Microsoft Teams vs Zoom vs Google Meet vs Webex Meetings vs BlueJeans

Abonneer je gratis op Techzine!

Meerdere apps voor samenwerking en videocalls zijn de laatste tijd uitgebreid in de media verschenen, maar wat een beetje ondersneeuwt is wat de daadwerkelijke functionaliteit nu eigenlijk is. Vaak gaat het nieuws alleen over privacy of exploderende gebruikersaantallen. Hieronder vergelijken we daarom vijf veelgebruikte video conferencing-apps en bekijken we welke app een goede keuze is voor welke bedrijfssituatie.

Deze apps hebben allemaal de standaardmogelijkheden om te videobellen, online vergaderingen te organiseren en komen dus in deze tijd nogal in de spotlight. Er zijn wel wat verschillen qua interface, gebruiksgemak, functionaliteit en prijs. Die eigenschappen zetten we hieronder op een rij.

Microsoft Teams

Skype for Business is nog steeds een populaire app voor videoconferenties. Skype wordt echter snel uitgefaseerd ten voordele van Microsoft Teams, de collaboration-app die standaard in Microsoft 365-abonnementen is opgenomen, en die dus een goede keuze kan zijn voor grotere ondernemingen.

microsoft teams

Interface en gebruiksgemak

De interface van Teams is redelijk overzichtelijk geordend, als je eenmaal doorhebt waar alles zit. Zoals met meer producten uit de Office/Microsoft 365-familie kost het wat tijd om bekend te worden met waar alle knoppen en opties te vinden zijn. Soms zijn er ook wel wat veel kliks nodig om bij een bepaalde optie uit te komen. Zo zitten het instellingen-menu onder de drop-down van het profiel van de gebruiker. Geen probleem als je het eenmaal weet, maar we zouden ons kunnen voorstellen dat sommige gebruikers er pas achter komen nadat ze een tijdje naar een instellingen-logo hebben zitten zoeken. Zo is het met Teams wel vaker, maar naar onze mening is dat slechts een heel klein minpuntje, wat na een tijdje geen last meer oplevert. Bovendien is die onoverzichtelijkheid tijdens een videocall nergens te bekennen.

Functies

Teams is behalve een video conferencing-tool ook een chat-tool, met complete collaboration-functionaliteit. Hier focussen we echter op de video-kant van het verhaal, die qua interface tijdens een call vergelijkbaar is met veel andere apps – denk aan de standaardknoppen voor microfoon en camera. Wel valt een aantal functies op: gebruikers kunnen bijvoorbeeld kiezen, tijdens de call, welke videofeed er wordt weergegeven, en die feed kan vervolgens worden vastgezet op het scherm. Dat kan voor meerdere feeds, dus in videovergaderingen kan bijvoorbeeld zowel de beheerder als een spreker vast worden gezet. Verder is er een functie die ervoor zorgt dat je in beeld komt als je je arm opheft, wat handig kan zijn om aandacht te vragen als er bijvoorbeeld een probleem met de verbinding moet worden opgelost.

Wat Teams verder onderscheidt zijn de integraties voor Officec 365 (binnenkort Microsoft 365). Dat betekent dat afspraken in de agenda van Outlook bijvoorbeeld gesynchroniseerd worden, zodat een gebruiker tijdens afspraak als “bezet” weergegeven wordt. Deze integraties zijn wat ons betreft één van de grootste voordelen van Teams voor Microsoft-gebruikers. Het kan namelijk een doorslaggevende factor zijn bij het maken van een keuze.

De prijzen van Microsoft (nu nog Office) 365 liggen op 4,20 euro per gebruiker per maand voor Essentials, 10,50 voor Premium en 16,90 voor Business.  

Google Meet (eerder Hangouts)

Als je een Google-account hebt, heb je toegang tot Google Chat en Google Meet. Deze namen zijn pas recent ingevoerd; tot voor kort heette de dienst Hangouts. Meet en Chat zijn allebei standaard onderdeel van G Suite, de office suite van Google. Dit brengt integraties met zich mee, net als bij Microsoft Teams met Office. Bij een beschikbaar abonnement op G Suite is het dus aan te raden om Google Meet (en Chat) te kiezen.

