2min

Doe een audit en laat je goed voorlichten

De grote vraag is natuurlijk hoe je inzicht kunt krijgen in het gedrag van je medewerkers. Je zou zelf de counters van de printer in de gaten kunnen houden natuurlijk. Zeker in machines voor het MKB zit een dergelijke optie altijd in het menu. Er wordt dan ook onderscheid gemaakt tussen enkelzijdig/dubbelzijdig en zwart-wit/kleur. Iedere gebruiker is te herkennen aan de naam van zijn of haar machine of aan het IP-adres.

Een screenshot van de OKI-software die je kunt gebruiken voor een audit.

Een foutje is echter snel gemaakt, dus we kunnen ons voorstellen dat je dit liever uitbesteedt aan een stukje software. OKI biedt dit zelf bijvoorbeeld 3 maanden gratis aan. Een dergelijke audit bestaat uit een stukje software dat wordt geïnstalleerd op een server. Deze software houdt continu bij wat er met de machines in het netwerk gedaan wordt. Na drie maanden weet je dan exact hoe vaak de printers of MFP’s gebruikt wordt, voor alle doeleinden. Weet je dit eenmaal, dan kun je naar de bijpassende machines gaan zoeken. Leenders geeft voor deze stap het advies om je door een goede reseller te laten adviseren. Het gaat hier dan niet alleen maar over de machines die je nodig hebt en de bijpassende contracten. Het is belangrijk om een dergelijk advies pas in te winnen op het moment dat je ook optimalisaties in je processen hebt doorgevoerd. Als het gaat om optimalisaties, kun je denken aan het beperken van het afdrukken in kleur of het instellen van quota. Veel belangrijker is het volgens Leenders om te kijken wat daarbuiten gebeurt. 50 procent van alle van origine digitale documenten, onder andere elektronische facturen, wordt op dit moment bijvoorbeeld alsnog afgedrukt. Laat je hier dus ook goed over inlichten. Er zijn voldoende opties te krijgen die het afdrukken van dit soort documenten overbodig maken. Op dit punt steekt Leenders overigens de hand in eigen boezem, niet alleen namens OKI maar de hele branche. In het verleden is het MKB te veel overladen met ingewikkelde termen en constructies, door de fabrikanten. Daar wil men in dit segment van de markt eigenlijk niet aan. Van de voorlichting die je kreeg werd je als MKB’er niet bijster veel wijzer. Het gevolg was dat men bijvoorbeeld contracten aanging die van geen kant bleken te kloppen. Hier speelt het gebrek aan inzicht bij de MKB’er in het eigen verbruik uiteraard ook een grote rol.