Hoewel IT helemaal is geïntegreerd in de manier van werken, gaat dit wel gepaard met continu toenemende eisen van medewerkers. Zo verwachten medewerkers dat hun IT-middelen altijd naar behoren werken en dat storingen snel worden verholpen. Maar wanneer er dan toch storing plaatsvindt, ontstaat er vaak chaos in de tent. Deze chaos is vaak het gevolg van slechte communicatie tussen de werkvloer en de IT-afdeling. Terwijl goede communicatie en samenwerken juist de key vormen tijdens een storing. In deze blog deel ik daarom drie tips waarmee jouw IT-afdeling de samenwerking met de werkvloer kan optimaliseren en waarmee je de chaos zoveel mogelijk buiten de deur kan houden.
Stap 1: Niet meer van het kastje naar de muur
Voor medewerkers is niks vervelender dan niet weten bij wie ze mogen aankloppen tijdens een storing. Dit probleem wordt ook nog verder versterkt door het feit dat medewerkers vaak geen overzicht hebben van de diensten die de IT-afdeling biedt. Hierdoor is het voor hen onduidelijk welke storingen er intern worden opgelost en welke storingen extern worden aangepakt. Deze onduidelijkheid zorgt ervoor dat de helft van de medewerkers irritatie voelt tijdens een IT-storing, zo blijkt uit onderzoek. Om deze irritaties te voorkomen, is het van essentieel belang om er als IT-afdeling voor te zorgen dat medewerkers weten bij wie ze terecht kunnen voor hulp. Begin daarom met het in kaart brengen van alle diensten die jullie leveren en creëer hier vervolgens een duidelijk overzicht van. Met een (digitaal) overzicht zorg je ervoor dat de werkvloer met hun problemen altijd bij de juiste persoon van de IT-afdeling aankloppen. Zo zien medewerkers in één oogopslag dat problemen zoals het niet kunnen met een printer intern kan worden opgelost, maar dat het wegvallen van de volledige internetverbinding door een externe organisatie moet worden opgelost. Deze duidelijkheid zorgt ervoor dat jouw team niet meer overspoeld wordt met onnodige verzoeken waar ze niet bij kunnen helpen. Zo houdt jouw team meer tijd over voor het bedenken van langdurige en strategische oplossingen voor IT-storingen en bespaart de werkvloer ook nog eens tijd doordat zij niet meer op zoek hoeven te gaan naar wie hen kan helpen tijdens een storing. Een win-win situatie voor iedereen.
Stap 2: Bevorder de onderlinge communicatie
Nu het duidelijk is bij wie medewerkers mogen aankloppen tijdens een IT-storing, is het tijd voor de volgende stap. De werkvloer blijft namelijk ook graag op de hoogte van de status van hun IT-storing. Het is daarom handig om gebruik te maken van een digitaal platform. Hierin kunnen medewerkers niet alleen inzien bij wie ze moeten aankloppen, maar blijven ze ook op de hoogte van hun ingediende verzoek. Zo kan jouw team de status van bijvoorbeeld een reparatieverzoek digitaal updaten en zal de medewerker die dit verzoek heeft ingediend, automatisch een update hiervan ontvangen. Dit zorgt voor transparantie en duidelijkheid wat de onderlinge samenwerking een boost geeft. Daarnaast mag je natuurlijk niet vergeten dat het oplossen van IT-storingen voor jouw team een dagelijkse taak is, maar dat de werkvloer vaak geen idee heeft van hoelang en hoeveel werk het kost om hun verzoek te verhelpen. Het is daarom belangrijk dat je ze meeneemt in dit proces. Een digitaal portaal leent zich hier goed voor. Zo zorg je ervoor dat iedereen altijd op de hoogte blijft en optimaliseer je de samenwerking tussen beide afdelingen en zullen de onderlinge frustraties verminderen.
Stap 3: Optimalisatie van processen
Met een goede communicatie onderling en een digitaal selfservice portaal stimuleer je zelfredzaamheid op de werkvloer. Zo houden beide partijen meer tijd over voor hun kerntaken en kan jouw team aan de slag met het optimaliseren van processen. Het is namelijk belangrijk om constant kritisch te blijven kijken naar welke processen je nog efficiënter kan inrichten. Denk bijvoorbeeld aan het optimaliseren van het productcatalogus of de gemaakte handleidingen. Wanneer je continu blijft optimaliseren, zorg je er ook voor dat de systemen altijd up-to-date zijn waardoor je de kans op storingen kan verkleinen. Wel is het belangrijk dat je doorgevoerde updates met de werkvloer blijft delen. Wat hebben zij aan deze nieuwe update en wat verwacht je van hen? Door dit duidelijk te communiceren, zorg je ervoor dat het geen vragen oproept, blijft iedereen op de hoogte een boost je de onderlinge samenwerking.
Slimmer werken
Dat medewerkers steeds hogere eisen stellen aan de IT-afdeling, zoals dat hun IT-middelen altijd moeten werken, is een natuurlijk gevolg van de veranderende werkomgeving en de afhankelijkheid van technologie. Maar wanneer IT het even niet doet, is een goede samenwerking tussen de IT-afdeling en de werkvloer van groot belang. Door het realiseren van een duidelijk overzicht van waar de IT-afdeling bij kan helpen, de werkvloer op de hoogte te houden van lopende zaken en de communicatie te optimaliseren door gebruik te maken van een digitaal portaal, kan je de onderlinge samenwerking een boost geven. Zo voorkom je dat er chaos ontstaat tijdens een IT-storing en creëer je meer synergie tussen jouw afdeling en de werkvloer.
Dit is een ingezonden bijdrage van TOPdesk. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.
2 dagen geleden
Expert bijdrage