Interface & gebruiksgemak

De interface van Meet is overzichtelijk en rustig. Je kunt meetings plannen, starten en joinen aan de rechterkant van het scherm en er is een niet te missen knop om algemene, video- en audio-instellingen aan te passen. Dat is eigenlijk alles wat er te zien is op het startscherm van Meet zelf. Alle andere functies zitten op andere plekken in G Suite, zoals het plannen van calls, wat in Google Calendar zit. De simpele interface maakt het gebruiksgemak van Meet iets groter dan bij Microsoft Teams, maar de keuze tussen Teams of Meet (en Chat) hangt toch echt af van welke office suite je gebruikt binnen je bedrijf.

Functies

In videocalls zelf zijn de functies vrij basic, het in- en uitschakelen van de camera en microfoon gaat via de standaardknoppen. Ook is er de optie om je scherm te delen, of slechts één venster van bijvoorbeeld een bepaalde applicatie. Rechtsonder zit een menu met meer opties, zoals het weergeven in full screen en het aanpassen van de layout naar smaak. Erg interessant is het aanzetten van captions, waarbij er een directe transcriptie in beeld verschijnt van de spreker die op dat moment aan het woord is. In principe zou je dan zonder geluid nog kunnen volgen wat er gezegd wordt, maar uiteraard is de transcriptie niet foutloos. Een toevoeging die nog in overgang is van gimmick naar echte feature dus.  

Gebruikers kunnen deelnemen aan een videocall via e-mail, een gedeelde link of een Calendar-uitnodiging, en er is de mogelijkheid om in te bellen. Verder is er de mogelijkheid om video te streamen naar maximaal 100.000 kijkers binnen één domein. Ook is er de mogelijkheid om calls op te nemen en direct op te slaan op Google Drive.

G Suite is momenteel beschikbaar voor 4,68 euro per gebruiker per maand voor Basic, 9,36 euro voor Business en 23 euro voor Enterprise. De eerste twee prijzen zijn tijdelijk verlaagd vanwege de coronacrisis, dus de kans is groot dat die weer iets verhoogd zullen worden, mocht de situatie normaliseren.

Update:
Op 29 april heeft Google bekendgemaakt dat Google Meet nu gratis te gebruiken is voor iedereen. Een Google-account is weliswaar vereist, maar je hoeft niet langer een GSuite-klant te zijn om Google Meet te gebruiken. Wel is de gratis versie gelimiteerd tot maximaal 60 minuten per gesprek.

Cisco Webex

Webex van Cisco is ontworpen met de strategie om een collaboration-oplossing te splitsen in twee apps. Dit zijn Webex Meetings en Webex Teams. Webex Teams heeft wel een videoconferencing-optie, maar ook een hoop collaboration-tools, vergelijkbaar met Microsoft Teams. Webex Meetings is echt alleen bedoeld voor videoconferencing en online events, dus op die functionaliteit zullen we ons in deze review richten.

Verder is het vermeldenswaardig dat Webex gebruikt kan worden via een desktop-app of een web-app. De web-app heeft dezelfde functionaliteit als de desktopversie, op twee belangrijke features na: de webversie ondersteunt geen end-to-end encryptie, en geen legacy Voice-over-IP (VoiP). Voor de rest zijn de twee versies nagenoeg gelijk.   

Interface & gebruiksgemak

Het gebruik van Webex Meetings is intuïtief. De interface is vergelijkbaar met andere diensten tijdens een call, maar voordat je een call begint is er een overzichtelijk dashboard te zien. Je kunt op dat dashboard kiezen uit Start Meeting, Plan Meeting of Join Meeting; die knoppen spreken voor zich. Aan de rechterkant zijn geplande vergaderingen te zien, als die er zijn, en recent bekeken bestanden. Bij het plannen van een vergadering kunnen standaardfuncties als tijd, datum en de duur van de vergadering worden ingesteld en de nodige personen kunnen worden uitgenodigd. Verder kunnen er agendapunten worden toegevoegd, evenals een wachtwoord voor de meeting. Ook kunnen, net als bij andere diensten, de gewenste audiodevices worden gekozen, maar deze instellingen zijn bij Webex wat makkelijker te vinden dan bij bijvoorbeeld Microsoft Teams.

