In de Verenigde Staten krijgt één op de 31 kinderen de diagnose autisme. Dankzij een samenwerking tussen Acclaim Autism en Appian is het nu mogelijk om de wachttijd tussen diagnose en behandeling met 83 procent te verkorten. Iets wat voorheen tot zes maanden duurde kan nu in een maand tijd. De organisatie heeft artificial intelligence ingezet om door bureaucratie en administratieve processen heen te breken.
Voor kinderen met autisme is vroege interventie cruciaal. Hoe eerder een behandeling begint, des te effectiever deze kan zijn voor de ontwikkeling van sociale communicatie, taalvaardigheid en adaptief gedrag. Toch liepen ouders vaak vast in een web van bureaucratie en administratieve processen, waardoor kostbare tijd verloren ging.
Acclaim Autism verleent in de Verenigde Staten therapeutische zorg aan autistische kinderen. Vroege behandeling is cruciaal om echte vooruitgang te boeken in het ontwikkelen van vaardigheden die ze nodig hebben om te slagen in hun leven. De organisatie biedt één-op-één gedragstherapie aan kinderen en families die getroffen zijn door autisme.
Complexe processen als hindernis
De intake-processen voor autismebehandelingen waren voorheen ongelooflijk complex. Bij Acclaim Autism moeten ze voldoen aan de eisen van nationale en lokale regelgevers, federale gezondheidszorgvoorschriften, verschillende verzekeringsmaatschappijen en specifieke regels binnen het vakgebied. Deze complexiteit leidde tot enorme vertragingen.
“Toen we begonnen, waren onze processen overweldigend complex. Families klopten bij ons aan om te starten, en kregen een stapel formulieren, verzekeringsautorisaties en aanvragen voor medische dossiers. De lijst ging maar door. Het duurde geen dagen om het intakeproces te voltooien, maar weken of soms zelfs maanden”, zegt Acclaim Autism-president Jamie Turner.
Bovendien bleken voorheen de technologische processen slecht ingericht. Handmatige data-invoer, het heen en weer springen tussen spreadsheets en meerdere spreadsheets tegelijk open hebben waren allemaal standaard zaken. Bovendien waren fouten gebruikelijk. Voor zorgverlening eigenlijk onacceptabel – er is geen ruimte voor fouten wanneer je snel wilt handelen.
AI als doorbraak
Het veranderingsproces begon met het in kaart brengen van de complexe workflows en het identificeren van de knelpunten. Acclaim Autism koos voor Appian, een platform voor procesautomatisering en AI-integratie, om hun processen te stroomlijnen.
Een van de eerste innovaties was de ontwikkeling van een AI-systeem dat klinische autismedocumenten kon verwerken. Het systeem moest HIPAA-compliant zijn, aangezien die gezondheidsregulering bepalend is in de Verenigde Staten. De gebruikte technologie haalt automatisch relevante diagnostische informatie uit ongestructureerde documenten van neurologen, kinderartsen en andere zorgverleners, en zet deze om in een overzichtelijk formaat dat direct bruikbaar is voor het zorgteam.
De nauwkeurigheidsgraad zou rond de 99 procent liggen. Acclaim Autism zag twee fouten met datums, die kon men snel oplossen met een codeaanpassing. Deze technologie elimineert de handmatige verwerking van complexe medische documenten, een proces dat voorheen veel tijd in beslag nam en foutgevoelig was.
Naast de documentverwerking heeft Acclaim Autism ook Robotic Process Automation (RPA) geïmplementeerd om gegevens uit elektronische gezondheidsdossiers te extraheren en direct in te voeren in de benodigde systemen. Dit heeft het foutpercentage, dat voorheen kon oplopen tot 20 procent, drastisch teruggebracht.
Meer dan administratieve efficiëntie
De impact van deze veranderingen gaat veel verder dan alleen het versnellen van administratieve processen. Voor kinderen met autisme betekent het dat ze vijf maanden eerder kunnen beginnen met cruciale gedragstherapieën, wat aanzienlijk verschil kan maken in hun ontwikkeling.
Het uiteindelijke doel niet enkel efficiëntie of automatisering, maar vooral een betere kwaliteit van leven voor de kinderen die ze behandelen. “De echte resultaten waar we om geven, zijn zaken als een kind dat zijn eerste woord zegt, dat meedoet aan het avondeten met broers en zussen, dat lacht om een grap, een vraag stelt of een vriend maakt”, aldus Acclaim Autism tijdens Appian World. “Menselijke momenten die velen van ons als vanzelfsprekend beschouwen.”
De nieuwe aanpak heeft tevens effect op het personeel, ziet de zorgverlener. In een sector waar het personeelsverloop hoog is, biedt de nieuwe technologie een oplossing tegen burn-out. Medewerkers verdrinken niet langer in papierwerk. Ze kunnen zich concentreren op hun eigenlijke taak: het helpen van kinderen.
Toekomstplannen
Acclaim Autism werkt ondertussen aan verdere verbeteringen, waaronder een geavanceerd matchingsysteem voor het samenstellen van optimale zorgteams. Dit systeem houdt rekening met diverse factoren zoals afstand, beschikbaarheid, schema’s en persoonlijke voorkeuren van zowel families als therapeuten.
Ook ontwikkelt de zorgverlener een casemanagement-systeem dat alle communicatie tussen ouders, zorgverleners en administratief personeel centraliseert. Daardoor worden miscommunicatie en vertragingen voorkomen. Op de langere termijn wil Acclaim Autism klinische tools ontwikkelen die direct in de thuisomgeving kunnen worden gebruikt, gebaseerd op de verzamelde data.
Deze oplossingen moeten uiteindelijk ook beschikbaar worden voor andere zorgaanbieders die met soortgelijke uitdagingen kampen, zo is de bedoeling. Veel zorgaanbieders in de VS gaan nu failliet omdat ze dit deel van de organisatie niet goed kunnen beheren.