Delen van agenda’s en mailboxen

Als je veel samenwerkt met directe collega’s dan is het handig als je in hun agenda en in sommige gevallen zelfs in hun mailbox kan kijken. Wij raden aan om gebruikers vooral zelf te laten regelen wie toegang heeft tot zijn mailbox. Uiteindelijk is ook zakelijke e-mail gebonden aan privacyregels en is niet iedereen ervan gediend dat collega’s in hun e-mail kunnen kijken. Het belangrijkste tegenover werknemers is een transparant beleid hierover, dan kan er ook geen onvrede over bestaan. Er zijn twee mogelijkheden om een mailbox te delen, dit kan door de Systeembeheerder worden geconfigureerd of door de gebruiker zelf.
Als een systeembeheerder configureert dat andere in jouw mailbox kunnen kijken, bijvoorbeeld de werkgever, kan je dit zelf niet zien. Als je bij machtigingen/gedelegeerden kijkt in Outlook wordt dit niet weergegeven. In theorie kan een werkgever dus stiekem meelezen met de e-mails van zijn werknemers, zonder dat zij dit doorhebben. 

Hoe deel ik mijn mailbox als gebruiker?

Natuurlijk zijn er genoeg redenen te bedenken waarom je wel je mailbox zou delen met je collega’s en daarom leggen we uit hoe je dit configureert. Je gaat in Outlook naar “Info”, dit vind je onder het menukopje “Bestand”, vervolgens zie je accountinstellingen staan, daar klik je op en dan op “Toegang voor Gedelegeerden”. Vervolgens krijg je bovenstaand dialoogvenster in beeld en daar kan je simpelweg op “Toevoegen” klikken, je krijgt dan al je collega’s te zien en indien nodig kan je zoeken en iemand toevoegen. Met de knop machtigingen kan worden bepaald wat je collega allemaal wel of niet moet kunnen. Enorm handig dus in sommige situaties.

Hoe deel ik een mailbox als systeembeheerder?

Zoals eerder vermeld kan een systeembeheerder er ook voor kiezen om meerdere personen toegang te geven tot de mailbox van een gebruiker. Zolang de gebruiker hier niet over wordt geïnformeerd kan dit zelfs zonder zijn medeweten. Op die manier kan een werkgever dus meelezen met e-mails die het personeel ontvangt. Of dat wenselijk is, valt te betwijfelen, zeker met het oog op privacy. Om een mailbox van een gebruiker toegankelijk te maken voor andere gebruikers, moet deze gebruiker aangepast worden. Dat kan door in het beheerscherm op “Gebruikers” te klikken en vervolgens op “Actieve gebruikers”. Je krijgt dan een lijst te zien met alle actieve gebruikers en vervolgens kan je deze gebruikers bewerken door er op te klikken. Vervolgens scroll je naar onderen, klik je op E-mailinstellingen en dan op “bewerken” bij het kopje “Postvakmachtigingen”.  Bij het bewerken van postvakmachtigingen krijg je bovenstaand scherm te zien en kan je gebruikers toevoegen die toegang moeten krijgen tot de mailbox van de betreffende gebruiker. Dat kan alleen lezen en beheren zijn, maar ook verzenden als of namens deze gebruiker. Als op deze manier toegang wordt verschaft tot de mailbox kan de gebruiker in kwestie dat niet zien in zijn Outlook-instellingen.

Hoe deel ik mijn agenda?

Naast het delen van de mailbox kan ook de agenda worden gedeeld, over het algemeen wordt hier veel vaker voor gekozen dan voor het delen van de mailbox. Om een agenda te delen met collega’s of zelfs met externe gebruikers heb je niets speciaals nodig. Dit kan gewoon via Outlook geconfigureerd worden, of eventueel via de webinterface van Office 365. Wij kiezen ervoor om uit te leggen hoe je het met Outlook kan configureren omdat het zo simpel is met een paar muisklikken. Om je agenda te delen met je collega’s schakel je in Outlook naar je agenda. Dat kan door linksonder op het agenda icoontje te klikken. Vervolgens zie je linksonder een lijstje verschijnen met agenda’s onder “Mijn agenda’s”. Om je agenda te delen moet je met de rechtermuisknop op de agenda klikken die bij het Office 365-account hoort. Bijvoorbeeld jan@bedrijfsnaam.nl. Daar klik je vervolgens op eigenschappen en ga je naar het tabblad “Machtigingen”. Daar kan je vervolgens de collega of externe gebruiker toevoegen die inzicht mag krijgen in je agenda. Je kan daarbij ook aangeven hoeveel rechten die tot je agenda krijgt. Mag de gebruiker alleen beschikbaarheid zien, of mag die ook de inhoud van de afspraken zien en eventueel nieuwe agendapunten aanmaken. Handig als bijvoorbeeld je secretaresse je agenda beheert.