Functies

Beheerders kunnen de vergadering opnemen, zowel de audio als video. Deelnemers aan de vergadering kunnen vervolgens met een link de recording downloaden. Verder kunnen deelnemers gedempt worden. Alle deelnemers kunnen een chat gebruiken tijdens de meeting, en hosts kunnen hun bureaublad, een specifieke app of bestanden van hun computer, inclusief videobestanden, delen met de andere personen in de call. Handig daarbij is dat er een melding aanwezig is voor de beheerder waardoor die ziet of het delen is ingeschakeld of niet. Dat maakt de kans veel kleiner dat hij/zij de functie aan laat staan nadat de call is afgelopen. Ook kan er een virtueel whiteboard gebruikt worden voor het delen van aantekeningen.

Webex is beschikbaar in een gratis versie, een Starter-versie voor 12,85 euro per host per maand, een Plus-versie voor 17,30 euro per host per maand, en een Business-versie voor 25,65 euro per host per maand.

Tip: Cisco roeit tegen de stroom in met Webex als Teams- en Slack-concurrent

BlueJeans

BlueJeans is waarschijnlijk de ‘simpelste’ app in onze lijst, maar niet op een negatieve manier. Een gratis versie is er niet, en de app is alleen gericht op video conferencing, zonder functies die andere collaboration-apps vaak hebben. De BlueJeans-app kan in-browser gebruikt worden of gewoon geïnstalleerd worden als desktop-app. De desktop-app heeft als enige echt alle functies; wel is er een app beschikbaar voor iOS en Android.  

Interface en gebruiksgemak

De interface van BlueJeans is erg overzichtelijk. De functies als het plannen, joinen en starten van een meeting zijn hier eveneens direct te zien op het startscherm. Tijdens een call staan belangrijke functies bovenin het scherm als het opnemen van een meeting en het delen van je scherm.

Er zijn verschillende ‘views’ waar gebruikers uit kunnen kiezen. Zo is er een ‘people view’ waarbij de spreker de het grootste scherm krijgt, maar waarbij wel iedereen te zien is. Ook is er de optie om alleen de spreker te laten zien, en een optie om iedere deelnemer even groot in beeld te brengen. Tot aan 25 videofeeds kunnen tegelijkertijd worden weergegeven tijdens een call. Opmerkelijk is verder dat er directional audio van Dolby gebruikt kan worden, als er audiohardware van Dolby beschikbaar is in bijvoorbeeld een vergaderruimte. Dit betekent dat de audio uit een bepaalde richting komt in je headset, waardoor je kunt horen wie er aan het woord is in de vergaderruimte. In coronatijden van beperkte toegevoegde waarde, maar een handige feature als alles weer iets normaler wordt.

Het valt verder op dat er erg veel opties zijn voor als er iets misgaat in een call; er is zelfs een heel Command Center, waarin statistieken over een call te vinden zijn en waarmee je dus kunt zien wat er mis ging en bij wie. Eventuele hulp van IT-specialisten wordt daarmee minder frustrerend, aangezien zij weten waar ze moeten zoeken naar problemen. 

Functies

Bij iedere deelnemer is een video- en microfoonpictogram te zien, waarmee de beheerder van een meeting iedereen apart kan dempen of weer aanzetten. Ook is er de optie om dat voor iedereen tegelijk te doen. Daarnaast is er een whiteboard- en notitiefunctie en kunnen meetings direct worden gestreamd via Facebook Live, wat bij webinars goed van pas kan komen. Een optie om meetings te locken is er ook, om niet gestoord te worden door derden. Ook kunnen om die reden meldingen van nieuwe deelnemers uitgezet worden, zodat er niet de hele tijd alerts tussen het gesprek door te horen zijn.

Er is verder een mogelijkheid voor het controleren van een desktop op afstand, maar bijvoorbeeld admin-apps in Windows zijn daar uit veiligheidsoverwegingen uit gehaald. Voor veel support-doeleinden heb je daar dus weinig aan, omdat er weinig tot geen wijzigingen kunnen worden aangebracht door die beperkingen.  

De prijs van BlueJeans ligt op 9,99 dollar voor Standard, per host per maand, en 13,99 dollar voor Pro, per host per maand. Voor de Enterprise-versie moet er een offerte aangevraagd worden, aangepast op de organisatie.

