-over-IP (VoiP). Voor de rest zijn de twee versies nagenoeg gelijk.

Interface en gebruiksgemak

Het gebruik van Webex Meetings is intuïtief. De interface is vergelijkbaar met andere diensten tijdens een call, maar voordat je een call begint is er een overzichtelijk dashboard te zien. Je kunt op dat dashboard kiezen uit Start Meeting, Plan Meeting of Join Meeting; die knoppen spreken voor zich. Aan de rechterkant zijn geplande vergaderingen te zien, als die er zijn, en recent bekeken bestanden. Bij het plannen van een vergadering kunnen standaardfuncties als tijd, datum en de duur van de vergadering worden ingesteld en de nodige personen kunnen worden uitgenodigd. Verder kunnen er agendapunten worden toegevoegd, evenals een wachtwoord voor de meeting. Ook kunnen, net als bij andere diensten, de gewenste audiodevices worden gekozen, maar deze instellingen zijn bij Webex wat makkelijker te vinden dan bij bijvoorbeeld Microsoft Teams.

Functies

Webex is uitgebreid geïntegreerd met andere Cisco-producten, waaronder tools en hardware. Het heeft daarnaast cloud-recording, real-time transcripties en breakout rooms, iets dat niet elke videocalldienst aanbiedt. Het kan niet achterblijven wat AI betreft, waardoor het onlangs ook automatische samenvattingen van meetings is gaan aanbieden. Elke deelnemer van de videocall kan hier van gebruikmaken, in tegenstelling tot de beperkingen die bij een dergelijke feature liggen bij Zoom.

Webex Meetings-gebruikers kunnen gratis tot 40 minuten een gesprek voeren en maximaal 100 leden aan een meeting toevoegen. Wie tot wel 24 uur en met respectievelijk 150, 200 of 1000 deelnemers wil spreken, kan dat met een maandabonnement op Starter (13,50 euro), Business (19 euro) of Enterprise regelen. De Enterprise-prijs bevat enkel een linkje naar het salesdepartement van Webex, dus dat zal sterk afhankelijk zijn van de klant in kwestie. Bij deze premium-varianten is er ook live polling, de mogelijkheid om meerdere meetings tegelijk bij te wonen, co-hosts en closed captions. Daarnaast verzorgt het cloud-opslag voor opgenomen gesprekken.

Zoom

We hebben wellicht de bekendste naam voor het laatst bewaard. Wie tijdens de coronapandemie sprak over digitaal vergaderen had het al gauw over ‘zoomen’, dit terwijl de call niet eens op Zoom plaatsvond. Het ving daarmee de zogeheten ‘zeitgeist’ van met name 2020. Het werd echter al gauw duidelijk dat er werk aan de winkel was wat privacy en security betreft. Daar sleutelde het al gauw aan, en het eindresultaat is dat er momenteel niks te klagen valt op deze gebieden.

Interface en gebruiksgemak

Deelnemen aan een call duurt een paar seconden als je de app al hebt geïnstalleerd en twee keer extra klikken als je in plaats daarvan voor de web app kiest. Deelnemers kunnen verbinding maken en met elkaar chatten voordat de host er is, mits toegestaan. De beheerder kan ook de microfoon of de camera van een deelnemer op elk moment uitschakelen. Het geluid kan uit- en ingeschakeld worden met behulp van knoppen op het scherm, of vanuit accountvoorkeuren.

Hosts hebben verder een beveiligingsknop op hun werkbalk tijdens actieve gesprekken. Deze knop geeft hosts snel toegang tot een aantal functies als het vergrendelen van de vergadering, het inschakelen van een soort wachtkamer voor nieuwe extra deelnemers, het geven van toestemming aan de deelnemers om hun schermen te delen, te chatten, enzovoort.

Een ander nuttig aspect van de interface is dat de beheerder informatie kan zien over de connectiviteit van iedereen in het gesprek. Zo kan een host gemakkelijk herkennen waar een eventueel probleem met de verbinding zich bevindt. Als deelnemer kun je je scherm configureren om relevante informatie en een chatbox te zien. Ook is er de optie om Zoom automatisch in de full-screen modus te zetten.

Functies

Ook Zoom is te gebruiken via een webapp of een desktopversie. Gebruikers krijgen een Personal Meeting ID waarmee op ieder moment een call gestart kan worden. Zonder veel planning kun je zo dus een meeting beginnen, maar wat betreft security is een unieke meeting-ID een betere optie (vooral nu die ID niet meer weergegeven wordt in de app, en mensen dus geen screenshots kunnen nemen). Calls kunnen ook met een wachtwoord beveiligd worden.

Zoom-calls kunnen ook gekoppeld worden aan agenda’s, waaronder Google Calendar, iCal en Microsoft Outlook. Geplande calls komen zo automatisch in je agenda terecht. Verder kunnen deelnemers telefonisch deelnemen, waarbij beheerders kunnen kiezen welke inbelnummers voor welke landen weergeven moeten worden.

Met een Pro-account is er de mogelijkheid om deelnemers te verplichten zich te registreren voor een call. Daarbij wordt een korte enquête ingevuld voordat ze deelnemen, wat nogal van pas komt bij  webinars of online events. Ook is er de optie om een soort wachtruimte weer te geven als de beheerder nog niet is begonnen, maar als deelnemers wel al klaarzitten.

Zoom is gratis beschikbaar, met al veel mogelijkheden. Op de prijspagina preekt men over vergadering van ‘hingga 40 menit per rapat’ (40 minuten per gesprek), dat per ongeluk in de Tagalog-taal vermeld staat in plaats van het toch wat meer gewenste Nederlands. Ook de betaalde prijsniveau’s bevatten dit foutje. Pro kost 139,90 euro per jaar per gebruiker, terwijl Zakelijk 189,90 kost. Het aantal uren per gesprek is voor beide prijsniveau’s 30, terwijl ze zich onderscheiden in de whiteboards-aantallen (3 of onbeperkt) en maximaal aantal deelnemers (100 tot 300). Zakelijk Plus bevat geen prijsvermelding en varieert per klant. Onder de extra’s van Zakelijk Plus vallen onder andere extra cloud-opslag (van 5GB naar 10GB), telefonie-opties en vertaalde ondertiteling.

Conclusie

Er zijn meer spelers dan deze vijf op de markt, maar wat ons betreft is één van deze opties in zowat alle use-cases aan te raden. De rode draad voor het advies dat wij geven is dat het sterk afhangt van het applicatie-portfolio dat een bedrijf erop nahoudt. Wie diep geïntegreerd zit in Microsoft- of Google-producten, zou zichzelf van veel functionaliteit ontdoen door niet voor respectievelijk Teams of Meet te kiezen. Daarnaast zijn security-gevoelige partijen met Cisco-integraties gebaat bij Webex als videocall-app naar keuze. BlueJeans is juist bijzonder in dat het een eenvoudige optie is zonder allerlei extra integraties die sommige partijen wellicht niet verlangen. Ten slotte kunnen we niet om de souplesse van Zoom heen, dat wél sterk geïntegreerd is als third-party met Google en Microsoft.

Als we kijken naar uitzonderlijk drukke meetings, kunnen we moeilijk om het maximum van 1000 deelnemers in een Teams-vergadering heen. Dit zal voor grotere bedrijven wellicht af en toe handig kunnen zijn, hoewel we ons afvragen hoe vaak dit voorkomt. Als security verreweg het belangrijkste is, biedt Cisco met de eigen suite-integraties de meest voor de hand liggende oplossing. Het moge duidelijk zijn dat er voor ieder wat wils is op de videocall-markt.