AFAS werkt. Salarissen kloppen, processen lopen en rapportages worden gemaakt. Daarna verdwijnt AFAS langzaam naar de achtergrond. Het beheer ervan wordt belegd bij één, soms twee, medewerkers, die dit naast bijvoorbeeld andere HR-, payroll- of IT-taken oppakken. Zolang AFAS draait, lijkt er weinig reden om stil te staan bij het beheer erachter.
Maar juist daar schuilt het echte risico. Niet in de software zelf, maar in de manier waarop het beheer is georganiseerd. Want wat gebeurt er als die ene beheerder ziek wordt of vertrekt? Wat als de organisatie groeit of processen veranderen?
AFAS-beheer op te weinig schouders
In veel organisaties rust het beheer op één of twee medewerkers, samen goed voor 0,5 tot 1,5 FTE. Vaak combineren zij deze verantwoordelijkheid met andere rollen. Kritische kennis over de inrichting, keuzes uit het verleden en slimme workarounds zijn zelden vastgelegd en zit vooral in het hoofd. Zolang de beheerder beschikbaar is, lijkt dat geen probleem. Maar bij ziekte of vertrek komt de continuïteit direct onder druk te staan.
Beperkte tijd en capaciteit dwingen beheerders om keuzes te maken. Die keuzes vallen vrijwel altijd in het voordeel van het hier en nu. Vragen en andere brandjes krijgen voorrang, terwijl structurele verbeteringen doorschuiven naar later. Er wordt geblust, niet gebouwd.
Het gevolg is dat beheerders nauwelijks toekomen aan leren of optimaliseren. Nieuwe functionaliteiten en slimmere processen blijven liggen omdat er simpelweg geen ruimte voor is. AFAS blijft draaien, maar draagt steeds minder bij aan bredere organisatiedoelen.
‘Verborgen’ AFAS-functionaliteiten
AFAS ontwikkelt continu nieuwe functionaliteiten. Toch blijft het gebruik van AFAS bij veel organisaties opvallend stabiel. Niet omdat de software tekortschiet, maar omdat het grootste deel van de beschikbare tijd op gaat aan operationeel beheer. Verbetering en doorontwikkeling maken plaats voor het oplossen van incidenten.
Dat zie je terug in functionaliteiten die wel beschikbaar zijn, maar weinig worden ingezet. Workflows voor mutaties en goedkeuringen blijven vaak handmatig, terwijl AFAS juist uitgebreide mogelijkheden biedt om processen rondom indiensttreding, salarisaanpassingen, verlof en declaraties te automatiseren.
Ook selfservice voor medewerkers en managers wordt beperkt ingezet. Veel vragen en mutaties lopen via HR, terwijl AFAS met selfservice en een ingebouwde AI-chatbot een groot deel daarvan direct kan afvangen. Daarnaast blijven waardevolle inzichten onbenut: realtime dashboards en rapportages over verzuim, verloop, kosten en trends zijn beschikbaar, maar worden niet structureel gebruikt om bij te sturen.
Verder wordt AFAS in veel organisaties als losstaand systeem gebruikt. Integraties met andere HR-, en finance-systemen via API’s blijven achter, terwijl juist daar kansen liggen om processen slimmer in te richten. En wanneer wetgeving verandert of de organisatie groeit, blijkt het systeem vaak minder wendbaar dan nodig is, simpelweg omdat AFAS nooit structureel is doorontwikkeld.
Dat deze kansen blijven liggen, heeft zelden te maken met onwil. Het ontbreekt vooral aan structurele tijd en specialistische kennis om AFAS niet alleen draaiende te houden, maar ook gericht te verbeteren.
Van kwetsbaar beheer naar structurele grip
Zolang één of twee beheerders verantwoordelijk zijn voor het volledige beheer, blijft AFAS kwetsbaar. Niet alleen bij uitval, maar ook in het dagelijks werk. Brandjes blussen wint het structureel van verbeteren en kennis blijft versnipperd, terwijl AFAS juist bedoeld is om organisaties te helpen verbeteren.
Toekomstbestendig AFAS-gebruik vraagt daarom om anders organiseren. Dat begint bij AFAS-beheer zien als gezamenlijke verantwoordelijkheid, met duidelijke afspraken en overzicht. Alleen dan ontstaat ruimte om niet alleen te reageren, maar ook te sturen.
Organiseer het AFAS-beheer daarom als één team, waarin interne en eventueel externe specialisten samenwerken. Geen losse rollen of eilandjes, maar gedeeld eigenaarschap. Kennis wordt vastgelegd en gedeeld, en prioriteiten worden samen bepaald. Zo verdwijnt de afhankelijkheid van individuen en ontstaat voorspelbaarheid, ook bij pieken in het werk of tijdelijke uitval.
Met zo’n DevOps-aanpak geef je het beheer niet uit handen, maar voeg je capaciteit, kennis en structuur toe. Beheerders krijgen ruimte om te leren en te optimaliseren. Brandjes blussen maakt plaats voor planmatig verbeteren en AFAS verschuift van een systeem dat ‘werkt’ naar een platform dat daadwerkelijk waarde toevoegt.
AFAS beheren of AFAS benutten?
De echte vraag is dus: wat laten we liggen zolang we AFAS vooral draaiende houden? Zolang beheer uitsluitend draait om continuïteit, blijven kansen onbenut en blijft de strategische waarde van AFAS onderbelicht.
Wie AFAS bewust doorontwikkelt, haalt meer uit hetzelfde systeem: meer overzicht, meer wendbaarheid en meer grip op processen en data. Niet door AFAS ‘erbij te doen’, maar door het beheer zo te organiseren dat verbeteren net zo vanzelfsprekend wordt als beheren.
Dit is een ingezonden bijdrage van Conclusion AFAS Solutions. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.