Zoom

Dan is er nog Zoom. De bergen aan privacyproblemen waardoor deze app is geraakt kunnen ondertussen niemand zijn ontgaan, en daardoor ligt Zoom ontzettend onder een vergrootglas op het moment. We zullen de app inhoudelijk op dezelfde manier reviewen als de andere apps, de privacyproblemen hebben immers weinig tot geen invloed op het gebruik van de functionaliteit. Wel moeten we stellen dat het gebruik van Zoom niet is aan te raden tot er duidelijke verbeteringen plaatsvinden wat betreft security, iets waar het bedrijf op dit moment mee bezig is.

Interface en gebruiksgemak

Deelnemen aan een call duurt een paar seconden als je de app al hebt geïnstalleerd en twee keer extra klikken als je in plaats daarvan voor de web app kiest. Deelnemers kunnen verbinding maken en met elkaar chatten voordat de host er is. De beheerder kan ook de microfoon of de camera van een deelnemer op elk moment uitschakelen. Het geluid kan uit- en ingeschakeld worden met behulp van knoppen op het scherm, of vanuit accountvoorkeuren.

Hosts hebben verder beveiligingsknop op hun werkbalk tijdens actieve gesprekken. Deze knop geeft hosts snel toegang tot een aantal functies als het vergrendelen van de vergadering, het inschakelen van een soort wachtkamer voor nieuwe extra deelnemers, het geven van toestemming aan de deelnemers om hun schermen te delen, te chatten, enzovoort.

Een ander nuttig aspect van de interface is dat de beheerder informatie kan zien over de connectiviteit van iedereen in het gesprek. Zo kan een host gemakkelijk herkennen waar een eventueel probleem met de verbinding zich bevindt. Als deelnemer kun je je scherm configureren om relevante informatie en een chatbox te zien. Ook is er de optie om Zoom automatisch in de full-screen modus te zetten.

Functies

Ook Zoom is te gebruiken via een webapp of een desktopversie. Gebruikers krijgen een Personal Meeting ID waarmee op ieder moment een call gestart kan worden. Zonder veel planning kun je zo dus een meeting beginnen, maar wat betreft security is een unieke meeting-ID een betere optie (vooral nu die ID niet meer weergegeven wordt in de app, en mensen dus geen screenshots kunnen nemen). Calls kunnen ook met een wachtwoord beveiligd worden.

Zoom-calls kunnen ook gekoppeld worden aan agenda’s, waaronder Google Calendar, iCal en Microsoft Outlook. Geplande calls komen zo automatisch in je agenda terecht. Verder kunnen deelnemers telefonisch deelnemen, waarbij beheerders kunnen kiezen welke inbelnummers voor welke landen weergeven moeten worden.

Met een Pro-account is er de mogelijkheid om deelnemers te verplichten zich te registreren voor een call. Daarbij wordt een korte enquête ingevuld voordat ze deelnemen, wat nogal van pas komt bij  webinars of online events. Ook is er de optie om een soort waiting room weer te geven als de beheerder nog niet is begonnen, maar als deelnemers wel al klaarzitten.

Zoom heeft een gratis versie, een Pro-versie voor 14 euro per host per maand, een Business-versie voor 18,99 euro, voor minstens 10 gebruikers, met meer functies dan de Pro-versie. Verder is er een Enterprise-versie voor dezelfde prijs als Business, maar vanaf 100 gebruikers en weer met meer functies dan de Business-versie.

Conclusie

Voor bedrijven die gebruikmaken van G Suite of Office 365 zijn respectievelijk Google Meet/Chat en Microsoft Teams duidelijk de beste keuze. De functionaliteit is niet beperkt tot alleen videoconferencing en bovendien worden er geen extra kosten gemaakt. Aan de andere kant van het veld vind je BlueJeans en Zoom, waarbij Zoom op dit moment vanwege privacyredenen niet aan te raden is. Mochten die problemen worden aangepakt, dan heeft Zoom wel echt de meest uitgebreide functies. Ongeveer op het midden van het spectrum zien we Webex, wat geen onderdeel is van een office-suite maar wel een goede optie zou kunnen zijn wanneer je als bedrijf al Cisco-gebruiker bent. Bovendien is er uitbreiding mogelijk naar Webex Teams, bij behoefte aan meer collaboration-functies.